Å ha et fungerende arkiveringssystem i ethvert kontor er viktig. Den beste måten å holde kontordokumenter organisert på er å ha et enkelt arkiveringssystem du forstår. Neste gang du trenger en fil, trenger du ikke å gå gjennom hauger av papir, i håp om å finne den rette. Du vet nøyaktig hvor det er.
Lag tid til å omorganisere arkiveringssystemet eller starte et nytt system; det er lettere å fullføre alt på en gang.
$config[code] not foundBe om innspill fra folkene som bruker filene.
Alfabetiser filene dine eller sorter dem numerisk etter kategori, klientnavn eller datoer.
Fargekode filene dine.
Merk hver fil med et navn som gir mening og er lett å finne. Det skal ikke finnes "diverse" filer i systemet ditt.
Gå gjennom filene og dokumentene dine før du plasserer dem i det nye systemet og kaste bort eventuelle unødvendige dokumenter.
Tips
Hvis du er usikker på en kategori for et dokument, legg det under den første kategorien du tenker på når du vurderer dokumentet eller få råd fra en annen person.
Hvis det er flere arkiveringssystemer på kontoret, har alle etablert samme type arkiveringssystem.
Når du har et nytt element som skal arkiveres, lager du filen med en gang.
Har mapper og skriveverktøy tilgjengelig i nærheten av arkiveringssystemet.
Stift sider sammen i stedet for å bruke papirklipp.
Advarsel
Ikke fyll i duplikater.
