De fleste småbedriftseiere er begravet i e-post. Dette er nedslående fordi de ikke alltid får svar på de viktige. Forretnings etikett antyder at hver e-post skal besvares innen 24 timer.
Å la meldinger gå ubesvarte lenger enn dette kan ha en dyp negativ effekt på relasjoner i deres virksomhet. Avsenderen er bekymret for at e-posten ikke ble mottatt eller et "nei svar" betyr et negativt svar. I mange tilfeller betyr det ingen av disse tingene.
$config[code] not foundRiktig e-etikett er kritisk fordi forretningsmessig formue stiger og faller med økonomiske tider. Du møter de samme menneskene på vei opp som du møter på vei ned. Med andre ord, i dag trenger du noe fra meg og i morgen trenger jeg noe fra deg. Hvis jeg aldri returnerte e-posten din når du trengte meg, hva tror du vil skje når rollene reverseres?
10 måter å svare på en flom av e-post på en dag
Slik svarer du på hver e-post innen 24 timer, spesielt på en travel dag.
1. Bruk Auto Responders
Sett opp en automatisk respons fra ditt e-postsystem som varsler sendere med hvor lang tid det tar i gjennomsnitt for deg å svare på e-post. Ved å sette denne forventningen, vet avsenderen at e-posten ble mottatt og omtrent når de vil høre fra deg. Det viktigste er å holde seg til den lovede tidsrammen når du svarer.
2. Vær kort
Ikke svar med en roman eller noe som skal sies i en personlig samtale eller personlig samtale. Ved å holde svar på noen få ord eller en setning, tar det mindre tid. Husk, det blir også vanskeligere å lese lange epostsvar på smarttelefoner.
3. Be om nummererte spørsmål
Dette gjør det mye lettere å svare hvor du kan kopiere spørsmålene fra e-postene og svare kort på hver enkelt.
4. Frister
Se etter en tidsramme der et svar er forventet. Sett deretter en oppfølging for denne datoen for å vurdere svaret på det tidspunktet. Plasser e-post i bestemte mapper for ulike kategorier eller kunder.
5. Fikk det, senere
Hvis du ikke har tid til å svare på det nå. Skriv "Fikk det, vil svare". Faktisk kan dette settes opp som et kutt med noen få slag på skrivebordet eller den håndholdte enheten. Disse tekstutvidelsene kan spare mye tid. Sett deretter en oppfølging slik at du kan svare senere.
6. Ikke legg til messen
Glem alt. Dette legger bare til en annen e-post for noen andre å lese.
7. Hold angst
Aldri svare når du er sur. Det brenner mye energi og kan få utilsiktede dårlige konsekvenser. Hvis du må uttrykke deg selv, skriv ut et svar på deg selv og les det 24 timer senere før du vurderer å sende det til ønsket mottaker. Telefon eller personlig samtaler er alltid mer produktive enn sint e-post.
8. Slå av varslinger
Angi bestemte tider om dagen kan du faktisk fokusere på å svare på e-post uten multitasking. Du vil oppnå mye mer og være effektiv.
9. Bruk regler og mapper
Sett opp regler i postsystemet ditt slik at bestemte e-postadresser med bestemte titler går inn i spesielle mapper slik at du kan se gjennom dem først eller innenfor en angitt tidsramme. Dette forhindrer deg i å se på en monolitisk innboks, som kan være overveldende.
10. Plan for fremtiden
Mange e-postprogrammer lar deg planlegge for fremtiden. Svar det nå, og send systemet senere.
Å kommunisere effektivt på en riktig måte er alltid den beste måten å bygge forholdskapitalen du trenger for suksess for bedriften din, og vil hjelpe deg med å svare på en flom av e-postmeldinger på en dag.
Publisert med tillatelse. Original her.
Håndlaget Såpe Foto via Shutterstock
11 kommentarer ▼
