16 måter en Virtual Phone Service kan hjelpe din bedrift

Innholdsfortegnelse:

Anonim

Når du starter småbedrifter, er det lite sannsynlig at du tenkte hardt om å sette opp et telefonsystem, hvis du tenkte på det i det hele tatt.

Du er ikke alene i dette: ut av de 25 pluss oppstart sjekklene vi så på nettet mens du forsket på denne artikkelen, bare ett oppført telefonsystemer, og det var ganske langt nede i forhold til prioritet.

Dette er ikke veldig overraskende. Mer enn tre fjerdedeler av små bedrifter startet i 2013 hadde fire eller færre mennesker. Med et så lite lag bruker bare enkelte mobiltelefoner bare mening.

$config[code] not found

Men som disse bedriftene vokser, både når det gjelder ansatte og kunder, blir behovet for et mer sofistikert, men rimelig, telefonsystem tydelig. Tross alt, ville du hate å savne enda en samtale, ikke sant?

Og det er der det virtuelle telefonsystemet kommer inn i bildet.

Hva er en Virtual Phone Service?

I flere tiår har telefonsystemer tilbudt mer enn en telefon på hvert skrivebord. Fra telefonsvarer for å ringe ruting, viderekobling og konferansesamtaler har moderne telefonsystemer forandret måten bedriftene kommuniserer med sine kunder, partnere og innenfor sine egne vegger.

For mange små bedrifter var prisen på et internt telefonsystem imidlertid uoverkommelig. Bortsett fra selve utstyret (inkludert telefoner) var kostnadene ved å administrere, feilsøke og vedlikeholde et system høyt.

På slutten av 1990-tallet presenterte en ny løsning seg selv: virtuelle telefontjenester. I likhet med de elektroniske applikasjonene du bruker i skyen, har disse tjenestene gjort det mulig for små bedrifter å få flere funksjoner for mindre penger ved å overholde alle maskinvare-, administrasjons- og vedlikeholdskostnader og spre dem over en rekke bedrifter. I tillegg kan bedrifter som bruker virtuelle telefontjenester bruke sine eksisterende telefonenheter, enten kablet til veggen eller mobilen.

Resultatet? Små bedrifter hadde nå tilgang til robuste forretningstelefontjenester til en mye lavere pris.

16 måter en Virtual Phone Service kan hjelpe din bedrift

Siden de ble introdusert, har virtuelle telefontjenester kontinuerlig vokst sine tjenestetilbud. For å hjelpe deg å forstå bredden til det som er tilgjengelig, sjekk ut de vanligste, så vel som noen uvanlige, funksjoner nedenfor.

Vanlige funksjoner på en virtuell telefonservice

Her er et utvalg av de vanligste funksjonene som tilbys av virtuelle telefontjenester:

  1. Telefonnummer - Annonser ett hovednummer eller opprett så mange lokale direkte numre og forfengelighet 800 tall som du trenger (advarsel: flere tall kan bety høyere kostnad). Du kan typisk stille inn anroper-IDen du vil bruke, slik at personen du ringer vil se firmaets navn.
  2. Virtuelle resepsjonister og selvbetjente menyer - Hør innkallere med profesjonell hilsen, og send dem på vei, eller gi en meny med alternativer, inkludert en utvidelseskatalog, samt plassering og arbeidstid.
  3. Hold musikk - Du kan til og med velge din egen!
  4. Ring ruting - Hjelp den som ringer til å nå den riktige personen med automatiseringsregler som du kan endre på flyet. Bestem hvem som får anropet ved hjelp av funksjoner som gruppekøer og samtidig ringing og få anrop på veien med "follow-me" -funksjoner som videresender alle samtaler til mobilenheten din. Du kan selv sette opp skjermregler slik at viktige samtaler blir sendt til deg mens mindre viktige samtaler sendes til talepost.
  5. Andre telefonfunksjoner - De fleste virtuelle telefontjenester tilbyr samtaleoverføring, samtale parkering, anrops-ID, samtale venter og ikke forstyrre. Noen til og med kunngjør den som ringer (det vil si de som ringer den som ringer til, sier navnet sitt, registrerer det og spiller det for deg før du godtar samtalen) og ringeblokkering.
  6. Klikk for å ringe - La kundene ringe deg ved å klikke på en nettside-knapp.
  7. Konferansesamtaler - Det er som en online fest hvor du får jobb.
  8. fakser - Motta fakser og få dem levert via e-post.
  9. mobilsvar - Tenk større enn den enkle muligheten til å motta en talepost. Mange virtuelle telefontjenester videresender et opptak av talepostene dine til din e-postadresse hvor du kan spille dem umiddelbart.
  10. Kontoadministrasjon - Endre, administrer og overvå ditt telefonsystem med et brukervennlig online dashbord. Ingen komplekse systemer å administrere og ingen maskinvare å håndtere.

