Å komponere en profesjonell epost kan være vanskelig noen ganger. Men å komponere en tøff e-post kan være vanskeligere. Likevel kan du finne deg selv i den vanskelige posisjonen der du må sende en fast e-post til en ansatt eller kollega.
Trikset er å finne den rette balansen i tonen som kommer over som både solid og rettferdig. Og for å hjelpe bedrifter med det, har Small Business Association National Federation of Independent Business (NFIB) delt noen nyttige tips.
$config[code] not foundTips for å skrive en rettferdig, men fast e-post
Begynn med noe vennlig
Hopping rett inn i problemet gjør kommunikasjonen ubehagelig for den personen som mottar den. Det skaper også et inntrykk av at du ikke er villig til å løse problemet. Derfor er det en god ide å starte e-posten din med en vennlig hilsen for å vise deg omsorg.
Takk dem for deres arbeid
Fortsett med den vennlige tonen du har etablert i kommunikasjonen din, viser at du setter pris på det arbeidet som gjøres. Det gjør mottakerne føler seg verdsatt og oppfordrer dem til å jobbe hardere.
Finn noe positivt
Tenk på noe virkelig positivt den personen som mottar posten din har gjort på jobb. Dette vil hjelpe deg med å skape grunnlaget for noen konstruktiv kritikk.
Ikke kast ut bred kritikk
Formålet med din kritikk bør være å finne en løsning på problemet og motivere mottakeren. Det er derfor viktig at du tenker på enkelte spesifikke forbedringsområder som er relevante for mottakeren.
Gjør deg tilgjengelig
Du vil ikke at mottakeren skal tro at du bare legger skylden og vasker hendene på situasjonen. Det er derfor du bør avslutte e-posten din med en åpen invitasjon til å delta i en dialog. La mottakerne vite at de kan nå deg med sine spørsmål, og du er tilgjengelig for en diskusjon.
For flere tips, sjekk ut infographic nedenfor:
Bilder: NFIB
1
