Med alle tilgjengelige kommunikasjonsmetoder kan du kanskje tro at ansatte ikke ville trenge trening på interoffice-meldinger. Sannheten er at variasjonen av alternativer gjør det ofte vanskelig å velge riktig vei. Etablering av noen regler og beste praksis sikrer at ansatte tar de riktige valgene når flere kontorer er engasjert i dialog. Når du har klare protokoller, oppstår færre konflikter og misforståelser.
$config[code] not foundOpprette retningslinjer og prosedyrer
Utforming, skriving, revisjon og publisering av retningslinjer og prosedyrer formaliserer de grunnleggende samspillene som oppstår i firmaet ditt. Hvis du ikke tar deg tid til å vurdere disse situasjonene, kan sikkerhetsbrudd og personvernproblemer spore driften din. Du må angi standarder for hvordan du samler, behandler, overfører og bruker informasjon mellom kontorer, bruker e-post, spesielle konvolutter for post og andre andre fremskyndede metoder. Pass på å beskytte personell og kundedata og sørg for at du er i samsvar med loven. Trene for eksempel ansatte til å finne mistenkelige e-postmeldinger som representerer phishing eller annen bedragerisk Internett-aktivitet.
Utvikle maler
Opplæring av ansatte i interoffice-kommunikasjon bør omfatte hvordan man bruker maler for e-post, nyhetsbrev, presentasjoner og annen kontorinformasjon. Ved å opprette et standardformat, håndhever du bruken av firmaets logo, skrifter og farger. Publisering av disse på et selskaps intranettsted gjør dem lett tilgjengelige for alle ansatte. Opplæring innebærer å beskrive formålet med malen, hvordan du tilpasser den og bruker den.
Gjennomføre rollespilløvelser
Ineffektiv interoffice kommunikasjon oppstår når folk ikke uttrykker seg tydelig, lytt nøye og respekterer hverandre helt. Ved å utføre gruppebyggingsøvelser, gir du muligheter til at ansatte får øve kommunikasjon i et ikke-truende praksismiljø. Del for eksempel en gruppe medarbeidere fra forskjellige steder til par. Be deltakerne å tenke på en vanskelig samtale, for eksempel å avslutte en ansatt. Én person spiller rollen som lederen, og den andre personen spiller rollen som medarbeider. Etter fem minutter å levere meldingen, spør deltakerne om å diskutere samtalen og hva som fungerte eller ikke hjalp prosessen. Vi kan ikke unngå uenigheter eller forhandlinger på arbeidsplassen. Men ved å lære å dechifrere mønstre som ikke bidrar til oppløsning, kan vi snakke uten defensivitet, lytte etter den sanne betydningen i det som er sagt, være rolig på tross av beskyldninger og sinne, og fokus på produktiv problemløsing.
Belønning og anerkjennelse av gode kommunikatører
Når du etablerer mønstre for effektiv kommunikasjon, fortsetter du utviklingen ved å belønne og gjenkjenne de menneskene som diffuserer konflikt og samarbeider. For eksempel kan du belønne lagspillere som bruker sosiale medier ansvarlig for å markedsføre selskapsprodukter ved å distribuere små tokens av takknemlighet, for eksempel gavekort, filmbilletter eller kuponger. Du kan også offentlig takke ansatte for deres evne til å holde folk informert på selskapsmøter, arrangementer og seremonier. For eksempel, gi et prestasjonsbevis for det beste nyhetsbrevet som er distribuert hos din bedrift.
