Administrativ assistentdager er fylt med flere oppgaver, inkludert planlegging, sending av e-post og styring av prosjekter. I tillegg er det noen ganger nødvendig å ta en melding til sjefen din når hun er utilgjengelig. En uklar, dårlig skrevet melding kan frustrere sjefen din. Hvis du vil imponere henne, gi en detaljert beskjed som oppsummerer innholdet i samtalen og det forespurte svaret. Selv om du ikke er en administrativ assistent, kan du av og til ta meldinger til en sjef som ikke er tilgjengelig.
$config[code] not foundMens du er på telefonen
Spør den som ringer om han vil legge igjen en melding. Hvis svaret er "nei", ta et øyeblikk for å oppmuntre en melding. Fortell ham at sjefen din vil være i møter hele dagen, så det kan ikke være det beste alternativet å ringe tilbake.
Be den som ringer til å gi en detaljert melding. Noen innringere vil svare med, «Bare ring henne tilbake.» Dessverre kan sjefen din ikke være fornøyd med en så vag beskjed. I dette tilfellet, svar med, "Sikkert ting. Hva kan jeg fortelle henne at dette handler om?"
Be om et fullstendig navn fra den som ringer. Fornavn kan føre til forvirring for sjefen din. Bare spør, "Kan jeg få ditt fulle navn?" når du tar ned meldingen.
Be om anroperens telefonnummer. Selv om dette kan virke åpenbart, er det lett å glemme nummeret når det er fokusert på andre aspekter av samtalen. Hvis den som ringer foretrekker å bli kontaktet via e-post, skriv det også ned.
Skriv ned all denne informasjonen på skrappapir mens du stiller spørsmålene. Skriv ned dato og klokkeslett for samtalen også.
Omdirigere meldingen
Organiser notatene dine for samtalen på et lite papirark. Hver melding skal fylle bare ett stykke papir. Unngå å skrive mer enn én melding på hver slip.
Skriv ned datoen og klokkeslettet for samtalen, etterfulgt av for- og etternavnet til den som ringer oppå toppen av papiret. Hvis hun også ga sin stilling eller forhold til sjefen din, for eksempel en regnskapsfører eller leverandør, skriv dette også her.
Oppsummer formålet med samtalen i en kort setning. Skriv dette under navnet på den som ringer. Vær kort og konkret, så sjefen din trenger ikke å lure på hva dette handler om.
Skriv inn ringerens telefonnummer nederst i meldingen.
Skriv "URGENT" i store bokstaver i øverste høyre hjørne av notatet hvis samtalen var svært viktig. De fleste telefonmeldinger faller ikke under denne kategorien. Krevende meldinger refererer til familiens nødhjelp eller forretningsproblemer som kan ha stor negativ effekt på selskapet.
Relé meldingene til sjefen din så snart han er tilgjengelig. Når du gir ham hver melding, les den høyt. På denne måten er det ingen sjanse for at han vil savne en viktig melding.
Tips
Vet når du skal snakke opp. Hvis en melding er virkelig en nødsituasjon, spesielt med sjefens familie, avbryter henne og forteller henne om den som ringer umiddelbart. Noen ting i livet er viktigere enn et forretningsmøte.
