Forretnings etikett for signering av dokumenter og brev utvikler seg med alle teknologiske fremskritt, men noen saker stiller fortsatt etter tradisjonelle metoder for å indikere at du enten skrev eller at du aksepterer dokumentet og dets innhold. Beste praksis og riktig etikett for signaturer inkluderer ikke bare når du skal signere, men også hvordan du signerer et dokument.
Signatur som bevis
Å sette John Hancock på et dokument kan være til notatet du faktisk skrev til din avtale med et dokument og alt det inneholder, inkludert eventuelle kontraktsavtaler. I tillegg til å legge til signaturen i et dokument, plasserer initialene dine på områder der du eller en annen part gjør endringer, at du godtar endringene, selv om de er håndskrevne som en endring av den formelle avtalen.
$config[code] not foundSigning For Someone Else
I tilfeller hvor forfatteren av et dokument ikke kan signere det, foreslår riktig forretningsmetikett at det er tillatt for den personen som utarbeidet dokumentet eller en annen autorisert part å signere på forfatterens vegne. For eksempel, en administrativ assistent som transkriberer et brev hennes sjef ønsker å distribuere med en gang, kan signere sjefsens navn hvis sjefen sin ikke er på kontoret for å sette hennes faktiske signatur på brevet. I dette tilfellet, hvis assistentens navn er Mary Smith og sjefens navn er Jane Doe, er den rette måten for Mary å signere dokumentet: "Jane Doe / signert av ms" eller enkelt, "Jane Doe / by ms", som betyr at Maria er med på Jane's fravær.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingNår våte signaturer er påkrevd
Teknologi gir oss muligheten til å signere dokumenter uten å sette penn til papir. Når du signerer et dokument med blekk, kalles det en "våt" signatur. Mange offisielle dokumenter, for eksempel føderale kontrakter, personlige attester eller dokumenter som notarius signerer krever en våt signatur. I tilfeller der en notarius plasserer signaturen og forseglingen, indikerer den personen som signerer dokumentet, hvem hun hevder å være - en notarius underskrift vitner ikke for verken av dokumentets innhold eller om signeren er riktig signert dokumentet.
Elektroniske signaturer
Elektroniske og digitale signaturer sparer tid og penger. Med disse alternativene trenger du ikke å sende hardt kopier frem og tilbake, sende dokumenter via e-post og ikke posttjenesten i USA eller en telefaksimaskin fra 1990-tallet. Flere leverandører gir metoder for å feste din elektroniske eller digitale signatur til et dokument; Det er imidlertid best å spørre om denne typen signatur er akseptabel før du går i problemer med å produsere en, bare for å oppdage at du faktisk trenger å signere dokumentet med en blekkpenn.
Det er personlig
Skriv alltid brevet i blekk hvis du skriver et gratulasjonsbrev til en kollega eller legger et bud til en av dine ansatte. En digital signatur er bare ikke den samme når formålet er å formidle forståelse for at noen gjør en god jobb eller uttrykker dine personlige tanker. Mange legger en høyere verdi på et håndskrevet brev fordi det viser at forfatteren gikk ekstra skritt for å utvide hennes personlige ønsker.
