Hvordan skrive en administrativ assistent Jobbbeskrivelse

Administrativ assistent jobbeskrivelser bør skreddersys til behovene til personen og organisasjonen de skal bistå. De bør ta litt forsiktighet og planlegging, særlig siden det kan betraktes som en juridisk kontrakt. En god beskrivelse gir en detaljert oppgaveliste og referanser for administrativ assistent til å jobbe med.

Sett opp de grunnleggende kategoriene for jobben. Disse skal inneholde tittelen (dvs. Administrativ assistent til VD), avdeling, direkte veileder, generelle tilsynsområder, oppgaver, ansettelsesvilkår og kvalifikasjoner.

$config[code] not found

Gjør klart nøyaktig hvem medarbeiderne skal hjelpe. Dette vil forhindre eventuelle kontokonflikter i fremtiden. Hvis denne assistenten serverer et poeng av stillinger, gjør det klart. Skriv skriftlig dersom denne assistenten er ansatt fullt ut etter eget skjønn. Angiv også kommandokjeden og riktig rapporteringsstruktur.

Definer de primære oppgavene. Vær forsiktig med lat, catch-all setninger for stillingsbeskrivelsen, for eksempel "alle nødvendige oppgaver." Vær spesifikk. Vil administrativ assistent planlegge reisen, bestille overnatting, ta diktat, ta minutter til møter, administrere en kalenderplan, organisere filsystemer eller overvåke andre assistentpersonale? Inkluder disse i en punktliste med hvert punktum som begynner med et handlingsverdi (vedlikeholde, sortere, overvåke, opprette, definere, minne osv.).

Definer de nødvendige egenskapene for utmerket ytelse. Disse bør være så spesifikke som mulig også. For eksempel, be om ekspertise i Word, Excel og Photoshop i stedet for datakompetanse.

Etablere et passende nivå av utdanning og erfaring. Dette bør være basert på de spesifikke oppgavene som kreves. For noen administrativ assistent stillinger er ikke noe mer enn et videregående diplom påkrevd. Imidlertid kan en høyskole grad i bedriftsadministrasjon eller noen annen offisiell sekretær trening være ønsket. For administratorer på høyt nivå er tidligere erfaring et must.