Notatet er en av de vanligste måtene å kommunisere med dine medarbeidere og overordnede. Å få poenget ditt på en klar og konsis måte og bruke riktig tone er de viktigste tingene å ta hensyn til når du skriver et notat. Noen ganger vil tonen du bruker på inter-office-notater, variere avhengig av personen du skriver til, men notater til avdelingshoder skal alltid opprettholde en seriøs og respektfull tone.
$config[code] not foundOpprett din overskrift. Overskriften til et notat er en fire-linjers seksjon som inneholder en "til" -linje (skriv navnet på avdelingshode og hennes jobbtittel), en "fra" linje (navnet ditt og tittelen din), en "datolinje" og en "emne" linje. Alle notater bruker denne typen overskrift.
Skriv åpningen til notatet ditt. Dette er en oversikt over hva notatet handler om. Fortell hvorfor du skriver notatet, en hvilken som helst spesifikk handling som ditt notat antyder og konteksten til det som førte deg til å skrive notatet ditt i utgangspunktet.
Skriv kroppen til notatet ditt. Dette er hvor du beskriver på informasjonen du rørte på i åpningen din. Du vil ønske å inkludere all informasjon som støtter hovedformålet med notatet ditt.
Skriv en avslutning. Et notat som avsluttes kortfattet oppsummerer notatet, samt snakker om muligheten for et oppfølgingsmøte.
Legg til vedlegg. På e-postmeldinger kan du vedlegg eventuelle nødvendige materialer elektronisk. På papirmemoer vil du fysisk legge ved eventuelle ekstra materialer. Sørg for å nevne vedleggene dine et eller annet sted i notatet. Du kan inkludere en vedleggsdel ved slutten av notatet hvis du ønsker det.
Tips
Noen notater kan være svært korte. La den spesifikke situasjonen diktere hvor mye du skriver. Husk alltid publikum når du skriver notater. I dette tilfellet er publikum avdelingshode. Ikke skriv noe du ikke ville si til en av dine overordnede.
