Redaktørens kommentar: Vi er veldig glade for å få deg denne gjestekolonnen fra gjesteskriver Dan Hoffman. Jeg hadde gleden tidligere i år med å hoste Dan Hoffman på mitt radioprogram, og showet fikk mye interesse. Dan forklarer fordelene med VoIP og når det gir mening for bedriften din.
$config[code] not foundAv Dan Hoffman
VoIP, kort for Voice over Internet Protocol, er en teknologi som oversetter tale til små datapakker, sender disse pakkene over bredbåndsdatatilkoblinger i stedet for tradisjonelle telefonlinjer, og oversetter dem tilbake til stemmen når de når deres destinasjon. Radicati-konsernet forutslo nylig at 74 prosent av alle bedriftens telefonlinjer vil bruke VoIP i de neste tre årene. For bedriftseiere som tar spranget til VoIP fra tradisjonelle telefonsystemtjenester, gir muligheten til å sende taletrafikk over datanettverk til store fordeler.
Hva er så bra om VoIP?
Mange bedriftseiere likestiller VoIP med kostnadsbesparelser, hovedsakelig på grunn av utbredte reklamekampanjer som bruker forbrukerens VoIP-tilbud. Men billigere samtaler er bare en liten del av historien for bedriftsmarkedet, noe som krever ganske forskjellige telefonsystemegenskaper. For bedriftsmarkedet kan forhåndsinvesteringer av utstyr og pågående tekniske ressurser som kreves for å kunne installere og administrere et IP-basert telefonsystem, være vesentlige og kostbare, avhengig av distribusjonen. Fullstendig forståelse av VoIP-effekten utover månedlige avstandsbesparelser krever en omfattende vurdering av fordelene, kostnadene og valgene knyttet til VoIP.
I tillegg til investeringen i forkant, er mange små og mellomstore bedrifter motvillige til å distribuere VoIP-telefonsystemer fordi de har begrensede interne tekniske ressurser og kompetanse, og mangler tilgang til de omfattende IT-stabene som nyter store bedrifter. I tillegg kan små og mellomstore bedrifter ofte ikke risikere påliteligheten og kvalitetsproblemene som plager forbrukerens VoIP-telefontjeneste levert over det offentlige Internett.
Likevel er mange selskaper enige om at VoIP-fordelene vesentlig oppveier kostnadene. Med VoIP kan du enkelt omkonfigurere telefonsystemet på en datamaskin uten å få en eksternt tekniker til å manuelt omprogrammere telefonsystemet og imøtekomme ansattes bevegelser, legger til eller endres. Å legge til nye ansatte og flytte arbeidsstasjoner blir en enkel, kostnadseffektiv prosess, og skaper en skummel, mer strømlinjeformet organisasjon.
Fjernarbeidere, telekomere og reiseledere setter også pris på VoIPs eksterne bruksmuligheter. Uansett om de er hjemme eller i en flyplass, kan arbeidstakere fra stedet bruke virtuelle utvidelser for å koble til kontortelefonsystemet fra en ekstern plassering med bredbåndstilgang. Fjern- og reisearbeidere kan også bruke en IP-aktivert telefon eller en myktelefon (spesialprogramvare installert på en bærbar PC eller PC for at den skal fungere som en telefon) for å ringe og motta samtaler som om de jobbet på kontoret sitt.
"På samme måte som en PC, kan jeg koble til og spille telefoner både i og utenfor kontoret og utføre trekk, legger til og endres uten forsendelser som kreves," sier Jeff Edelstein, visepresident for informasjonsteknologi ved Lazare Kaplan, en fremste diamant kutting selskap. Edelstein byttet til et IP-basert telefonsystem da firmaet flyttet sitt hovedkvarter i New York City.
VoIP tillater også sømløs tilkobling mellom et selskaps flere kontorer gjennom en enkelt resepsjonist, auto-assistent og telefonsvarer. Bedrifter med flere kontorer kan også bruke internt firesifret samtale mellom steder. For eksempel har Lazare Kaplan kontorer rundt om i verden - på steder som Israel, Japan, Belgia og Afrika - og ved hjelp av et VoIP-telefonsystem, unngår ansatte dyre internasjonale kostnader. Disse funksjonene bidrar til at selskapene får en sammenhengende tilstedeværelse til både eksterne og interne bestanddeler.
