Å ansette en ansatt er en av de viktigste tingene som en småbedriftseier vil gjøre, men få har erfaring med å gjøre det.
Nedenfor er en liste som hjelper deg med å oppnå bedre resultater. Hvis du er ny til å ansette ansatte, eller bare har hatt familiemedlemmer, starter du her:
Hent et føderalt ID-nummer
Før du ansetter en ansatt, kan du be en CPA eller advokat om å registrere deg hos IRS for deg. Men å gjøre det selv er ganske rett frem. IRS tillater en online søknad (klikk her for online IRS søknad). Det er en av de enklere tingene IRS har satt opp. Du må vite informasjonen om firmaet ditt, LLC, eller partnerskapet inkludert måneden og staten det ble dannet.
$config[code] not foundI tillegg må minst en person legge inn sitt personnummer som ansvarlig person.
Til slutt må du vite hvordan enheten din er beskattet (for eksempel S-Corp.). Hvis du ikke er sikker, ta kontakt med din skatteforhandler. Du vil motta et EIN (Employer Identification Number) i brevform umiddelbart etter at søknaden er fullført. Et papirprogram er også tilgjengelig hvis du foretrekker (Form SS-4).
Vurder en separat kontrollkonto
Det er to hovedgrunner du vil gjøre dette før du ansetter en ansatt. Den ene er svindelbeskyttelse. Uansett, vil dine ansatte få dette nummeret, og begrensning av beløpet som er i kontoen begrenser potensiell skade. Bank svindel, elektronisk og sjekke bedrageri, vokser. Kostnaden for en egen konto er billig forsikring.
Den andre grunnen er å skille lønnsskatten. Å holde lønnskostnadene dine nåværende er nummer én ting du kan gjøre for å øke sjansen for suksess. IRS og staten spiller ikke bra når du samler disse skattene. Straffen er konfiskerende, og de vil forsøke å samle dem fra deg personlig. Det er lettest å skille lønnsskatten med hver lønnsliste i en egen konto.
Kjenn din lønnsarkiveringskrav
Du kan se IRS-kravene i detalj her, men de fleste bedriftseiere faller inn i månedlig lønn, kvartalsvis filkategori. IRS samler også Federal Employment Tax (FUTA), som vanligvis skyldes kvartalsvis, og rapporteres årlig.
Til slutt må W2-skjemaene gis til ansatte innen 31. januar det påfølgende året, og innleveres til Social Security Administration innen utgangen av februar. Det er en god ide å forene informasjonen du har sendt til IRS gjennom året med W2-ene du sender til SSA, fordi IRS vil. De går vanligvis ikke rundt i det i et år, så red deg selv den ekle overraskelsen.
Alle føderale betalinger må gjøres via elektronisk betalingssystem (EFTPS), og du må registrere deg, så vent ikke til betalingen forfaller. Stater har generelt sin egen inntektsskatt, samt arbeidsledighetsskatt. I tillegg samler noen byer inntektsskatt. Pass på at du kontrollerer alle dine statlige og lokale krav. Her er et godt sted å starte.
Alt dette høres litt overveldende ut? Jeg er enig. Det er derfor ca 60 prosent av småbedriftseiere outsourcer lønnsoppgavene. Det er mye billigere enn å betale sent straffer.
Arbeidskompensasjon
Dette varierer etter stat, men det er trygt å anta at du har eksisterende ansatte (inkludert familiemedlemmer) eller skal ansette en ansatt, da trenger du arbeidstakerens kompensasjon. Arbeiders kompensasjonssystem er satt opp for å betale for medisinske utgifter og skader for ansatte skadet på jobb. Igjen varierer det med staten, men hvis du ikke bærer arbeidstakerens erstatning, blir du bøtelagt av staten selv om ingen har blitt skadet. Her er en liste over hver stats nettsted for arbeidstakerens kompensasjon.
Opprett en ny leiepakke
Selv om du kun kan ansette en eller to ansatte i året, vil det være at du ikke går glipp av noe når du har dokumentene på ett sted.
For hver ansatt må du ha et IRS-skjema W-4 og et UCIS-skjema I-9. Valgfrie elementer som vil variere av arbeidsgiver inkluderer: Sysselsettingsprogram (se nedenfor), Tilbudsbrev (se nedenfor), Bakgrunnskontrollutgivelse (se nedenfor), Dopingtestfrigivelse (se nedenfor), Ansatthåndbok Bekreftelse, Fordeler Tilmeldingsskjemaer (f.eks. Forsikring, 401k), Direkte Deposit Authorization Form, Company Equipment Agreement.
Har din bedrift allerede ansatte? Så vil du sjekke ut disse nyttige tipsene:
Når du skal leie
De fleste småbedriftseiere jeg har jobbet med, ansetter ikke en ansatt med en plan.
Akkurat som om du har en markedsplan eller en finansiell plan, bør en bedriftseier ha minst en grunnleggende ansettelses- eller bemanningsplan. Start med et grunnleggende organisasjonsdiagram for ditt eksisterende team (selv om det bare er fire personer). Identifiser hvor du må legge til folk i løpet av de neste to årene basert på din overordnede forretningsplan, og legg til disse i organisasjonskartet som «ventende». Koble disse ventende ansettelsene til en utløser, for eksempel antall kunder eller inntektsdollar. Dette gjør beslutningen rasjonell i motsetning til bare reaksjonær til midlertidige hendelser.
Hvem å leie
Jeg er en stor talsmann for boken "Hvem" av Geoff Smart og Randy Street. Før du vurderer å ansette en ansatt, må du faktisk bestemme hvem du trenger.
