Nøkkelen til å skrive en effektiv rapport er å bare holde fast ved fakta. Fokuser på de viktigste detaljene. De beste rapportene gir en klar og kortfattet forklaring på emnet ved hånden. Mange tror at en rapport må være lang og oversvømmet med detaljer, men i sannhet vil en effektiv rapport komme rett til sakens punkt på en kort måte. Før du begynner å skrive rapporten, opprett du først en punktliste over alle emnene du trenger å diskutere. Du kan deretter organisere rapporten basert på denne informasjonen.
$config[code] not foundSett opp rapporten før du skriver den. Opprett generelle seksjoner, og del deretter de seksjonene i mindre underavsnitt med titler som er beskrivende og enkle å følge. Lag omrisset i en innholdsfortegnelse og ta med innholdsfortegnelsen i begynnelsen av rapporten, slik at leseren vil kunne enkelt referere til rapportens opplysninger.
Bestem publikum. Hvem vil lese denne rapporten? Dette vil hjelpe deg med å bestemme tonen i rapporten. Bestem om det er uformelt eller formelt. Uansett hvilken tone du bruker, skriv med vanlig, grei språk. Unngå "corporate talk", jargong og store ord.
Start rapporten med et sammendrag. Oppsummer nøkkelpunktene. Bruk kuler for enkelhet og å trekke oppmerksomheten til hovedmålene i rapporten. Kom tilbake til denne sammendraget etter at rapporten er fullført for å bekrefte at du har tatt alle de viktigste detaljene.
Gi spesifikke detaljer om hvert underavsnitt som du skisserte i første trinn. Del dem i korte avsnitt. Hvert avsnitt skal ikke overstige fire eller fem setninger. Unngå utførlige beskrivelser: Oppgi poenget ditt, relevant statistikk eller foreslåtte handlinger, og gå videre til neste del.
Bruk visuals i moderering for å illustrere poengene dine. Grafer, diagrammer og bilder som støtter funnene dine, hjelper leseren til å forstå konseptene.
Les rapporten to ganger etter at du har fullført det første utkastet. Kutt ut unødvendige ord og redundant språk. Korrekt grammatikk og stavfeil.
Legg ut rapportteksten i en attraktiv mal med et enkelt deksel. Microsoft Office har gratis rapportmaler tilgjengelig på Microsofts nettsted (se Resources). Oppgi rapporten i spiralbinding, slik at leserne enkelt kan bla gjennom sidene.
Tips
Minimer sidetellingen hvis du vil at rapporten skal være effektiv.
Ikke la leseren gå seg vill eller skremt av lengden på rapporten. Du vil at folk skal lese rapporten i sin helhet i stedet for å bare skumme den.
Tillat en annen leser å se på rapporten for å sikre at den effektivt overfører poengene dine.
