Det er ingenting verre enn et kjedelig arbeidsmøte. Hver dag er det rundt 25 millioner møter i USA alene. For å legge til rette for disse møtene, har mellomledere en tendens til å gi opp en anslagsvis 35 prosent av sin tid på kontoret - mens noen i overordnet ledelse sannsynligvis vil miste nærmere halvparten av hele dagen i møter.
Disse overordnede engasjementene ville være helt verdt det hvis alle møtene genererte gode ideer, men en anslagsvis 67 prosent av møtene er generelt klassifisert som avskrivninger - sløse mer enn 37 milliarder dollar i året med tapt produktivitet.
$config[code] not foundMed det i tankene, er det bare fornuftig å prøve og kutte ned på meningsløse møter. Og hvis du er en liten bedriftseier uten et nyttårs oppløsning for å forbedre måten ting kjører på din bedrift, kan det være en perfekt måte å styrke moralen og starte 2017 med et slag ved å fjerne kjedelige møter fra arbeidsugen.
Hvordan redusere tiden brukt i møter
For å hjelpe deg med å komme i gang, er det 15 måter å eliminere eller fremskynde alle dine 2017 møter:
Ta med en agenda
En av de største timewasters i et møte er en mangel på formål. For å holde ting i riktig tempo, sørg for at du har en detaljert agenda for å veilede deg gjennom møtet så raskt som mulig.
Ta det utenfor
Hvis du sjekker inn med et lite lag, er en av de beste måtene å engasjere personligheter og få folk til å snakke, ved å ta møtet utenfor. Ikke bare vil litt frisk luft og solskinn vekke opp kollegaer og få blodet til å strømme, men det vil også stimulere kreativ tenkning. En endring i miljøet vil nesten alltid generere en forandring i måten arbeidere tenker og samarbeider.
Stå opp og flytte
En måte å kutte ned møtetider er å få alle på føttene og bli i bevegelse. Ved å fjerne stoler fra møtene dine, er arbeidstakere generelt mer tilbøyelige til å snakke med noe viktig, og arkivere tidskrevende emner for en annen gang. Hvis du virkelig ønsker å innstille en følelse av haster, og du har plass, overbevise personalet til å snakke på farten.
Ta med behandler
Lunsjmøter får dårlig rykte for å være kjedelige, daglige saker. Men å få ansatte rundt et bord kan faktisk være en av de beste måtene å oppmuntre dem til å snakke åpent med hverandre. Mat har en tendens til å bringe folk sammen, og alltid får folk til å snakke - og så hvis møtene dine pleier å bli fylt med vanskelige stillinger, prøv å lokke arbeidere med litt pizza (eller noe litt sunnere).
Holde tiden
Det tar vanligvis bare en langvarig mellomleder og tre dumme spørsmål for å forvandle en rask innsjekking til et fryktelig, to-timers møte. En av de beste måtene å holde lagmedlemmer og ledere på oppgaven under et møte er å ta en stoppeklokke, sette den i 15 minutter og la alle vite at når klokka løper ut, er møtet over. Ikke bare vil det hjelpe deg å lære å forklare ting mer konsistent, men arbeidstakere vil sette pris på å kunne vite når de kan komme tilbake til det.
Bryt det opp
Hvis du virkelig ikke kan unnslippe et fire-timers møte, vil det gjøre livet enklere og mer behagelig hvis du er i stand til å splitte det opp i forskjellige kapitler. Ved begynnelsen av møtet, la kollegaene vite at du skal takle det i noen få bitbitbit. Bruk hver bit til å løse en gruppe problemer, og bryte etter at hvert problem er adressert for å sjekke inn med andre lag, få litt frisk luft og omgruppere.
Stopp med å bruke PowerPoint
Selv i 2017 er PowerPoint fortsatt ganske mye synonymt med virksomheten. Vi bruker PowerPoint for alt - fra kostnadsrapporter og salgssteder til markedsføringsoppdateringer. Og mens det kan være utrolig nyttig, kan du ikke nekte det er litt sliten. Det er ikke noe verre enn å shuffle inn i et konferanserom og se linjelederen din laste opp en 30-lys presentasjon - så hvis du vil holde kolleger våken, hold lysene på og verbalt engasjert. Det vil holde alle våken og ideer flyter.
Planlegge på forhånd
En av de største timewasters i møter venter på at folk kan tilby opp forslag og problemer å øke. For å miste de vanskelige stillhetene og få alle ut av rommet raskere, oppmuntre alle deltakerne til å komme til bordet med minst en ide eller et snakkepunkt før møtet selv begynner.
Trykk på Record
Hvis du prøver å komme gjennom et møte raskt, er det enkelt for noen få handlingspunkter å gå seg vill i vrangen. Det fører ofte til mange oppfølgingsspørsmål som du prøver å få alle ut av rommet, og kan være en stor drenering i tide. Hvis du er interessert i å dømme spørsmålene, er det verdt å registrere møtet på telefonen din og deretter sende ut lydfilen til alle deltakerne etter at du har sluttet. På den måten vet alle hva de må gjøre og når det er nødvendig.
Popcorn Setninger
Vil du sørge for at alle bidrar? Ta det tilbake til grunnskolen og få teamet ditt til å engasjere seg i litt popcorn tenkning. Start en setning, ta den rundt i en sirkel og få hver medarbeider fullført setningen for å gjøre ideene deres kjent. Ikke bare vil det holde folk engasjert, men det vil tvinge arbeidstakere til å tenke utenfor boksen for å bidra.
Ta et standpunkt
Hvis du ofte finner teamet ditt å kaste bort timer på å prøve å gjøre tilsynelatende enkle gruppebeslutninger, prøv å få dem av føttene og bokstavelig talt ta en holdning for å kunne ta en beslutning. Tegn en linje ned midt på rommet, og be hver arbeidstaker å stå på siden som tilsvarer deres mening. Deretter bruker du det som et raskt springbrett for å tvinge alle til å rasjonalisere deres valg og gå videre.
Gi alle en jobb
En annen måte å sikre at ting blir gjort raskt på hvert møte, gir hver deltager en jobb å utføre på det møtet. For eksempel spør en person om å ta notater, en for å holde tid og en til å ta med snacks. Ved å gi hver person sin egen plikt til å utføre, bør møtet løpe mer jevnt og enkeltpersoner vil bli mer fokusert.
Gå Virtuelt
Bruker du mye tid på å reise mellom kontorer og steder for å møte lag? Ikke kjør fra sted til sted, og begynn å bruke verktøy som Skype, Google Hangouts eller FaceTime. På den måten kan arbeidstakere få tak i hva du er ute etter og hva de må gjøre uten å forlate arbeidsstasjonene sine.
Slutt å snakke
Hvis du føler at for mange av møtene dine viser seg å være ubrukelige monologer, er det sannsynligvis fordi møtene dine er ubrukelige monologer. Si hva du trenger å si, så kutt deg av og spør alle andre om hva de synes. Ikke bare kan dette trimme tilbake tiden du bruker i møter, men det vil også gi andre en sjanse til å stemme sine egne tanker og bringe nye ideer til bordet.
Prøve og feil
På slutten av dagen er ingen to selskaper like. Det som fungerer for møtene dine, kan ikke fungere for andre selskaper, og du må derfor gjøre litt forsøk på å finne ut hva slags møter som passer best for deg og ditt lag. Bare husk å være tålmodig og fokusert på å oppdage de perfekte måtene å gjøre møtene dine raskere og mindre smertefulle.
Møte Foto via Shutterstock
1 Kommentar ▼
