Konferansekoordinatorer, eller møteplanleggere, er vanligvis involvert i alle aspekter av en konferanse, fra å få de første kontraktene signert til å rydde opp på den siste dagen av arrangementet. I mellom er det et bredt spekter av plikter som du kan forvente å møte. Siden 2014 har det vært betydelige muligheter i feltet som forventes å vare i hvert fall gjennom 2024, da Bureau of Labor Statistics forutsetter en økning i sysselsetting for konferansekoordinatorer på om lag 10 prosent.
$config[code] not foundPre-planlegging
Som koordinator er det ditt ansvar å sørge for at alle detaljene som kreves av kundene dine, er skriftlige i en kontrakt før du begynner å forberede konferansen. Du møter organisasjonens ledelse for konferansen for å finne ut detaljer som hvor mange som forventes å delta, hvilke måltider og snacks som trengs, målgruppen består av, hva formålet med konferansen er og hva slags budsjett begrensninger klienten er under. I tillegg må du forhandle med leverandører, fasiliteter og andre tjenesteleverandører og skrive ned de totale kostnadene for arrangementet. Du vil vanligvis ha et budsjett som du må jobbe innenfor.
Organiser hendelsen
Når du har fullført alle detaljer om hvor arrangementet skal finne sted og hvem som skal levere tjenestene, vil du da være ansvarlig for å organisere disse detaljene i en jevn flytende operasjon. Du må finne ut hvilke rom forskjellige høyttalere vil bruke avhengig av hvor populær verkstedet er spådd å være og hvor mange gjester som forventes å kjøpe bankettbilletter. Med din klient er du ansvarlig for valg av meny, bordarrangementer og underholdning og ordninger for mikrofoner og audiovisuelle behov for høyttalere. Hvis deltakerne bor på andre hoteller enn hvor du holder konferansen, må du kanskje ordne transport for dem. Ved tidspunktet for arrangementet, bør du ha opprettet en detaljert tidsplan og liste over kontakter for hver tjeneste.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingSkjermhendelse
Under konferansen vil du bli ventet på å ta vare på forespørsler om siste øyeblikk og sørge for at leverandører er der de skal være. Tidlig på den første dagen, gjør du en tur til anlegget for å sikre at utstillingsbåsene er satt opp på riktig måte, at hotellet er klart for gjestene å ankomme, og at skilting er tilstrekkelig. Du kan bære en walkie-talkie eller være klar på mobiltelefonen din for å reagere umiddelbart på klientforespørsler. I tillegg til å se på konferansens fremgang mens det skjer, vil ditt ansvar først og fremst være å feilsøke og løse problemer etter hvert som de oppstår.
Følge opp
En effektiv konferansekoordinator gir oppfølging med klientene for å finne ut om hendelsen ble ansett som vellykket. Du må også samle inn betaling umiddelbart etter hendelsen og betale leverandørene dine. Lag en undersøkelse for deltakerne å fylle ut før du forlater hendelsen, og del resultatene med klienten din. Møt med ledere fra firmaet som holdt konferansen for tilbakemelding. Siden mange konferansekoordinatorer også er involvert i å selge sine tjenester, kan det hende at du må be om jobben med å koordinere neste møte eller konferanse når du gjør denne oppfølgingen.
