Ingen ønsker å lære om en ansattes død, men når du gjør det, har du en plan for hvordan du og din bedrift skal behandle den. Denne planen bør inneholde en liste over skjemaer du må sende medarbeiderens mottaker, familie eller eksekutor, og trinnene du må ta før og etter utstedelse av ansattes sluttlønn. Statlige lover har en tendens til å følge føderale retningslinjer, men sjekk med staten for å være sikker.
$config[code] not foundPå tidspunktet for leie
Ta med en betegnelse av mottakerformular i papirarbeidet til alle nyansatte medarbeiderne. Ved å fylle ut dette skjemaet, vitner en medarbeider hvem som skal få sin endelige lønnsslipp dersom hun dør mens han er ansatt der. Påminn ansatte hvert år for å se gjennom skjemaet for å sikre at informasjonen er oppdatert og fortsatt i tråd med arbeidstakerens ønsker. Hvis din ansatt ikke utpeker en mottaker, kan du utstede den endelige lønnsslippet til en eksekutor eller nærmeste familie, forutsatt at de har de nødvendige papirene, for eksempel et originalt brev av testamentar eller administrasjon, en sertifisert kopi av dødsattesten og gjeldende W -9 Form.
Etter læring av en ansattes død
Etter å ha lært om en ansattes død, utarbeide og send en pakke med informasjon til arbeidstakerens familie og / eller betegnelse av mottaker. Denne pakken skal inneholde opplysninger om eventuelle fordeler, skjemaene som må fylles ut, porto-returkuponger, om nødvendig, kontaktinformasjon og informasjon om eventuelle lønn fremdeles forfalt og når de skal betales. Gi omgående beskjed til lønnsavdelingen for den ansattes død. Denne avdelingen må fryse ansattes lønn og stoppe eventuelle direkte innskudd på plass til den mottar nødvendig papirarbeid, som inkluderer et dødsattest og et skjema W-9 for mottaker eller eiendom. Lønnavdelingen skal også beregne beløpet for den endelige lønnsslippet, som skal omfatte lønn og andre typer lønn, for eksempel ferietid eller påløpt syktid, hvis det er aktuelt. Hvis du bruker en lønnsbehandlingsservice, må du kanskje gi den en sertifisert kopi av ansattes dødsattest før du behandler ansattes sluttlønn. Disse trinnene er viktige siden en bank kan fryse den avdøde bankens konto, noe som kan påvirke mottaket av den siste lønnsslipp.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingBehandler den endelige betalingen
Hvis ansatt har mottatt, men ikke innbetalt en lønnsslipp, bør du stoppe betalingen på sjekken og utstede en ny sjekk for det beløpet til ansattes mottaker eller eiendom. Hvis ansatt er skyldig en lønnsslipp for utestående inntjening, utsted det til ansattes mottaker eller eiendom. Sjekk statlige lover som regulerer eventuelle spesielle forhold som må oppfylles før du utsteder den endelige lønnsslipp.
Rapportering av inntekten til IRS
For lønn som utbetales og utbetales i samme kalenderår som arbeidstakerens død, må du inkludere lønnene i ansattens skjema W-2 og også rapportere beløpet for den endelige lønnsslipp i skjema 1099-MISC i mottakerens eller eksekutørens navn. Dersom lønnene betales etter året hvor arbeidstaker dør, må du ikke utstede en W-2 i ansattes navn for det året du utsteder sluttlønnen. I stedet utsteder mottaker eller eksekutor en Form 1099-MISC som inkluderer beløpet for den endelige lønnsslipp. Du kan få kopier av disse skjemaene fra IRS, som også kan tilby ytterligere veiledning om å fullføre og utstede disse skjemaene.
