Manila-mapper og arkivskap er ikke nødvendige for å holde og organisere en fullstendig oversikt over viktige dokumenter. Papirer kan rives etter at de har blitt arkivert elektronisk eller eliminert i sin helhet, ettersom flere bedrifter og regjeringskontor beveger seg mot mer miljøvennlige, papirløse virksomheter, og eliminerer kopier for elektroniske versjoner. Elektronisk papirarbeid reduserer behovet for lagring, og dermed reduserer kostnadene, sparer tid og drar nytte av miljøet. Skanning, kopiering og arkivering dokumenter er enkelt med minimal investering i maskinvare og programvare. Skannere selges på nettet, på kontorvarebutikker og til og med i varehus, og de er rimelige. Enkelte maskiner kombinerer utskrift, faksing, skanning og kopiering.
$config[code] not foundSkanne dokumenter
Koble skanneren til datamaskinen med den medfølgende USB-kontakten. Installer eventuelle drivere ved hjelp av installasjons-CDen eller ved å besøke produsentens nettsted.
Legg dokumentet på utskriftssiden ned på glassplaten.
Juster kantene i henhold til indikatormerkene på glassplaten.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingSkann en side av gangen ved å lukke lokket og trykke på "Scan" eller "Start" -knappen. Dokumentet blir konvertert til en digital fil. Jo større prikkene per tomme, eller DPI, desto større detalj vil det skannede dokumentet ha. Men med mer detalj blir filen større og vil ta lengre tid å laste ned.
Kopiere dokumenter
Legg en kopi av et dokument på glasskopimaskinen, med kantene justert som angitt på maskinen.
Trykk på "Kopier" eller "Start" -knappen.
Høyreklikk på et elektronisk dokument og velg "Kopier".
Kopier det elektroniske dokumentet i samme mappe, til en eksisterende mappe eller til en ny mappe.
Arkiveringsdokumenter
Klikk på ikonet øverst til høyre i menyen "Min datamaskin" som ser ut som en mappe med en stjerne på den. Dette åpner en ny mappe.
Navn mappen riktig for typen dokumenter som skal lagres i den.
Dra en fil i den nye mappen ved å holde venstre museknapp over mappen, flytte pilen til mappen og slippe venstre museknapp.
Tips
Ikke hold unødvendige filer. Bruk en konsekvent metode for å navngi filer og mapper for mest effektive arkivering. Hold relaterte dokumenter sammen. Fortsett kontinuerlig og fullført arbeidet separat. Unngå overfylling av mapper. I stedet skal du brette ned store filer i mindre, nettopp navngitte undermapper.
