Dokumentasjon av både utmerket og dårlig oppførsel av dine ansatte er viktig for å lette stresset i årlige ytelsesvurderinger. Tross alt kan du ha fem, 10 eller 20 ansatte du må evaluere hvert år, og å huske atferdsmessige nyanser av hver arbeidstaker er utfordrende uten konsekvent notering. Så ta deg tid til å utvikle solid dokumentasjonsferdighet for mer detaljerte og nøyaktige vurderinger av ansatte.
$config[code] not foundTa daglige notater om dine ansatte for å tjene som en påminnelse under årlige ytelsesvurderinger, ifølge Kathryn Claytor, forfatter av "Document Employee Performance Daily" på nettstedet University of New Hampshire Technology Transfer Center. Ta opp både positive og negative verbale samtaler, så vel som dine ansattes kroppsspråk under disse utvekslingene. Legg til for eksempel "17. mai 2010, 15:15: Publikumsforvalteren hørte Cathy være uhøflig til sin kollega, Lee. Hun sa," Det er ikke min jobb å hjelpe deg med å kompilere katalogen "etter at Lee ba om henne hjelp, og vår kontorpolitikk er at vi hjelper andre når de spør. Cathy foldet armene foran Lee i frustrasjon. " Diskutere oppførselen med medarbeider, dokumentere svaret hennes: "17. mai 2010, 15:30: Diskuterte med Cathy hennes svar på Lee da hun ba om hjelp med å kompilere katalogen. Cathy smilte og syntes å være enig i å hjelpe Lee og sa Hun ville beklager. " Vurder saken stengt hvis medarbeider responderer positivt på møtet med henne. Hvis den uhøflige oppførselen fortsetter, eller hvis hun ser ut til å være forsiktig i møtet, advarsel hun om at du legger et notat i hennes ansattes fil.
Forsøk å se etter selv de minste indikatorene på positiv oppførsel og belønne dem umiddelbart, ifølge en artikkel med tittelen "Dokumentasjon av ansattes ytelse" på Proactive Practice Management-nettsiden. Ta opp for eksempel "12. juni 2010, kl. 10: Tom mottok fem komplimenter i salgsmøtet om hans vennlige samspill med kundene på telefonen. Belønnet Tom med et kundeservicenksertifikat for ekspertise." Dokumentasjon og anerkjennelse av god oppførsel regelmessig gjennom hele året for å øke kontorets moral og lette påkjenningen om å huske alle detaljer under kommende prestasjonsevalueringer.
Diskuter både utmerket og dårlig oppførsel på den skriftlige evalueringen, sier Claytor. Kompliment ansatte med utmerket oppførsel, for eksempel høflighet eller vennlighet, eller noen oppførsel som har forbedret seg over tid. Hvis du har dokumentert dårlig oppførsel som ikke er forbedret, må du påminn din medarbeider om de skriftlige notatene du har lagt inn i filen, samt møtene dine for å diskutere disse sakene. Hvis den dårlige oppførselen vedvarer, avslutter medarbeideren omgående.
Oppbevar kun søknadsmaterialer, tilbud om arbeidstilbud og ansettelsesavtaler i en ansattes personopplysninger i henhold til en artikkel med tittelen "Hva arbeidsgivere burde og burde ikke beholde i medarbeidernes personalfiler" på HR Hero Line-nettsiden. Ikke legg noe i filen som du ikke har til hensikt å bruke til evalueringsformål, inkludert helseopplysninger og personlige kort, samt bokstaver. Hold brev fra kunder og priser hvis du skal bruke dem til å evaluere medarbeiderne.
