Et deksel når du sender et dokument via faks eller telefaks, er like viktig som selve dokumentet. Omslaget gir viktig informasjon om hvem faksen er for, hvor mange sider det skal være og hva dokumentet refererer til eller hva det skal brukes til.
Fyll ut all informasjon øverst på forsiden, med malen åpen eller på papirform. Hvis du har navnet på personen du fakser til, bruker du den. Ellers bruk avdelingen eller firmanavnet. Pass på å inkludere faksnummeret du sender til og telefonnummeret til personen, avdelingen eller virksomheten. Dette hjelper personen eller kontorist som mottar faksen, får informasjonen til riktig person eller sted.
$config[code] not foundTelle alle sidene, inkludert forsiden, og sett nummeret i plassen for antall sider. Dette hjelper mottakeren til å sørge for at de ikke tapte noen sider i overføringen.
Sett all din identifiserende informasjon på skjemaet. Når du arbeider med denne typen kommunikasjon, er det viktig at mottakeren ikke har noen problemer med å identifisere deg og dokumentasjonen du sender, samt hvordan informasjonen skal brukes.
Inkluder faget for faksen. Hvis det gjelder en hvilken som helst type konto, ta med kontonummeret på emnelinjen. Hvis det handler om et prosjekt eller et program, legg det i emnelinjen. I området for notater, ta med informasjon om diskusjoner om dokumentene.
Legg dekselet på toppen av alle andre sider som blir fakset slik at det kommer gjennom først. Dette vil la mottakeren vite om han har mottatt alle dokumentene når faksen kommer gjennom. Send så faksen som du normalt ville.
Advarsel
Dobbeltklikk faksnummeret før du trykker på send for å sikre at informasjonen din ikke går til noen andre.
