Slik bruker du kontorutstyr

Så har du sikret en stilling som jobber på et kontor, kanskje som en administrativ assistent eller sekretær. Nå må du lære riktig bruk av utstyret på kontoret, siden jobben din vil innebære bruk av datamaskiner, sending av fakser, kopiering og mer. Med riktig håndtering bør utstyret på kontoret vare i flere år og bør faktisk gjøre jobben enklere. Jo bedre du vet hvordan du bruker utstyret, desto bedre vil du kunne gjøre jobben din.

$config[code] not found

Bruk av kopimaskinen

Les bruksanvisningen gitt for kopimaskinen. Finn strømbryteren og slå på maskinen. Tillat tilstrekkelig tid for maskinen å varme opp; Eldre maskiner kan ta mer tid enn nyere modeller.

Løft dekselet og legg dokumentet du vil kopiere med forsiden ned på glasset. Pass på å plassere den ordentlig; De fleste kopimaskiner har markeringer som viser hvor du skal plassere dokumenter. Senk dekselet, og velg antall kopier du vil lage ved bruk av kontrollpanelet. Trykk "start" og kopien skal starte.

Bruk den automatiske innmatingen på kopimaskinen din til å kopiere dokumenter flere sider i lengden. Følg guiden ved siden av feedet, plasser stakken med dokumenter; mange kopimaskiner automatisk arkivere dokumenter med forsiden opp. Se om kopimaskinen din har muligheter for automatisk sortering og henting av dokumentene dine - de fleste nyere modeller gjør det. Velg disse alternativene på det digitale skjermbildet, trykk på "start", og dokumentbunken blir kopiert, samlet og stiftet for deg.

Bruke en faksmaskin

Les produsentens instruksjoner.Kontroller at faksmaskinen er koblet til en strømkilde og en telefonkontakt før du slår på den. Få faksnummeret til destinasjonen til faksen du sender. Ordne dokumentene du sender i rekkefølge.

Fyll ut et deksel for faksen din; Dette vil inneholde mottakerens navn og faksnummer, navnet på sjefen eller kontoret, faksnummeret for kontoret din, en kort melding til mottakeren og antall sider, inkludert dekselet.

Plasser dokumentene med forsiden opp i materen. Oppgi mottakerens faksnummer. Trykk "send" eller "faks" for å sende dokumentet, avhengig av hvilken maskin du bruker.

Kontroller at det er rikelig med blekk i maskinens tonerkassett, og at det er rikelig med papir, slik at du kan motta en faks jevnt. Vent til telefonen ringer, men ikke svar den; Dette indikerer at en faks kommer inn. Lytt etter "håndtrykk" toner som forteller deg avsenderens faksmaskin og faksmaskinen kommuniserer. Se på faksmaskinens startutskrift, og vent til hele dokumentet har kommet gjennom.

Kontroller antall sider du mottok mot nummeret på omslaget, for å være sikker på at hele faksen har kommet gjennom. Kontakt avsenderen for å bekrefte mottaket av dette dokumentet.