I ethvert kontor er det oppgaver som må fylles ut for å holde virksomheten fremover. Disse oppgavene, som faller under paraplyen av kontorarbeid, er generelt ganske enkle og enkle å mestre, og er vanligvis tildelt arbeidstakere på etableringsnivå. Til tross for at kontorlige oppgaver som å skrive og arkivere er relativt grunnleggende, tar de tid - og i mange tilfeller er ledere og midlevel-ansatte fokusert på andre prioriteringer og ikke i stand til å holde tritt med alt som må gjøres. Derfor ansetter mange bedrifter kontoriststøttepersonell som er spesielt ansvarlig for å håndtere disse oppgavene.
$config[code] not foundVanlige klare aktiviteter
Tittelen til kontoriststøttearbeideren refererer til personer som støtter eller assisterer medarbeidere med et bredt spekter av oppgaver. Noen av de vanligste jobbene som faller inn i denne kategorien er å skrive dokumenter, arkivering, telefonsvarer, håndtering av posteringer, datainngang, kopiering, faksing og sortering og levering av innkommende post. Kundestøttepersonell kan også være ansvarlig for å opprettholde og bestille forsyninger og håndtere andre oppgaver som tildelt, for eksempel å bestille mat til møter. Ved å ta på seg disse ansvarene og ta dem av andres plater, hjelper de kontoret til å løpe jevnt og sørge for at alt forblir organisert.
Selv om generell kontorlig støtte fokuserer på disse generelle oppgaver, kan det i enkelte bedrifter eller avdelinger være støtte til spesifikke aktiviteter eller kreve mer spesialisert kunnskap. For eksempel kan kontoraktiviteter i en finansavdeling inneholde bokføringsoppgaver, forvalte leverandørgjeld og kundefordringer, bistå med lønn eller sortering og verifisering av kostnadsrapporter. Hvis du jobber på et regjeringskontor, kan du være ansvarlig for innleveringstillatelser eller forvaltere e-post. Uavhengig av innstillingen, innebærer det imidlertid at den fleste kontorstøtte innebærer gjentatte, definerte oppgaver, og ikke strategisk eller operasjonelt arbeid.
Ferdigheter og utdanning
De fleste kontorlige roller er inngangsnivå, og krever derfor vanligvis et videregående diplom eller tilsvarende. Noen enkeltpersoner fullfører tilleggsopplæring i kontoradministrasjon gjennom et voksenopplærings- eller fellesskapsprogram, mens andre beveger seg inn i disse rollene med en bachelorgrad som et middel til å få foten i døren til en posisjon med større ansvar og høyere lønn.
En kjennskap til grunnleggende kontoroppgaver er den viktigste kvalifikasjonen for kontorstøtteroller. Mens selskapene skal gi opplæring på arbeidsplassen i bestemte prosesser og prosedyrer, forventer de at arbeidsstøttearbeidere skal komme inn i jobben med et generelt ferdighetssett.Disse ferdighetene inkluderer kunnskap om hvordan man bruker basale kontormaskiner (faks, kopimaskin, etc.); Generell datakompetanse, inkludert muligheten til å skrive 60 ord i minuttet eller raskere, samt grunnleggende tekstbehandling og regnearkprogramvare; arkivering evner; data oppføring ferdigheter; og evnen til å bruke telefonen og lære selskapets telefonsystem.
Klientstøttejobber krever også en rekke myke ferdigheter. En profesjonell oppførsel er et must, samt eksepsjonelle organisatoriske ferdigheter. Kundeserviceferdigheter er viktige, spesielt hvis du vil samhandle med publikum, og det er viktig å være detaljorienterte. I enkelte næringer, som helsevesen og økonomi, forventes også stavaristiske arbeidstakere å være kjent med industriforskrifter om informasjonssikkerhet og personopplysninger, og å utføre sitt arbeid tilsvarende.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingLønn for kundestøtte
Fordi kontorstøtte betraktes som en oppgangsposisjon, er lønnene relativt lave. Ifølge PayScale.com er den gjennomsnittlige timeprisen for kontorstøtteposisjoner $ 12,87, for en årslønn på rundt $ 30.000. Betalingen er generelt i samsvar med erfaring, men selv de mest erfarne støttepersonellene tjener sjelden mer enn $ 40 000 per år. Det er plass til vekst på dette feltet, men så mange går videre til høyere betalende administrative eller executive assistentroller, eller går videre til ulike jobber i organisasjonen. Ifølge PayScale.com er det også svært vanlig at en kontorist i det medisinske feltet fortsetter å bli en medisinsk assistent, registrert sykepleier eller sykepleierutøver.
