Forretningsetikett påvirker hvordan andre oppfatter deg på arbeidsplassen - inkludert kolleger, veiledere og kunder. Hvis du blir bedt om å ta minutter for et møte, er det viktigste punktet å beholde dem klare, konsise og nøyaktige.
Forberedelse og grunnleggende
Når du går på et forretningsmøte, kom dit tidlig og vær forberedt på noe oppgave du kan forventes å utføre på møtet. Hvis du holder minuttene, bør du ha din bærbar eller datamaskin klar, sammen med andre nødvendige elementer som penner eller opptaksenheter. Tilstedeværelse registreres i minuttene, så lag et innloggingsark på forhånd. Påmeldingsarket skal ha navnet på hver deltaker og et mellomrom for å markere ankomsttider.
$config[code] not foundSelv om det er mot forretningsmetikett for å avbryte andre høyttalere på et forretningsmøte, forventes det å være nøyaktige notater om hva som ble sagt og gjort på møtet. Eventuelle formelle bevegelser må registreres ordrett. Snakk opp og spør avklarende spørsmål hvis du ikke hørte eller forstod noe godt nok til å registrere det nøyaktig.
Det er jobben til personen som driver møtet for å lage en agenda og holde møtet på sporet. Hvis møtet går bort fra den opprettede dagsorden, bør protokollen gjenspeile dette. Det er alltid mulighet for at du en dag vil bli bedt om å avklare nøyaktig hva som skjedde på et møte. Uansett hva, bør du sørge for minuttene nøyaktig beskrive hva som virkelig skjedde og i hvilken rekkefølge.
Minute-Etiquette
Møte minutter er ikke bare notater for bekvemmeligheten av de som deltok i møtet. Referatene til et møte er a juridisk rekord av det som ble gjort på det møtet i henhold til en artikkel fra den registrerte parlamentarikeren Nancy Sylvester.
Du trenger ikke å registrere alle detaljer av det som ble sagt. Unntatt for offisielle bevegelser, oppsummerer bare innholdet. Inkluder kun detaljer som fremdeles vil bety noe i fremtiden for alle som ser over minuttene. Bruk nøkkelord for å oppsummere innholdet i hver diskusjon.
Unngå noen kommentarer, personlig mening eller beskrivende språk i minuttene. Ikke bare er disse subjektive, men de kan skremme gjenstanden for dine kommentarer senere. For eksempel kan du legge til et notat som leser "Herr Smith forlot møtet kl. 14.45," men du bør ikke uttrykke det som "Mr. Smith ble sint på Ms Jones og stormet ut av møtet."
For å unngå unødvendig kommentar, prøv ikke å beskrive den følelsesmessige tonen til møtet på noen måte. For eksempel, "Jones insisterte på at salgstallene vil bli bedre i neste kvartal" er for subjektiv og vil bli bedre formulert som "Ms Jones sa at salgstallene skulle bli bedre i neste kvartal." La faktaene snakke for seg selv.