Uvanlige egenskaper av en virtuell telefontjeneste

  1. Levende ledsager - Ingenting er bedre enn å ha en levende person, svar på din bedriftstelefon. Noen virtuelle telefontjenester gjør at du kan tilby den opplevelsen uten å måtte ansette en resepsjonist.
  2. Voicemail transkripsjoner - Å ha et opptak av hver telefonsvarer som er levert til deg via e-post, er fint, men du kan ikke lytte til en under et møte. Det er da en transkriert telefonsvarer, din melding i tekst, virkelig kommer til nytte.
  3. Ring flip - Trenger du å forlate kontoret når du er midt i et anrop? Call flip gjør det mulig å overføre anropet til mobilenheten, slik at du kan fortsette å snakke på farten.
  4. Web- og videokonferanser - Noen virtuelle telefontjenester tilbyr muligheten til å være vert for web- og videokonferanser etter behov.
  5. Integrering - Integrering av din virtuelle telefontjeneste med ofte brukte programmer lar deg sette opp effektive prosesser. Med RingCentral kan du for eksempel sende innkommende fakser til bestemte boksmapper og aktivere "klikk for å ringe" fra Zendesk kundeservice.
  6. Ring opptak - Hvis du trenger å ta opp et anrop, for juridisk eller opplæringsformål, tilbyr noen virtuelle telefontjenester den funksjonen.

Voice over IP (VOIP) beslutning

Virtuelle telefontjenester kan tilbys på to måter:

  1. Tradisjonell telefontjeneste utnytte en PBX (privat filial utveksling) som bruker de samme linjene som ditt hjem og mobiltelefoner bruker; eller
  2. VOIP, en metode som ringer samtalene dine over Internett.

Mens VOIP ofte er billigere, er det to viktige fakta å vurdere før du velger en virtuell telefontjeneste som utnytter denne tilnærmingen:

  1. Pålitelighet - VOIP krever en jevn og sterk Internett-tilkobling. Hvis det ikke er tilgjengelig, vil du se på forvirrede og droppe samtaler.
  2. Nødhjelp - Nødtjenester er fullt integrert med tradisjonelle telefontjenester som benytter en PBX, men ikke med VOIP-tjenester. Det betyr at tjenester som 911 ikke kan spore VOIP-samtaler, en alvorlig begrensning hvis du noen gang er i trøbbel. Mens dette problemet løses, er det fortsatt en reell bekymring.

Liste over virtuelle telefontjenester

For å hjelpe deg med å finne en virtuell telefontjeneste som passer dine krav og budsjett, har vi samlet listen nedenfor for å komme i gang.

Merk: funksjoner og priser varierer mye mellom tjenester, så vær sikker på å gjøre din forskning.

  • 8×8
  • AccessDirect
  • aircall
  • Alliance-telefoner
  • American Voice Mail
  • Broadvoice
  • eVoice
  • Freedom800
  • FreedomVoice
  • Gresshoppe
  • Haloo
  • Jive
  • Kall8
  • line2
  • MightyCall
  • Nextiva
  • OneBox
  • Onsip
  • Ooma
  • com
  • Telefonkiosk
  • Ringcentral
  • Sonetel
  • co
  • takle
  • Talkroute
  • Telzio
  • UniTel Voice
  • VirtualPBX
  • VoiceNation
  • VoiceShot
  • VOIPstudio
  • Vonage
  • Vonjour
  • WorkEasy
  • Zaplee

Konklusjon

På et tidspunkt vil mange småbedriftseiere finne seg selv med en virtuell telefontjeneste.

Det er ikke alltid størrelsen på virksomheten som driver søket etter en løsning, men bekvemmeligheten og "se-like-a-bigger-business" -evnen som disse løsningene gir.

Før du begynner å se, gjør deg kjent med funksjonene som er oppført ovenfor, og bruk deretter listen over virtuelle telefontjenester for å få søket på gang.

Businesswoman on Phone Photo via Shutterstock

3 kommentarer ▼