Arbeidsplasskommunikasjon adressert til "fil" må overholde prosessen og strukturen for stillingsrekord samt grunnleggende format for bedriftskorrespondanse. Filmemoer er ment å dokumentere slike handlinger som bemanningsendringer eller ansettelsesbeslutninger. De opprettholder også fakta og omstendigheter knyttet til menneskelige ressurser og undersøkelser på arbeidsplassen.
Adressaten
Selv om notatet ditt er ment å dokumentere filen, kan det fortsatt være adressater som direkte mottar en kopi av kommunikasjonen. Hvis du for eksempel dokumenterer en ansattes fil om hennes vurdering for en kampanje, vil du kanskje inkludere hennes nåværende veileder og veileder til hvem hun vil rapportere i den nye rollen. I tillegg gir arbeidstakeren en kopi av notatet.
$config[code] not foundSensitiv informasjon
Melding om arbeidsplass om sensitiv informasjon bør kun adresseres til de som har behov for å vite, og notatene skal være tydelig merket "konfidensielt" dersom de inneholder opplysninger som ikke må diskuteres blant HR og medarbeiderens veileder. I noen tilfeller bør notatene til fil om sensitive saker ikke plasseres i en ansattes fil i det hele tatt. For eksempel, i tilfelle undersøkelser på arbeidsplassen, som for eksempel seksuell trakassering, går et notat til fil i undersøkelsesfilen og ikke medarbeiderens personellfil.Notater til fil for etterforskningsformål forblir konfidensielle og kun tilgjengelig for ansatte med behov for å vite, for eksempel HR-ansatte, bedriftsledere og eiere eller juridiske rådgivere.
Innholdsfortegnelse
Med mindre dette notatet er en del av pågående korrespondanse, må du kanskje beskrive omstendighetene eller forklare årsaken til dokumentasjonen. Hvis det er et personellsspørsmål - annet enn en undersøkelse - begynner notatet med ansattes navn, avdeling, stilling og lengde på sysselsetting. Hvis du for eksempel oppsummerer en ansattes forespørsel om overføring, bør ditt første avsnitt inneholde relevant informasjon, for eksempel ansattes stilling og stillingen eller avdelingen som hun ba om en overføring. Notatet vil også inneholde opplysninger om hvorvidt hennes overførselsforespørsel ble gitt, vurdert eller nektet.
Distribusjon og arkiv
Hvis du skriver til en ansattes fil, bør en kopi av notatet gå inn i HR-generell korrespondansefil som en del av distribusjonslisten. I tillegg mottar arbeidstaker en kopi, og det gjør også andre parter som kan være opptatt av medarbeiderinformasjon, med mindre memoet er en del av en fortrolig arbeidsplassundersøkelse. I så fall bør bare HR og de ansatte som arbeider med undersøkelsen ha tilgang til notatet. Når filen som inneholder notatet sendes til arkivet, beholder HR-avdelingen en kopi av notatet som finnes i avdelingens generelle korrespondansefil.
