En eksekutivsekretær kan gjøre eller ødelegge toppledelsen som avhenger av henne. Hennes evne til å håndtere arbeidsbelastning og oppnå mål er viktig ikke bare for de daglige funksjonene på kontoret, men også for organisasjonens ytelse. Det er en utfordrende rolle som krever utdanning, erfaring og ferdigheter.
En stor belastning
Å håndtere arbeidsbelastningen kan være en av de største utfordringene du møter som en executive sekretær, spesielt hvis du støtter mer enn en leder. Konfliktende prioriteringer blant ledere kan få deg til å føle seg fragmentert, spesielt når endringer i siste øyeblikk skjer. US Bureau of Labor Statistics rapporterer at organisatoriske ferdigheter er en av de øverste fire kvaliteter som kreves av utøvende sekretærer. Din evne til å sikre at rapporter, filer og andre data er korrekt arkivert, lett tilgjengelig og sikkert gjør arbeidet til dine overordnede mye lettere.
$config[code] not foundMennesker Problemer
Ingen utøvende sekretær jobber i vakuum. Du er den personen som andre ledere, ansatte, leverandører, kunder, styremedlemmer og besøkende mest sannsynlig kommer til når de trenger noe. I noen tilfeller må du håndtere folk som er vanskelige, eller de som ser deg som en underordnet hvem de kan mobbe. En utøvende sekretær må kunne vurdere vanskelige situasjoner, deretter kommunisere assertivt og tydelig - samtidig som du opprettholder konfidensialitet og gode samarbeidsforhold.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingTid, Tid og Tid
Tidsledelse er en annen stor utfordring for den administrerende sekretæren. Du administrerer vanligvis ikke bare din egen tid, men forretningsplanene for de du støtter. Hyppige avbrudd forekommer ofte av flere årsaker. Du kan være ansvarlig for å koordinere møter, gjøre avtaler, arrangere reise og planlegge andre aktiviteter. Eksekutivsekretærer sliter noen ganger med arbeidsbalanse. Mange ledere jobber lange timer - og kan forvente at deres administrerende sekretær gjør det samme. I tillegg kan du slite med å finne tid til å kommunisere med sjefene dine under sine travle tidsplaner.
Tilsyn og prosjektledelse
Tilleggsoppgaver kan være komplekse og tidkrevende, men den utøvende sekretæren må oppnå dem i tillegg til sitt andre arbeid. En utøvende sekretær kan også være veileder og ha ledelsesansvar. I et stort kontor kan du ha en eller flere junior sekretærer som rapporterer til deg. Du må tildele og overvåke sitt arbeid, gi opplæring og fullføre prestasjonsevalueringer. Noen executive sekretærer har også store prosjekter. De kan få tildelt å utføre forskning på et stort prosjekt, samle statistisk informasjon og administrere databaser, kjøre rapporter for møter eller utvikle budsjetter.
Forberedelse, Lønn og Outlook
For å møte disse utfordringene trenger en utøvende sekretær typisk en tilknyttet grad eller litt høyskole, og flere års arbeidsrelatert erfaring, ifølge BLS. I noen organisasjoner kan en bachelorgrad være nødvendig. De fleste utøvende sekretærer trenger betydelig kunnskap om den spesifikke virksomheten eller bransjen der de jobber. Sertifisering er tilgjengelig og kan være en indikasjon på kunnskap og kompetanse. Medianlønnen for denne okkupasjonen var 35.330 dollar i året i 2012, og BLS-prosjektet har en gjennomsnittlig vekst på 12 prosent fra 2012 til 2022.
