De fleste fagfolk må utarbeide formelle forretningsbrev på et tidspunkt i karrieren deres. Uansett om du er på jakt etter en jobb, forlater en jobb eller kommuniserer med en klient, formaterer du riktig og skriver et forretningsbrev angir du nivået på profesjonalitet. For å skrive et slikt brev, følg det riktige formatet og bruk profesjonelt språk mens du tar opp alle nødvendige krav.
Blokker formatering
Det vanligste formatet for et formelt forretningsbrev er blokkformatet. Med dette formatet spiler all tekst til venstre, med 1-tommers marginer rundt hele siden. Å skrive brevet i dette formatet:
$config[code] not found- Skriv inn adressen din, med mindre brevpapiret er fortrykt med det, i så fall begynner du med datoen.
- Hopp over en linje, og legg deretter til datoen.
- Hopp over en annen linje, og legg til navn og adresse på brevet mottaker.
- Hopp over en annen linje, og sett inn hilsen, etterfulgt av et kolon.
- Hopp over en annen linje, og start brevet.
- Etter brevets kropp, skriv inn lukkingen.
- Hopp over tre linjer, og skriv deretter inn navn og tittel.
Indrykket formatering
Indrykket formatering følger et lignende mønster for å blokkere formatering når det gjelder mellomrom mellom seksjoner. Det er imidlertid noen forskjeller med justering av seksjoner:
- Skriv inn adressen din og datoen med den venstre kanten av linjene på linje med midten av siden. Igjen, hvis du bruker et trykt brevpapir, må du ikke skrive inn adressen din på nytt.
- Hopp over en linje, og skriv mottakerens navn og adresse. De burde skylles til venstre, som med blokkstilen.
- Legg inn hvert avsnitt i bokstavets kropp en halv tomme, med et mellomrom mellom avsnittene.
- Skriv inn lukke- og signaturlinjene slik at de er lik med adressen og datoen øverst på siden, med venstre kant justert midt på siden.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingBrevinnhold
Vanligvis kan et formell forretningsbrev deles i fem forskjellige deler:
- En introduksjon som forteller mottakeren hva brevet handler om.
- En grunn til å skrive.
- Informasjon om eventuelle innkapslinger.
- Ytterligere merknader eller uttalelser.
- En avslutning som refererer til fremtidig kontakt.
For eksempel, hvis du skriver for å følge opp på et informasjonsintervju, vil du begynne med å referere til møtet og si at du skriver for å følge opp. Hvis du sender dokumenter, for eksempel en kopi av CV eller skrifteksemplar, merk det i brevet; for eksempel, "Som vi diskuterte, har jeg vedlagt en kopi av artikkelen jeg skrev for XYZ Journal på markedsføring taktikk. "Slutt ved å gjenta at du verdsatt møtet, og at du vil forbli i kontakt gjennom hele jobbsøkingen. Unngå å bruke forkortelser eller slanger i brevet, og vær nøye korrekturles før du sender.
Spesielle hensyn
Hvis noen andre skriver brevet for deg, angi det på en linje under signaturlinjen. Hopp over en linje, og skriv deretter inn initialene dine i store bokstaver, etterfulgt av et fremoverstrekk og typografens initialer i små bokstaver.
Hvis du inkluderer omslutninger i brevet, varsle mottakeren ved å legge til et notat nederst i brevet. Hopp over to linjer fra signaturlinjen, eller en fra typistikklinjen. Skriv "Vedlegg", enten etter antall innhegninger i parentes eller et kolon og de spesifikke vedleggene som er oppført på separate nummererte linjer, for eksempel Vedlegg: 1. Fortsett 2. Skriveeksempel.
Hvis du sender en kopi av brevet til noen andre, inkluderer du også en CC-linje. Etter innkapslingslinjen, hopp over en linje. Type CC, etterfulgt av et kolon og navnet på den ekstra mottakeren. Hvis det er mer enn én person, inkluderer hvert navn på en egen linje.
Til slutt velger du en konservativ og lettlest skrifttype. Times New Roman eller Arial i 10 eller 12 poeng er de vanligste valgene for forretningsbrev.
