Et organisert sinn skaper organisert produksjon i ethvert forsøk de blir involvert i. En velorganisert virksomhet betyr at et organisert sinn driver showet, og det er den typen virksomhet som når mål.
Det er lett å holde den fysiske plassen organisert, men når det gjelder økonomisk suksess, er det det som er på innsiden som teller. Spesielt datamaskinens filer og mapper. Uten en organisert datamaskin er et plettfritt kontor ikke verdt en bakke med bønner.
$config[code] not foundHvilke filer og mapper på en organisert datamaskin ser ut
En organisert datamaskin inneholder filer og mapper som heter og ordnet slik at brukerne enkelt kan finne det de leter etter. De fleste har denne intensjonen når du lagrer filer og lager mapper, men det varer ikke lenge.
Alt for fort blir desktops rotete, nedlastingsmapper går over, og gjenopprettede installasjonsfiler bruker en stor del harddisker. Nye mapper blir opprettet når eksisterende ikke kan bli funnet, og filer heter det som synes hensiktsmessig på det tidspunktet. Det virker ikke når du må ta med bestemte filer til et møte eller når du har et team med ansatte som trenger tilgang til filer på serveren din. Ved å navngi filene dine er det første som kommer til hjernen, du skaper uorganisering.
Organisering av datafiler starter med ordre
Filorganisasjon starter med en navngivningskonvensjon. En navngivningskonvensjon er en forhåndsdefinert maler eller struktur for å navngi filene dine. Hvis du for eksempel oppretter Microsoft Word-dokumenter regelmessig, kan du lagre dem med et filnavn som begynner med datoen for opprettelsen. Hvis dokumentene inneholder informasjon som er samlet ut fra ulike hendelser, kan du lagre filene dine som " dato + hendelsesnavn + dokumentbeskrivelse. "Dette gjør at filene dine kan grupperes etter dato først og hendelse andre i mappen.
Med en navngivningskonvensjon på plass, når du ser på en liste over filnavn, vil du gjenkjenne dem umiddelbart og kunne finne det du trenger. Bruke en navngivningskonvensjon gjør hele forskjellen i verden, som du kan se i disse eksemplene publisert av RevEngine Marketing.
Enhver navngivningskonvensjon du bruker bør være basert på hvordan du mest sannsynlig vil søke etter filene og mappene dine senere. Blant beskrivelser av flere nyttige organisasjonsverktøy gjør Setapp et viktig poeng: Et godt filnavn lar deg vite hva filen inneholder uten å åpne den. Hvis det er for sent, og du har en masse filer stablet opp med forskjellige navn, trenger du bare noen få minutter til å komme opp med en navngivningskonvensjon og en masse omdøper app for å gjøre jobben.
Før du begynner å endre navn på filer og mapper, kom opp med en klar navngivningskonvensjon. En navngivningskonvensjon bør inneholde viktig informasjon i filnavnet som:
- Datoen filen ble opprettet. For markedsføringsfiler fungerer dette bra. For eksempel, si at du lager nyhetsbrevene dine i Word-dokumenter før de blir sendt ut, og du lager flere revisjoner. Du vil lagre hvert nytt utkast med datoen den ble opprettet. På denne måten, hvis du bestemmer deg for at du vil gå tilbake til utkastet du opprettet i går, kan du.
- Datoen filinnholdet representerer. Hvis du for eksempel samler data om historiske hendelser som vil bli lagt inn i en tidslinje, vil du kanskje bruke datoen for den historiske hendelsen i filnavnet. Når du ser på disse filene i en mappe, blir de alfanumerisk organisert etter dato, noe som gjør det enklere å trekke ut innholdet i kronologisk rekkefølge.
- Stedet ditt innhold ble avledet fra. Hvis du samler informasjon mens du deltar på nettverkshendelser, vil du legge til riktig informasjon senere ved å legge til plasseringen i filnavnet. Du kan ha en plutselig realisering og trenger tilgang til filen som inneholder informasjon fra fjorårets digitale Hollywood, men med mindre du setter "Digital Hollywood" eller "DH" i filnavnet, må du åpne dokumenter for å finne det.
- Spesifikke datoalternativer. I stedet for å bruke en fulldato, som "08-12-2015", kan det hende du vil referere til kvartaler i filnavnet ditt. For eksempel vil "2015-Q3" representere tredje kvartal 2015. Hvis du trenger å referere til informasjon fra tredje kvartal i et hvilket som helst år, skal filnavnene dine ordnes etter kvartalet. Ellers må du gjøre matematikken for å oversette bestemte datoer til kvartaler før du vet at du har den riktige filen.
Du trenger Intuitive Naming Conventions
Filer lagret uten å kalle konvensjoner er vanskelig å finne. Hvis du eller noen i din bedrift sliter med å finne filer, er det ikke for sent å lage og implementere en navngivningskonvensjon.
Bilde via Shutterstock
1
