Kostnadsrefusjon Svindel kan være veldig dyrt for små bedrifter. En nylig studie fra Chrome River Technologies-rapporter er at det kan koste amerikanske selskaper opptil 1,9 milliarder dollar hvert år totalt.
Det er omtrent $ 35.000 per bedrift. Small Business Trends snakket med Anne Becknell, senior vice president for kundesuksess på Chrome River Technologies om hva liten bedrift trenger å vite.
$config[code] not foundSom navnet antyder, er kostnaden for godtgjørelse svindel en forbrytelse som oppstår når en ansatt sender et krav om å bli betalt for falske virksomhetsutgifter.
Slik unngår du kostnadskompensasjonssvindel
Bruk oppdatert teknologi
Administrering og revisjonskostnadsrapportering må bruke moderne teknologi til å være effektiv. Ved bruk av manuelle kostnadsrapporter ble nummer ett problem fra undersøkelsen.
"Det er utrolig hvor mange små og mellomstore bedrifter som fremdeles bruker stearinlys og fargestifter," sier Becknell. "De gjør det fortsatt på papir eller med Excel-regneark og sender det til firmaet."
Problemet med disse antikke systemene er manglende evne til å spore og se trender som bør avbryte alarmer. Teknologi som inneholder verktøy som automatisert analyse, hjelper deg med å få øye på hotspots som samme kvittering som har blitt sendt inn flere ganger.
Becknell sier at automatiseringsreduksjonskostnadsrefusjon svindel i halvparten.
Forstå menn, lure mer
Kostnadsrefusjon Svindel er ikke et område der det er likestilling mellom kjønnene. Faktisk sier rapporten at menn var mer enn dobbelt så sannsynlig å begå forbrytelsen enn deres kvinnelige kolleger. Ikke bare det, de var over fire ganger mer sannsynlig å legge til minst $ 1000 til utgiftene sine.
Kjenn yngre medarbeidere forplikte seg mer av disse forbrytelsene
Faktisk var nesten 83% av kostnaden for refusjonssvikt begått av ansatte mellom 25 og 44 år.
Gjennomfør en formell skriftlig politikk
Ikke bare er en skriftlig politikk viktig, småbedrifter bør ha en prosedyre for å gå gjennom som forteller at ledelsen har behandlet det de trenger å vite. Becknell foreslår at ansatte får signere dokumentet, hjelper dem til å ta eierskap av politikken.
"Når du signerer noe, er det et følelsesmessig vedlegg," sier hun.
Innlemme høyt nivå regler
Politikken trenger ikke å være altfor detaljert, men det trenger å sette grensene for kostnadsutgifter. For eksempel, selv om det ikke trenger å kutte ned det nøyaktige beløpet du kan bruke på en drosjetur, bør det fortelle dine ansatte om forretnings- eller coachklasse er akseptabelt.
Enkelhet bør være en av de referansene du bruker her.
Ikke kompliser prosessen
Regnskapsførere ser ofte muligheten til å bore dypt inn i selskapets utgifter når de automatiserer prosessen. Resultatet er en kostnadsrapport som er komplisert og har en tendens til å bli rubberstamped uten å bli skikkelig gransket.
Derfor er det viktig å se på hvor mange ganger og hvorfor kostnadsrapporter går fra person til person. Små bedrifter bør se etter å strømlinjeforme den delen av prosessen.
Vær oppmerksom på personlige utgifter
En av de største kostnadene svindel krav er å erstatte personlige utgifter for virksomheten de. En av gaveene her er krav på helger måltider når ansatt ikke er planlagt å være på reise.
Se opp for ekstreme kostnader
Over en tredjedel av de som innrømmet å snyte i Chrome River Technology rapporterte å legge til mengder fra $ 100 til $ 499. Beløp som ser forandret er røde flagg du burde være på utkikk etter. For eksempel, en kvittering som ser ut som den brukte to forskjellige typer blekk, er vanligvis en død gave.
Godkjenn godkjennelsene
"Du vil gjøre godkjenning for disse kvitteringene meningsfylt og å trene godkjennene," sier Becknell. Hun legger til det er viktig at de forstår hva de skal se etter, og at de holdes ansvarlige for å fange eventuelle falske påstander.
Bruk selskapets kredittkort som proaktivt trinn
Uansett hva det er mulig, bruker selskapets kredittkort motvirker falske påstander. Dette er en utmerket måte å låse på viktig informasjon som dato og antall transaksjoner.
Bilde via Shutterstock