De høyest betalende næringene for kontorstøtte er regjeringen og profesjonelle, vitenskapelige og tekniske tjenester. Men helsevesenet er også et høyt betalende felt, og den ene industrien der det forventes å være noe vekst i de kommende årene.
Clerical Support Industry Trends
Som med mange næringer, endrer teknologien kontorstøtte og måten arbeidet håndteres på. Mange oppgaver som tidligere ble gjort manuelt, kan nå gjøres via datamaskin, sparer tid og øker behovet for tilleggstrening. Innenfor dette rike er det to store trender som tar form som forandrer ansiktet på kontorstøtte.
For det første endrer flyttingen mot papirløse kontorer ansiktet til - og i noen tilfeller eliminerer behovet for - kontorstøtte. Bedrifter går papirløs, eller i det minste bruker mindre papir, av flere årsaker, blant annet bedre bærekraft, bedre organisering og reduserte kostnader. Faktisk fant en studie fra Gartner 2014 at kostnaden for amerikanske virksomheter knyttet til lagring og henting av papirdokumenter er et sted i nærheten av $ 25 milliarder til $ 35 milliarder årlig. Ved å bruke digitale tjenester til å opprette, lagre og organisere dokumenter, kan bedrifter potensielt spare penger og bli mer effektive.
Når det gjelder kontorstøtte, betyr dette også at behovet for at noen fysisk skal arkivere dokumenter - eller skrive og skrive brev, holde oversikt over dokumenter, etc. - reduseres. Mens noen selskaper gjør unna med kontorstillinger (Bureau of Labor Statistics utarbeider lite eller ingen vekst i feltet innen 2026, som i stor grad skyldes teknologi), endrer andre kvalifikasjoner for slike stillinger og krever avanserte datakompetanse og erfaring med å styre elektronisk dokumenter.
En annen trend som påvirker det kontorlige støttefeltet er oppveksten av den virtuelle assistenten. Virtuelle assistenter, også kjent som VA, er assistenter eller støttepersonell som jobber eksternt og gir mange av de samme tjenestene som assistent på kontoret. Mange VA'er jobber for gründere eller småbedriftseiere som trenger støtte, men har ikke råd til eller ikke har plass eller utstyr til å ansette noen til å jobbe heltid på kontoret. Igjen er teknologien nøkkelen i denne bransjen, som virtuelle assistenter jobber via internett, ved hjelp av e-post, dokumentdeling og annen teknologi for å håndtere oppgaver for sine arbeidsgivere. Mens noen VA er spesialister og håndterer oppgaver som sosial media og nettsideadministrasjon, trenger noen gründere rett og slett noen til å administrere sin e-post og svare på kundeforespørsler.
Fordi virtuelle assistenter vanligvis er selvstendig næringsdrivende eller arbeider på frilansbasis, kan de ofte styre en høyere lønnsomhet enn de som jobber på kontorer. Noen VA'er jobber også for flere kunder samtidig, og øker deres inntjeningspotensial. I gjennomsnitt tjener en VA mellom $ 10 og $ 25 per time.
Landing en Clerical Support Job
Mens kontorstøttejobber kanskje ikke er så rikelig som de en gang var, er de fortsatt tilgjengelige. De fleste åpninger er opprettet av omsetning og assistenter som forlater for andre muligheter.