Smart og Street foreslår at du skriver et scorecard for stillingen, som beskriver arbeidstakerens oppdrag, utfall og ferdigheter som er nødvendige for å oppnå. Dette er et kritisk trinn som ikke bør hoppes over. Å ansette feil person er verre enn ikke å ansette i det hele tatt. Smart og Street skisserer også en flott intervjuprosess som gir deg stadig bedre resultater.
Jobbsøknad
Bruk et program for alle. Det inkluderer nåværende ansatte som også kan søke. Konsekvent dokumentasjon vil holde deg ute av vanskeligheter med diskrimineringssaker.
Ideelt sett vil søknaden inkludere utgivelser for å gjøre bakgrunnssøk, men tredjeparts bakgrunnskontrollfirmaer krever ofte egne skjemaer. Det er noen spørsmål du ikke kan spørre, så det er best å bruke et skjema som har blitt gjennomgått av noen med HR-erfaring i staten din. Klikk her for eksempelskjemaer. Hvis din bransje eller situasjon er uvanlig, komplisert, eller hvis du vil ha ekstra sikkerhet, ta kontakt med en lokal advokat.
Bakgrunnssjekker
Små bedrifter gjør generelt ikke bakgrunnskontroller på sine ansatte, med mindre de må, som et transportselskap. Bakgrunnskontroller er billig forsikring, skjønt.
Vi hadde en dømt felon søke og godta en jobb i påvente av bakgrunnskontroll. Hun sluttet før resultatene kom tilbake. Jeg ante ikke hva som gikk gjennom hodet hennes, men det reddet oss mye smerte.
Det er ikke en dårlig ide å gjøre det til politikk å gjøre bakgrunnskontroller med jevne mellomrom, som årlig for alle ansatte.
referanser
Hvis du ber om dem på søknaden når du ansetter en ansatt, sjekk dem. Mange eiere antar at en søker ikke ville legge ned en dårlig referanse, og generelt har de rett. Men noen ganger gjør de det, og det gjør at du kan bekrefte om de har de ferdighetene du identifiserte i Scorecard-utviklingen.
Referanser kan også avsløre ting som ikke er tatt opp i kandidatintervjuet.
Drug Testing
Mange eiere har en medisinskestingspolitikk for søkere og nåværende ansatte av sikkerhetshensyn. Men det er ikke en dårlig politikk å ha, generelt.
Igjen, nøkkelen er å konsekvent anvende politikken. Generelt er det best å inkludere alle for å unngå diskrimineringskrav. Selv om det kan virke åpenbart, må du holde fast ved din policy. Ingen unntak!
Noen bedriftseiere liker ikke å ha politikk, sier at "dette er en liten bedrift, og retningslinjene er ikke nødvendige." Til slutt vil du sette deg i dårlig situasjon. Å ha en politikk gjør beslutningen enkel.
Ferdighetsprøving
Du har identifisert de nødvendige ferdighetene gjennom Scorecard. Du har intervjuet kandidaten og deres referanser. Det ser ut til at søkeren har de riktige tingene.
Ta gjetningen ut av ligningen: test ferdighetene du kan. Det er mange elektroniske kilder for å vurdere en kandidatens ferdigheter billigt, fra programvare til telefonkunnskaper og kundeservice. Hvis det er en teknisk ferdighet, bør du vurdere en tredjeparts sertifisering. Mange organisasjoner tilbyr sine medlemmer sertifiseringer (bokføring, administrativ assistent) eller sjekk med din lokale yrkesskole.
Hvis du er satt på en kandidat, men de mangler sertifiseringen, ansett dem for en prøvetid for å gi dem tid til å skaffe seg det.
Tilbudsbrev
Vanligvis er dette en enkel ting, men kan redde hodepine nedover veien. Et riktig tilbud bør referere til eller inkludere stillingsbeskrivelsen, startdatoen, lønnssatsen, fordelene og deres ansettelsesstatus. Inkluder hvis en ansatt anses som "på vilje" hvis disse lovene gjelder i din stat.
Det er ikke nødvendig å oppgi alle de ansattes fordeler, snarere referere til håndboken for arbeidstakeren (og sørg for at de signerer en egen bekreftelse som de har mottatt og lest den). Vanligvis har de fleste småbedriftseiere "vilje" ansatte og har ikke en garantert ansettelsesperiode.
Krev at arbeidstaker skal signere tilbudsbrevet positivt godta vilkårene i brevet. Til slutt, hvis du er usikker på alt du vil inkludere i tilbudsbrevet, ta kontakt med en lokal advokat som har erfaring med arbeidsforhold.
Kultur
Ofte oversett av småbedriftseiere er om en kandidat passer med bedriftens kultur.
Jeg har sett mange ansatte som matchet alle nødvendige ferdigheter og erfaring på et scorecard som ikke fungerte fordi de ikke kunne jobbe med det eksisterende teamet. Et av de beste verktøyene jeg har funnet er Kolbe-indeksen. Dette måler en persons Conative Thinking (dvs. tarmreaksjonen).
Personlig har jeg funnet det uvurderlig for å avgjøre om noen er egnet for en stilling, og for å hjelpe alle å kommunisere og samarbeide bedre. Ta evalueringen selv, og se om den ikke avslører noe interessant.
Ny leierapportering
Alle arbeidsgivere må rapportere nye leieavtaler til staten senest 20 dager etter å ansette en ansatt.
Valgfri rapportering inkluderer sosial sikkerhet nummer validering med Social Security Administration. Vanligvis, hvis SSA ikke stemmer overens med personnummeret til navnet, vil de sende deg et brev som ber deg om å bekrefte. Det er ingen straff for arbeidsgiveren for dette. Det er bare et problem.
Et annet valgfritt program er å verifisere informasjonen samlet på skjema I-9 elektronisk med amerikanske kunder og innvandring. Dette programmet, kalt e-Verify, er frivillig fra og med 2015.
Ansette foto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
