Hvordan skrive et formelt notat med innkapslinger og innledninger

Skrive et formelt notat er en effektiv måte å kommunisere i et selskap. Skriv notatet med en autoritativ stemme som har til hensikt å informere i stedet for å skremme leseren. Tilleggsinformasjon inkludert i notatet er kjent som et vedlegg og vedlegg er vanligvis inkludert i bokstaver. Et formelt notat inkluderer spesifikke seksjoner og inkluderer både forfatterens og assistentens initialer på slutten. Selv om de fleste notater er en side eller mindre, husk å ta med et sammendraget avsnitt i slutten av notatet hvis det er lengre enn en side.

$config[code] not found

Opprett overskriften til notatet, som inkluderer "Til", "Fra" og "Emne" -delene. Bestem hvem som trenger å motta en kopi av notatet. Hvis du inkluderer vedlegg, bestemmer hvem som trenger å få vedleggene, og hvem trenger bare en kopi av notatet slik at de er klar over informasjonen og at vedleggene er distribuert (for eksempel kan en leder ha opprettet vedlegget og trenger ikke nødvendigvis en kopi). Inkluder navnene på alle for å få notatet i "Til" -delen av overskriften. Folk som du vil kopiere, går i "cc" -delen av notatet på slutten av notatet. Det kan også være personer som du vil private informere om notatet. Disse mottakerne vil bli "blindkopierte". De vil bli gitt en kopi av notatet, men ikke offentlig notert i "Til" eller "cc" -seksjonene.

Skriv hoveddelen av notatet klart og konsistent. Bruk direkte og formelt språk, men hold notatet fra å skremme skremmende eller nedsettende. Lengre notater bør inkludere avsnitt overskrifter for å gjøre dem lettere å lese.

Fullfør notatet. Ved avslutningen av notatet skal forfatterens initialer vises, med assistentens initialer etter et skråstrek "XX / ÅÅ." Forfatterens initialer er kapitalisert; assisterende er i små bokstaver. Under det skal to mellomrom være ordet "Vedlegg (x)" med antall vedlegg som inngår i parentes hvis det er mer enn ett. Sett deretter opp folket du vil kopiere, eller "cc." Det skal være i et listformat. Personer som er blindkopierte, skal skrives i hånden på kopiene. Husk å inkludere "bcc" slik at de vet at de har blitt kopiert anonymt. Forfatteren av notatet skal starte med navnet sitt i "Fra" delen av overskriften før notatet distribueres.