Ekstra fordeler med IP-telefonsystemer er konsolidert tale- og datanettverk. Mens analoge telefonsystemer krever separat tale- og datainfrastruktur, tillater VoIP et enkelt konvergert nettverk for å kjøre begge typer applikasjoner som senker båndbreddekostnadene for organisasjoner.
Hva er mine VoIP-alternativer?
VoIP kommer i hovedsak i to smaker: lokalbasert og outsourcet. Som et tradisjonelt PBX- eller nøkkelsystem ligger et lokalsbasert IP-telefonsystem på kundens nettsted. I dette oppsettet er kundene vanligvis ansvarlige for innkjøp, installasjon og vedlikehold av alt nødvendig utstyr og forhandling av lokale, langdistanse-, konferanse- og Internett-tjenestekontrakter fra flere tjenesteleverandører.
I motsetning til at en outsourcet modell har klienten ingen fysisk maskinvare på stedet annet enn håndsettene på hvert skrivebord og en administrert ruteren. En enkeltleverandør gir service via en deltaker, vert PBX over private IP-tilkoblinger, som vanligvis er T-1 eller DSL-linjer. Utbudte tilbydere tilbyr vanligvis altomfattende tjenester for en flat månedlig avgift, som gir ringetone, lokal, langdistanse og internasjonal tjeneste, konferanser, vedlikehold og support og internettilgang.
Outsourced IP-telefonsystemløsninger blir stadig mer populært blant små bedrifter, særlig de som mangler internt ansatte og interne ressurser som trengs for å operere et så komplekst system alene. Den forventede etterspørselen etter outsourcede VoIP-telefonsystemer er så sterk at rådgivningsfirmaet InfoTech Research Group, som konsentrerer seg om IT-behovene til mellomstore organisasjoner, anslår at 48 prosent av små og mellomstore bedrifter vil bruke en vertskapsløsning innen 2010 Fordi en tredjepart leverer installasjon, oppgraderinger, vedlikehold og støtte, er verdifulle internt ansatte fri til å fokusere på viktige strategiske forhold - som å øke virksomheten.
Bedrifter som vurderer outsourcede VoIP-løsninger, kan også fungere sammen med IT-konsulenter eller systemintegratorer som forstår deres nettverk og datafunksjoner. I disse tilfellene er det viktig at konsulenten eller integratoren jobber tett med VoIP-tjenesteleverandøren, slik at eventuelle problemer som oppstår under integrasjon håndteres raskt. "Vi anbefaler M5s Outsourced IP Phone System til mange av våre kunder som er på utkikk etter et nytt telefonsystem," sier Jayesh Punater, president, grunnlegger og administrerende direktør i Gravitas Technology, et IT-tjenesterfirma som spesialiserer seg på hedgefond og private equity-markeder. "Outsourcing informasjonsteknologi og kommunikasjon gjør det mulig for bedrifter å fokusere på å øke sine virksomheter og møte kundenes behov i stedet for å bruke verdifulle dollar som opprettholder telefonsystemutstyr." Er du klar for VoIP?
VoIP-telefonsystemer gir økt fleksibilitet og produktivitetsforbedrende muligheter som tidligere kun oppnås av Fortune 500-selskaper. Nå tilgjengelig for et bredere publikum, teknologien kan gjøre små og mellomstore bedrifter like pålitelige, tilgjengelige og serviceorienterte som deres større bedriftens kolleger. Hvis det fremdeles er uklart om bedriften din er klar for VoIP, kan du svare på følgende spørsmål: Når du er klar til å introdusere firmaet ditt til VoIP, må du sørge for at du jobber med en kompetent, pålitelig tjenesteleverandør du stoler på. Møt alle sentrale aktører i organisasjonen og snakk med eksisterende kunder med krav som ligner på deg. Og hvis du ikke har de interne ressursene, bør du konsultere en kvalifisert tredjepart for å evaluere teknologien før du foretar ditt valg. Om forfatteren: Dan Hoffman er konsernsjef i Manhattan-baserte M5 Networks (www.m5net.com). Selskapet tilbyr for tiden sitt Outsourced IP Phone System til over 450 små og mellomstore bedrifter i New York hovedstadsområdet. Dan kan nås på email protected
