Arkiveringssystemer etablerer kontorprosedyrer som organiserer informasjon i henhold til konsekvente regler som gjør det enkelt å finne informasjon. Arkiveringssystemer organiserer dokumenter som andre personer og organisasjoner sender til firmaet, registrerer selskapets interne aktiviteter og registrerer opplysninger som selskapet sender til andre selskaper og enkeltpersoner.
Innboks og Utboks
Utkassen inneholder utgående dokumenter før de distribueres. Utgående dokumenter inkluderer utgående e-post, fakser eller dokumenter for å skanne og sende inn e-post til enheter utenfor organisasjonen. Innboksen inneholder innkommende dokumenter før de blir arkivert eller distribuert internt. Disse dokumentene inkluderer notater; dokumenter som beskriver et nytt prosjekt, initiativ eller klient; og dokumenter som kommer i posten. Noen innboksene har to seksjoner. Én seksjon inneholder dokumenter som har eksisterende filer, og en annen seksjon inneholder dokumenter som trenger en ny fil.
$config[code] not foundFiler og kategorier
Filer er mapper som inneholder informasjon som tilhører sammen etter navn, dato, emne, plassering, prosjekt eller annen data. Flere filer er gruppert etter kategorier. Ofte er disse kategoriene tildelt en farge og fargekodede mapper eller klistremerker brukes for enkel referanse til disse kategoriene. Arkiveringssystemer etablerer den logiske plasseringen av individuelle filer innenfor en kategori. For eksempel kan et lege kontor ha fargekodede kategorier som tilsvarer hver bokstav i alfabetet for pasientens etternavn. Andre arkiveringssystemer ordner filer etter emne, numeriske, geografiske og kronologiske kategorier og stillinger.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingKorrespondanse
Innkommende post lagres i filer som vedrører informasjonen på dokumentene. Bedrifter legger kopier av svar på innkommende post i samme fil som de originale innkommende dokumentene. Noen selskaper stempler fotokopier av fullførte svar for å skille dem fra svar som ennå ikke er levert. På samme måte lagres fotokopier av utgående dokumenter i filer som vedrører informasjon om dokumentene, og lagres i samme fil som enhver respons som selskapet mottar til disse dokumentene.
Intern distribusjon
Innboksen inneholder dokumenter som distribueres i en organisasjon, inkludert e-post for individuelle ansatte, notater og andre fysiske dokumenter som de enkelte ansatte mottar. Interne innboksdokumenter distribueres til ansatte ved å plassere dokumentene i drop-bokser for ansatte, og noen ganger ved å skanne eller fakse dokumentet til eksterne ansatte.
Arkiveringsnøkkel
Hvis det ikke finnes en eksisterende fil som logisk tilsvarer et nytt dokument, opprettes en ny fil for å lagre den. På samme måte opprettes en ny kategori for et nytt dokument hvis det ikke finnes noen eksisterende kategori som passer med dokumentet. Filnøkler gir en indeks for et arkiveringssystem. Filnøkler lister og kodifiserer alle kategoriene i et arkiveringssystem, og angi hvordan informasjon er organisert i hver kategori. Hver gang en ny kategori opprettes, blir filnøkkelen oppdatert og distribuert til resten av personalet eller vist på et sentralt referansepunkt.
