Sekretærfunksjoner kan omfatte ulike kontorstillinger som telefonsvarer, skrive, arkivere, åpne post og få kaffe. En sekretær som tjener som assistent til en leder har lignende funksjoner. Denne typen sekretær rapporterer imidlertid direkte til lederen (i motsetning til alle andre i selskapet) og bistår lederen på ulike måter for å gjøre jobben enklere, samt å holde kontoret organisert.
$config[code] not foundKommunikasjonsfunksjoner
Som lederens sekretær vil du ofte være den første kontakten for de som prøver å nå sjefen både innen og utenfor bedriften. I motsetning til en resepsjonist eller generalsekretær som svarer på telefonen for hele personalet, kan du være ansvarlig for å svare på innkommende anrop for din leder bare. Du må skjerme anrop for å finne ut om du kan hjelpe den som ringer eller hvis sjefen din er tilgjengelig for å ta samtalen. Å hjelpe sjefen inkluderer hilsen besøkende som kommer inn på lederens kontor og styrer dem i henhold til lederens instruksjoner. Sekretærfunksjoner for din leder kan også inkludere tilkobling med andre fagpersoner på hennes vegne via skriftlig korrespondanse, ringing og sending av e-post.
Organisasjonsfunksjoner
Ledere forventer at deres sekretærer skal organiseres. Du vil være ansvarlig for at kontorfiler holdes ordentlig og eventuelle konfidensielle dokumenter plasseres i et sikkert område. Du må kanskje sortere innkommende e-post for å finne ut hva som er gitt til sjefen din, arkivert eller kassert. Å hjelpe sjefen inkluderer ofte å holde sin tidsplan. Han forventer at du skal holde styr på hans avtaler, planlegge møter og gjøre reisearrangementer når det er nødvendig. Tilleggsfunksjoner kan inkludere oppretting av konferansesamtaler og deltakelse i møter, samt å gi dagsordenen og ta minutter.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingLedelsesfunksjoner
Selv om du er lederens sekretær, kan noen av dine oppgaver omfatte ledelse. Assisterende sjefen kan noen ganger bety å fungere som leder selv. Sjefen din kan gi deg oppgaven med å overvåke visse prosjekter som å administrere en database eller opprette og oppdatere rapporter. Hvis det finnes andre kontoransatte på kontoret, kan du være ansvarlig for å administrere dem og tildele sine daglige oppgaver. De kan rapportere direkte til deg i stedet for lederen din, og du kan være deres nærmeste veileder. Du kan også bli bedt om å trene andre ansatte og til og med instruere din veileder på saker som å lære dem hvordan du bruker kontormaskiner eller bruke programvarepakker.
