Å holde seg organisert er grunnleggende for å sikre at kontoret går jevnt. Som en utøvende assistent søker du ofte å holde kontoret effektivt, og hvis du ikke er klar, kan ting bli hektisk. Du blir bedt om å utføre oppgaver daglig, ukentlig og månedlig. Uten organisasjon er det lett å bli forvirret og glemme viktige tidsfrister.
Å gjøre område
Oppgi en del av skrivebordet ditt som "to-do" -området i stedet for å ha klebrig notater og papir overalt. Legg elementer i en boks eller mappe på skrivebordet ditt og sjekk det jevnlig i løpet av dagen. Når oppgaver er fullført, fjern elementene fra skrivebordet til en "ferdig mappe" eller til en boks for arkivering. I starten av hver dag, lage en komplett liste over oppgaver for dagen og sett den i mappen "å gjøre". Skrap av oppgavene etter hvert som de er ferdigstilt. Legg til oppgaver når de kommer til deg og på slutten av dagen sørg for at alt er ferdig.
$config[code] not foundSett dager
Oppgi dager for ukentlige oppgaver. "Du kan ordne din uke slik at du i hvert fall vet hva du skal gjøre," sier Victoria Moran fra OfficePRO Magazine. For eksempel, velg onsdag som tøyledag, og hold papirer som trenger shredding i en boks til det er på tide. Eller telle småpenger på fredager. Dette kan også fungere med daglige aktiviteter. Moran foreslår at du returnerer stemme og e-post til bestemte tider per dag. (REF1) På den måten må du ikke stoppe det du gjør ofte i løpet av dagen.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingFargekoding
Bruke fargekoding kan hjelpe deg med å organisere hva som må gjøres og når. "Tenk alltid på hvilke oppgaver du utfører og hvor ofte du utfører dem," sier Judith Allen fra Admin Secrets. (REF2) Kode ukentlig oppgave en farge som rød; gi daglige oppgaver blå, månedlige oppgaver gul og så videre. Plasser oppgaver i kodemapper, ta kalenderen din og merk hva som må gjøres med et farget torg bak det. På elektroniske kalendere skriver du inn ordene i oppgavefarene hvis du ikke kan lage en boks.
Del ansvar
Deling ansvar er en viktig del i å holde orden. Det kan virke vanskelig siden du er den personen som de fleste oppgavene er delegert til, men det kan gjøres. Noen ganger beror aktualiteten av oppgaven på handlingene til dine veiledere og medarbeidere. Hvis du er ansvarlig for å balansere boken, gi medarbeiderne en frist for å slå i stubben sine. Også få dem til å skrive ut hver sjekk at de tar fra boken. Hvis du sjefen går på tur, må han skrive ned eller gi en sjekkliste over hva som må gjøres. Gi deretter en kopi av listen for å sikre at du er begge på samme side. Gi også medarbeiderne spesielle mapper for å slå inn alle småkvitterte kvitteringer i en mappe. På den måten trenger du ikke å jakte på noen når det er på tide å forene skuffen.
