Hvis du har innlemmet virksomheten din som en S Corporation eller en C Corporation, krever de fleste stater at du holder nøye oversikt over selskapets aktiviteter. Hver gang styret møtes må firmaet beholde en rekord på fil for samsvar med regelverket.
Det er en lang liste over mulige transaksjoner og vedtak som du kanskje trenger for å beholde posten. Dette kan inkludere alt fra:
$config[code] not found- Utnevnelsen av en ny offiser.
- Oppsigelse av en regissør.
- Innkjøpsforsikring.
- Selger aksjer
- Skaffe kreditt / kredittkort i selskapets navn.
Å holde registreringer kan være mye å holde rett, spesielt for småbedriftseier. Imidlertid er ordinære møtemåter avgjørende for å holde bedriften i god stand og opprettholde ditt personlige ansvarskjold. Nedenfor er noen av de viktigste tingene du trenger å vite når det gjelder å holde minutter på møtene dine.
Hva er møtetid?
Møte minutter holde en offisiell konto om hva som ble gjort eller snakket om på formelle møter, inkludert eventuelle beslutninger eller tiltak.
De er tatt under et formelt møte i styret eller aksjonærer i et selskap, for eksempel innledende og årlige møter. Vanligvis registreres møterminutter av selskapets sekretær (eller en annen person utpekt på møtet).
Hva skal inkluderes i møtesteder?
Møteløftene dine trenger ikke å inkludere hver eneste detalj. Du trenger bare å dokumentere nøkkelinformasjonen og eventuelle beslutninger eller tiltak som er tatt. Generelt bør minuttene dine være detaljert nok til å tjene som selskapets "institusjonelle minne".
Typiske minutter vil inkludere følgende:
- Grunnleggende opplysninger om møtet: dato, klokkeslett, sted.
- Hvem deltok, sammen med et spesielt notat i tilfeller der deltakerne kom sent eller forlot tidlig.
- Agendaartikler med en kort beskrivelse av hvert element.
- Stemmehandlinger med en detaljert redegjørelse for hvordan hver enkelt person stemte, sammen med eventuelle abstensions.
- Tid da møtet ble avbrutt.
I de fleste tilfeller trenger du ikke å lage minutter fra grunnen av. Du kan finne gratis maler online for å tjene som utgangspunkt. Velg din type minutter / dokumentasjoner, fyll ut emner, og skriv ut det, og du vil ha møtt dine opptaksforpliktelser.
Hvem er nødvendig for å holde møtetid?
De fleste stater krever at både S-selskaper og C-selskaper skal dokumentere store forretningsbeslutninger og de store møtene du holder.
I dag oppgir følgende ikke krever minutter å bli holdt:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Norddakota
- Oklahoma
I tillegg er ikke LLCs pålagt å holde minutter.
Hva skal jeg gjøre med minuttene etter at de er tatt opp?
Minutter trenger ikke å bli arkivert med staten, men kan i stedet bli holdt med andre bedriftsoppføringer, for eksempel artikler om innlemmelser, vedtekter og vedtak.
Som andre dokumenter, bør du holde minutter for hånden i minst syv år. Medlemmer av aksjeselskapet, som aksjonærer, offiserer og styremedlemmer, har rett til å gjennomgå møtet minutter på "rimelig forespørsel" til selskapet.
Selv om du ikke trenger å arkivere disse dokumentene med staten, bør de fortsatt betraktes som viktige dokumenter og er avgjørende for å beskytte selskapets gode stilling og begrensede ansvar.
16 kommentarer ▼
