Møte minutter er en viktig oversikt over hva som skjedde i et møte, inkludert elementer som ble diskutert, beslutninger som ble gjort, oppgaver som ble oppnådd og delegert og tidsplaner for ferdigstillelse som ble fastsatt. Ideelt sett brukes møterminutter av både møtedeltakere og de som savnet møtet som referanse for handlinger som må tas. Protokoller brukes også i fremtiden som en ressurs hvis noen vil gå tilbake og referere til en bestemt tid eller et prosjekt. Finansmøte notater må være spesielt detaljerte og spesifikke da de håndterer viktige tall og statistikk. Hvis du har ansvaret for å ta notater til finanskomiteens møter, må du være oppmerksom på at notatene følger selskapets protokoll og overholder grunnleggende retningslinjer for å ta effektive og effektive møteopplysninger.
$config[code] not foundMerk firmaets navn, dato og klokkeslett øverst i dokumentet. Inkluder også annen relevant informasjon, for eksempel spesifikk avdeling eller lagnavn eller en bestemt grunn møtet ble kalt.
Registrer deltakerne. Deltakere på et finanskomitémøte omfatter vanligvis en styreformann, styremedlemmer og ansatte direkte knyttet til bedriftsøkonomi, for eksempel en regnskapsfører eller finansdirektør. Hvis det er et regjeringens finansmøte, kan byens leder og til og med ordføreren være til stede. I tillegg kan eksterne selskaper være representert på møtet dersom det skal diskuteres om et bestemt prosjekt. Pass på å merke folks titler. Hvis du trenger å, passere rundt et attendance-ark slik at du sørger for å få de riktige navnene til deltakerne. Du kan også registrere navnene på deltakere som ikke kunne være til stede, men kan trenge en kopi av minuttene.
Hvis det er en agenda, må du registrere notatene dine etter hvert emne som temaet diskuteres. Emner på finansutvalgsmøte inkluderer ofte budsjett, spesielle prosjektfinansieringer, inntekter eller regnskap, fremtidige tildelinger eller endringer eller oppdateringer til budsjettkalenderen. Ta med viktige diskusjonspunkter og underpunkter i prosa eller kollettform, avhengig av selskapets protokoll. Legg merke til hvem som snakker, navn eller nummer som nevnes, samt hvem som oppgis en oppgave og en forfallsdato for oppgaven.
Skriv inn "annen virksomhet". Etter at sakene på dagsordenen er dekket, opprett en ny seksjon med tittelen annen virksomhet. Her vil du legge merke til eventuelle nye elementer som blir tatt opp for diskusjon. Legg merke til høyttaleren, eventuelle datoer eller tall som er diskutert, og eventuelle tildelte oppgaver og forfallsdato.
Proofread og adresse manglende informasjon. Før du sender inn møteseddelene, må du sørge for at de er lesbare og grammatiske korrekte, at det ikke er noen typoer og at navnene er stavet riktig. Hvis det mangler informasjon som du vet, ble diskutert, prøv å finne den manglende informasjonen. Prøv å skrive protokollen så snart etter møtet som mulig, mens du fortsatt kan huske det som ble diskutert.
