Ledere og ledere kan kreve assistanse når de fullfører arbeidsoppgaver, for eksempel å sette opp salgsmøter. En høyt nivå executive assistent tilbyr administrativ støtte til disse fagfolk. I følge diplomveiledningen kan utdanningskravene til denne stillingen inneholde en tilknyttet grad. Tilleggskrav kan innebære forskningskapasiteter, dataprogramvare og mellommenneskelige ferdigheter.
$config[code] not foundAdministrative pligter
Høytidsutøvende assistenter utfører rutinemessige arbeidsoppgaver når de jobber i mindre kontorer. Disse inkluderer å ringe telefoner, undersøke gaveideer og godta leveringspakker. På et større kontor kan høytidsansatte assistenter overvåke arbeidstakere som utfører disse oppgaver, som resepsjonister.
Financial Records Management
Regnskapsstyring inkluderer oppdatering av kostnadsregnskap, kontroll av bedriftskredittkontoer og behandling av betalingsanmodninger. Assistenten er ansvarlig for å holde disse økonomiske dokumentene på et trygt sted. Ved å utføre dette arbeidet har utøvende assistenter tilgang til sensitiv personlig informasjon, for eksempel sosialsikkerhetsnumre, og de ser personlig informasjon når de arbeider med økonomiske poster. Diskresjon er et must.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingRepresentasjon på møter
Når ledere, styremedlemmer eller avdelingskonsulenter ikke kan delta i et møte, kan utøvende assistent på høyt nivå representere lederen. Disse møtene kan innebære å håndtere leverandører, leverandører eller andre ledere. Den utøvende assistenten må representere selskapet på en profesjonell måte. Noen assistenter må løse tvister og informere utøvende når et problem ikke løses raskt.
Reisearrangementer
En assistent gjør reisearrangementer for ledere og ledere. Dette inkluderer å ringe hotellreservasjonsdisker og håndtering av leiebilreservasjoner. Noen ledere har spesielle ønsker, for eksempel kostbehov, og assistenten må holde styr på dem. Utdanningsassistenten på høyt nivå bekrefter reiseplaner og informerer direktøren.
Dokument kontroll
Kontorpapirarbeid krever gjennomgang, oppdatering og arkivering. Dokumentasjonskapasitet kan innebære notater, skjemabokstaver og firmafakturaer. Noen av disse dokumentene krever ledelses signaturer før assistenten kan arkivere dem. Høytidsutøvende assistenter får opplæring om hvordan ulike dokumenter håndteres. Dokumenter lagres i skap eller overføres til en datamaskin.
