Et notat som inneholder de dårlige nyhetene om budsjettkutt, er så stressende for den personen som må skrive det som for de ansatte som mottar det. Men det er måter å håndtere å lage den rette typen memo for denne ulykkelige oppgaven, og det innebærer å holde egenskaper som tone, direktehet og empati i tankene. Sett på de dårlige nyhetene i ditt notat, forklar hva som skjer neste, og du vil gå langt mot en begrunnet aksept av denne negative situasjonen.
$config[code] not foundBruksanvisning
Forklar hva som skjer så snart du kan i notatet. Begynn med anerkjennelsen om at nyhetene du skal levere er uvelkomne. Legg deretter ut årsakene til budsjettkuttene, og gjør det på en rolig og rasjonell måte.
Beskriv hva budsjettkuttene betyr for arbeidstakerarbeider. Det er det største spørsmålet du får, og du må adressere det tidlig. Oppgi hvilke avdelinger i bedriften din vil bli påvirket av kuttene, og hvor mange jobber vil være på linjen.
Unngå å bruke sint, nedlatende eller spottende språk hvor som helst i notatet ditt. Respekter dine ansatte ved å fortelle sannheten, og på en medfølende måte. Men ikke unnskyld eller skriv overdrevet om hvor opprørt du føler. Dine ansatte vil sannsynligvis se slike kommentarer som uopprettholde.
Express interesse for tilbakemelding. Informer dine ansatte hvordan de kan nå deg med spørsmål om budsjettkuttene. Prøv å forutse hva slags spørsmål de vil spørre, og vær forberedt på å gi troverdige, koncise svar.
Takk ansatte for deres tid, ikke bare for å lese notatet, men for deres harde arbeid og engasjement på jobben. Unngå falsk medfølelse. I stedet viser empati og bekymring. Gi dem støtte ved å inkludere informasjon i notatet om rådgivning og annen form for ansattstjeneste som kan være tilgjengelig.
Direkte ansatte til menneskelige ressurser for mer informasjon om budsjettkuttene. Mens denne avdelingen skal informere ansatte om ordninger som fratrekk, forsikring og stillingen, unngå å sende ansatte der for å svare på bekymringsorienterte spørsmål. Det er ditt ansvar å få medarbeiderne til å føle seg tryggere, og de bør komme til deg med disse spørsmålene.
Ta med eventuelle vedlegg du måtte ha angående budsjettkuttene. Etter at du har logget av notatet ditt med et løfte om tilgjengelighet for eventuelle spørsmål, kan du også legge til et etterskrift som leder leserne til diagrammer og annen statistisk informasjon som støtter beslutningen om å kutte budsjettet. Dette kan hjelpe ansatte bedre å forstå årsaken til flyttingen.
Tips
Hør av rykter ved å skrive notatet så snart det er mulig. Rykter om forestående dårlige nyheter kan skape forstyrrende moralproblemer som må tas opp raskt.
Kontroller notatet nøye for eventuelle feil i grammatikk, språk eller stavemåte. Feil vil ødelegge alvorlig import av din kunngjøring.
