Å velge en programvareleverandør kan være en av de viktigste beslutningene du gjør i IT-virksomheten din. Enten du velger en liten støtteprogramvare eller et selskap som skal være ryggraden i bedriften din, er det viktig å legge stor vekt på utvelgelsesprosessen.
Finne den riktige programvareleverandøren
Det er mange viktige skritt og hensyn du bør gjøre for å sikre at du tar best mulig avgjørelse for IT-virksomheten din. Her er noen av de mest essensielle tipsene å huske på.
$config[code] not foundSpik ned prosessene dine
Eventuell programvare du velger, må faktisk passe sammen med bedriften din, ikke omvendt. Enten du leter etter å støtte helpdeskoperasjoner eller utføre andre forretningsfunksjoner, må du nøye vurdere hva det er du trenger og sørg for at hvilken programvare du overveier, samsvarer med dine eksisterende prosesser.
Dan Goldstein, markedsføringsleder for GMS Live Expert, en 24/7 Outsourced Help Desk og NOC for MSPs, sa i et e-postintervju med Small Business Trends: "Fra et help desk-perspektiv, vær sikker på at arbeidsflyten og prismatrisen samsvarer med prosessdesign og kontrakter. "
Snakk med interessenter
Det er også viktig at du samler innspill fra andre som kan påvirkes av leverandørvalget. Snakk med teammedlemmer, investorer eller sluttbrukere for å finne ut hvilke funksjoner som er viktige og hva de vil se fra en programvareleverandør. Lag en liste og prioritere hvilke elementer som er viktigst, så du går inn i søket ditt og vet nøyaktig hva som er viktig.
Snakk med potensielle leverandører
Å undersøke leverandører handler ikke bare om å lese noen nettsteder. Du lager ikke bare engangskjøp, så det er viktig å virkelig grave dypt inn i hvert selskap. Kontakt dem for å få svar på alle spørsmålene dine og se spesifikt hva de kan tilby din bedrift før du gjør en forpliktelse.
Prøv teknologien
I mange tilfeller vil leverandørene til og med tilby deg en gratis prøveversjon, slik at du kan se programvaren i aksjon før du kjøper. Hvis dette ikke er mulig, se om de kan gå deg gjennom en demo eller på annen måte vise deg hva produktet kan gjøre.
Se inn i selskapet
Bortsett fra funksjonene til selve programvaren, bør du vurdere støtte og omdømmet til selskapet. Se om du har tilgang til noen vurderinger eller anbefalinger. Finn ut hvor lenge selskapet har vært i virksomhet. Og finne ut hva slags støttealternativer de gir til brukerne.
Se på alle kostnader
Programvarekontrakter kan noen ganger være litt komplisert. Så når du sammenligner kostnader, må du sørge for at du inkluderer ekstra gebyrer som ikke er inkludert i hovedpakken. Se om det er engangs- eller gjentatte kostnader som kan påvirke den totale investeringen.
Forhandle en kontrakt
Hvis du skal ha et løpende forhold til et selskap, kan det være mulig å forhandle en kontrakt i stedet for bare å kjøpe til en gitt pris. Snakk med leverandørens representant for å se hvilken type rente som er mulig, og prøv å få best mulig avtale for din bedrift uten å gå urealistisk lavt.
Implementere
Så er det på tide å faktisk implementere programvaren på tvers av virksomheten din. Leverandøren din bør ha noen form for støtte for å hjelpe deg med å komme i gang eller potensielt til og med trene teamet ditt for å få mest mulig ut av verktøyet. Ta litt tid i dette trinnet for å sikre at alle interessenter er komfortable med produktet før du går videre.
Bygg relasjoner
Du bør være i jevnlig kontakt med leverandøren din og overvåke hvordan de støtter deg når problemer oppstår.
Goldstein sier: "På et eller annet tidspunkt oppstår et problem, hvordan partneren din har det med seg, kan gjøre hele forskjellen og er i mange tilfeller verdt et prosentpoeng eller to i margin."
Evaluer programvaren med jevne mellomrom
Derfra bør du kontinuerlig vurdere forholdet og sørge for at leverandøren fortsatt er den rette passformen for din bedrift. Over tid kan teknologien eller dine behov endres, så vær sikker på å måle resultater og effektivitet, slik at du kan bytte tingene opp hvis det blir nødvendig.
Bilde via Shutterstock
