Den hellige graden av prosjektledelse: Sparer både tid og penger, samtidig som det viser seg et godt prosjekt av høy kvalitet. Det er et mål hvert selskap ønsker å oppnå, men mange klarer ikke å gjøre det av mange grunner. Uansett om det er mangel på ressurser, mangel på budsjett eller mangel på kunnskap, tillater selskaper at prosjektene blir helt spiral utelukkende i omfang, budsjett eller på en av mange andre måter, går prosjekter ofte av skinner.
$config[code] not foundSå bare hvor vanlig er problemet med out-of-control prosjekter, og enda viktigere, hva er nøkkelen til å hindre det?
Hvordan et prosjekt blir en albatross
For noen år siden foretok den europeiske tjenestestrategienheten en studie for å avgjøre hvor mange prosjekter gikk over budsjettet og hva det koster selskaper i det lange løp. Deres funn var mer ekstreme enn forventet:
- Samlet verdi av kontrakter - $ 47.65 milliarder dollar.
- Kostnadsoverskridelser utgjorde $ 14,54 milliarder dollar.
- 57% av de totale kontraktene (105) opplevde kostnadsoverskridelser.
- 33% av de totale kontraktene (105) led store forsinkelser.
- 30% av de totale kontraktene (105) ble avsluttet.
En lignende studie publisert av Harvard Business Review-analyse av totalt 1 471 IT-prosjekter - fant at gjennomsnittlig overgang var 27%. Selv om det alene er vesentlig, viste studien at en av seks prosjekter overstiger budsjettet med et gjennomsnitt på 200% og overgår planene sine med nesten 70%.
Hva var årsaken til disse problemene? HBR-studien fant en rekke faktorer som skulle skyldes. Men mange av dem kom ned til dårlig planlegging og mangel på informasjon. Noen selskaper undervurderte mye kostnaden og tiden som var involvert i et gitt prosjekt. Andre kjøpte seg inn i sin egen markedsføringshype, oversimplifying hva som var involvert og overvurderte sine egne evner.
Finne den lykkelige middelen
Det bør uten å si at riktig prosjektering er et must. Men hva betyr det egentlig?
Mens høye mål lyder bra i forslagsfasen, kan de være ødeleggende i løpet av prosjektets levetid. Jo større og lengre prosjektet er, desto mer plass er det for altfor høye mål å bli savnet, og prosjektet overgår sine budsjett- og tidsbegrensninger.
Men selv med den beste planleggingen oppstår uforutsette ting. Dette kan være alt fra en klient-forespurt omforming til uforutsette endringer i markedet som krever justering.
En av de beste måtene å kutte ned på overskridelse av prosjektkostnader og dårlig budsjettplanlegging, kan være ved å enkelt spore tid og utgifter på per prosjekts basis for de involverte medarbeiderne. Dermed får prosjektledere et mer nøyaktig estimat av prosjektets omfang og hva som blir brukt i forhold til tid på prosjektet og faktiske utgifter til prosjektet. Sporingstid kan også avsløre hvilke ansatte som kan kreve en liten knall eller mer veiledning for å ferdigstille prosjektet med dyktighet.
Oftere enn ikke, overskrider et prosjekt sine mål tidligere enn senere. Dessverre følger mange prosjektledere blint kurset som er skissert og gjør svært lite analyse for å sikre at mellommålene er i tråd med budsjett- og planleggingsmål. Hvis du har oppnådd 10% av prosjektets mål, men har konsumert 15% av budsjettet, er det ingen grunn til å tro at denne trenden kommer til å endres uten å intercedere og gjøre justeringer. Uten å gjøre justeringer, kan du forvente at prosjektet i 20% av arbeidet vil ha konsumert 30% av budsjettet og så videre. I denne sammenhengen vil prosjektet bli gjort til på 150% av det tildelte budsjettet når prosjektet er ferdig.
Noen retningslinjer for å vurdere
Med hvert prosjekt er det avgjørende å ha etablert milepæler for å evaluere de fremskritt som er gjort og se hvordan fremdriften stemmer overens med prosjektets parametere og mål. Jo tidligere dette er gjort, desto raskere potensielle problemer vil bli oppdaget og justeringer kan gjøres for å holde prosjektet på målet.
Ikke glem å holde kontakten med ansatte på prosjektet dersom de trenger litt avklaring i hele milepælene. Dette holder ikke bare prosjektet på sporet, men legger også til sammenheng i gruppens innsats.
Med god planlegging og flittig følge gjennom, kan bedriften unngå å være en uheldig statistikk, og kan oppnå målet om å spare tid og penger mens du leverer et kvalitetsprodukt eller en tjeneste.
Møte Foto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
