I denne dagen av det elektroniske kontoret er det mulig å ta begrepet arkivpapir for gitt. Utvikling av effektive retningslinjer for kontorarkivering kan bidra til å holde viktige dokumenter tilgjengelige og aktive dokumenter enkle å finne. Uansett hvor mye dokumentasjon som gjøres på datamaskiner, vil det alltid være et visst beløp som må skrives ut og arkiveres for hånd. Hold deg oppdatert på kontoret, og du kan kjøre et mer effektivt kontor.
$config[code] not foundAnsvar
Uansett hvor detaljert et kontor arkiveringspolitikk kan være, trenger noen å være ansvarlig for å implementere politikken på daglig basis for at den skal være effektiv. Delegerende arkiveringsmyndighet kan variere avhengig av volumet av informasjonen som skal arkiveres, kompleksiteten i arkiveringssystemet og hvor ofte informasjonen hentes og må gjenindføres.
Med en god innleveringspolicy, bør innlevering bare gjøres av den ansvarlige personen. Hvis noen andre fjerner et dokument, bør det være en regel at dokumentet er plassert i en "i" kurv som skal arkiveres av den ansvarlige parten. Hvis det er flere personer som er ansvarlige for arkivering, bør du opprette et system på hver mappe der den siste personen som arkiverte noe, må signere sine initialer. For å opprettholde et godt arkiveringssystem må ansvarlige personer holdes ansvarlige.
Fargekoding
Ifølge PowerHomeBiz.com er en av måtene å holde filene organisert, basert på fargekoding av dem. Du kan fargekodefiler ved å bruke fargede fane klistremerker, eller du kan kjøpe filmapper i forskjellige farger som skal brukes i skapene dine.
Når du adskiller etter farge, kan det være mer effektivt å bruke fargekodingssystemet for de mer omfattende overskriftene og deretter et annet system for underrubrikkene. For eksempel kan alle finansielle dokumenter legges i grønne filer, men dokumentene knyttet til skatteinformasjon vil ha sitt eget system på plass. Eksperiment med fargekoding av fargekodingssystemet. Grønne mapper kan brukes til finansielle dokumenter, men det kan legges til rødt-klistremerke på skattemessig informasjon.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingAktiv og arkivering
De mest brukte filene dine vil være de som bør anses som aktive, og de som ikke blir referert til regelmessig, kan arkiveres. Et aktivt filsystem er dynamisk og gir plass til utvidelse og tillegg. Når et dokument har blitt vurdert utenfor sin aktive fase, blir det flyttet til arkivering. Hold dine aktive filer tilgjengelige for de som trenger dem, og hold orden på å organisere dine aktive filer hver dag.