Et godt CV for kontorstøtte vil fremheve dine administrative og tekniske ferdigheter. Demonstrer til arbeidsgivere at du er organisert, detaljorientert, en god problemløser og har gode kommunikasjonsevner. Sørg for å markere dine tekniske ferdigheter på en kvantifiserbar måte; Angi hvor fort du kan skrive inn ord per minutt og spesifiser hvilken programvare du vet hvordan du skal bruke. Når du detaljerer opplevelsen din, merker du oppgaver og prestasjoner som avslører dine ferdigheter, spesielt de som kan skille deg fra andre kandidater. Fremfor alt, vær nøye med grammatikken og stavemåten. Som med noen gjenopptak, reflekterer skrivefeil og dårlig grammatikk dårlig på dine ferdigheter, men i et felt som detaljorientert som kontorlig støtte, må du være perfekt. Ingen kommer til å ansette en maskinskriver som ikke kan få sitt eget CV riktig.
Kontorsjobber kan vanligvis finnes på arbeidsstasjoner eller bedriftsnettsteder. Midlertidige byråer er også et godt sted å finne denne typen arbeid. Arbeid som temp gir deg muligheten til å bygge dine ferdigheter på en rekke selskaper. Noen byråer vil gjøre langsiktige plasseringer, eller du kan ansettes heltid etter å ha jobbet som en temp. Praktikplasser er en annen måte å bygge opp på kontorstøtteferdigheter. Selv om mange bedrifter med formelle internshipprogrammer tillater internatører å jobbe med bestemte prosjekter, blir også praktikanter ofte forventet å "betale sine avgifter" ved å ta på seg klare oppgaver. Forvente å tilbringe litt tid i noen internship å gjøre noe arkivering, datainngang, administrerende post eller telefonsvarer - men se på er som en mulighet til å utvikle ferdigheter som kan vise seg å være nyttige senere.
Gjør deg selv uunnværlig
Bare fordi kontorarbeid vanligvis er inngangsnivå betyr det ikke at du ikke kan være en viktig del av teamet. Faktisk gjør deg selv uunnværlig for sjefen din og medarbeidere kan øke sjansene dine for å bli forfremmet, og til slutt ha ditt eget kundestøtte team. Til å begynne med, ta jobben din seriøst og gjør ditt beste med enhver oppgave - uansett hvor menial eller kjedelig det kan være. Som med enhver jobb, vil det være deler av jobben din du elsker og deler du hater, men du må behandle både så viktig og gjøre dem godt.
For det andre, lær å prioritere. Sjansen er at du skal ha flere prosjekter og oppgaver på tallerkenen din til enhver tid, spesielt når du gir støtte til et helt lag eller kontor. Lær å finne ut hva som er topp prioritet og hva som kan vente, og utvikle systemer for å sikre at alle får det de trenger når de trenger det. Multitasking og tidsstyring er viktige ferdigheter for en kontorist, og ved å bli kjent med selskapets og lagmedlems mål og prioriteringer, kan du yte det høyeste nivået av støtte.
Tredje, vær villig til å gå den ekstra mile. Din jobb er å gi støtte, og det kan bety at du tar noen ekstra oppgaver her og der. Uunnværlige assistenter er alltid villige til å lære, og vil gjøre det som trengs for å ikke bare få jobben, men også løse problemer og forhindre kriser. Hvis du for eksempel ser at en tilknyttet sendes over et notat som inneholder en stor feil, må du ikke bare skrive ut og distribuere dokumentet. Bekreft med tilknytningen at informasjonen er riktig - og foreta endringer etter behov.
Til slutt, vær profesjonell og høflig til enhver tid. Det kan være ganger når andre i organisasjonen behandler deg frekt eller ikke gir deg respekten du fortjener, men opprettholder din egen profesjonalitet likevel. Å behandle alle med vennlighet og respekt vil øke beholdningen i selskapet, spesielt hvis du utvikler et rykte om skjønn og vilje til å hjelpe. I din opplæringsposisjon vil du sannsynligvis få tilgang til mye informasjon, men motstå fristelsen til å sladre eller dele det du vet. Å få tillit til sjefen din og medarbeidere kan bidra til å fremme din karriere, mens du tjener som kontorsladder vil forkjenne ditt rykte og potensielt holde deg fra å utvikle seg.
