Fortell oss om dette høres kjent ut. Du trenger alle til å delta på et stort møte, eller få en konferansesamtale, noe som betyr at alle kommer til å være borte fra deres skrivebord i noen timer. Møtet er viktig, men det er også det arbeidet som møtet vil avbryte.
Det er måter du kan takle begge behovene på jobb. Nedenfor finner du tips om hvordan du holder møter samtidig som du holder produksjonen på rette spor, ved å forbedre effektiviteten, automatiseringen og ved hjelp av teknologi.
$config[code] not foundEffektivitet
- Se gjennom interne prosesser. Du kan ha noen oppgaver som er en del av din daglige rutine som du kan klare deg uten. Når du vet hva de er, kan du skille viktige oppgaver fra de som ikke lenger er nødvendige.
- Delegat. Sørg for å kommunisere med teamet ditt om hva de kan gjøre for å effektivisere prosjektene. Vet hva du kan gjøre selv, og hva vil kreve forsterkninger.
- Ta pauser. Dette kan høres motstridende, men noen ganger må du slutte å jobbe for å fortsette å jobbe. Som Forbes sier: "Når sedentary, enzymet lipoprotein lipase (LPL), ansvarlig for å bryte ned fett i blodet og konvertere det til energi, faller av betydelig, forårsaker fettceller å bygge. Kort sagt, mangel på bevegelse er lik en nedgang i energi. "
- Planlegg dagen rundt lunsj. Mange av oss er skarpere om morgenen, så bruk den tiden for arbeid som krever dyp analyse og tanke. Skriv rapporter og knase tall så snart du setter deg ned. Etter lunsj, når du har fylt opp, fokuserer du på ting som krever at du samhandler og deler ideer, for eksempel møter og konferansesamtaler.
- Lage en liste. Sett alt du trenger å gjøre i prioritetsordning og den tiden det tar. Når du sjekker ut hver oppgave, kan du oppdage hvilke tider på dagen som er mest produktive.
Automasjon
- Automatiser sosiale medier oppgaver. Hootsuite er sannsynligvis den mest kjente, men det er også mange andre sosiale medier apps og verktøy. For eksempel lar Buffer deg planlegge innlegg etter et bestemt mønster. Så hvis du ville si, legge inn hverdager kl 10, kan Buffer hjelpe deg med å gjøre det. En annen plattform, Dlvr.it, lar deg synkronisere nettstedet ditt med Facebook, Twitter og LinkedIn.
- Lag maler for ofte brukte dokumenter. La oss si at du sender ut samme type faktura eller brev hver uke. Du kan spare tid ved å opprette en mal for dette, og du må bare fylle ut de aktuelle navnene, datoene og tallene.
- Bruk nettkalendere i Cloud og del dem. Sittende i møter kan ta opp tid, men det kan også planlegge møter. Ved å la kolleger og dine kunder vite hva du skal gjøre og når du skal gjøre det, kan du lagre mange frem og tilbake e-post og samtaler.
- Automatiser kundeoppfølging og lignende oppgaver. Etter at du har gjennomgått interne prosesser, kan det hende du finner en rekke gjenoppbyggende tidspilder som du kan automatisere på 30 minutter eller mindre.
- Opprett e-post svar på e-post for e-postmeldinger som krever det samme svaret igjen og igjen. På den måten trenger du ikke skrive den samme e-posten hver gang du svarer. Eller enda bedre, hvis du blir spurt det samme spørsmålet igjen og igjen, opprett en FAQ-side eller et dokument og publiser det på nettet eller gi det til dine kolleger, så svarene er tilgjengelige, og kommunikasjonskravene blir redusert.
Teknologi
- Sett sjekklister i Cloud slik at du kan ta dem med deg og dele dem. Forgett lar deg dele dem eller holde dem private, og til og med lar du legge til animerte gifs. Og Checkli har mange av de samme funksjonene, og lar deg lage PDF-versjoner av lister.
- Bli kjent med makroer (aka snarveier). Programmer som Microsoft Word har makroer som en innebygd funksjon som lar brukerne utføre rutinemessige oppgaver automatisk. Det er enkelt å lage og tilpasse dem. Noen er lett nok (kontroller jeg for kursiv). Når du har et håndtak på dem, sparer du tid mens du skriver. Hvis du vil vite mer om å lage makroer for Microsoft Word, kan du gå til Microsoft Office-støttesiden. Og i dette stykkeets ånd, lagre denne informasjonen som et dokument og del det med dine kolleger og medarbeidere for å hjelpe dem med å effektivisere deres behov.
- Hvis du vil lære å lage maler i Word, Excel eller Powerpoint, er det best å se hva Office har å si. Denne artikkelen er også nyttig fordi den fokuserer på teamsamarbeid.
- Bruk regnskapsprogramvare for å strømline fakturerings- og faktureringsoppgaver. Det er ikke nødvendig å manuelt generere fakturaer for kunder som faktureres samme beløp hver måned for samme tjeneste.
- Bruk etiketter, mapper og koder i din e-postboks. Dette bidrar til å sortere og organisere elementer, og enda viktigere, det hjelper til rask gjenfinning av meldinger.
Viktige ting skjer i møtene dine, og det er ikke en god ide å gå inn i dem bekymret for hva du vil savne. Ved å følge noen av disse tipsene om hvordan du holder møter, kan du kutte ned noen mindre oppgaver rundt kontoret for å fokusere på større i styrerommet.
Møt bilde via Shutterstock
Mer i: Sponset 2 kommentarer ▼
