Minneverdige hendelser skjer ikke bare. Organiserer og holder en hendelse tar planlegging. Uansett om det er en konferanse, et seminar eller en kundetilfredshetsdag, og om du har tre uker til å planlegge eller et helt år, er arrangementets suksess i detaljene. Vi har samlet 42 småbegivenheter for planlegging av arrangementer fra eksperter, inkludert noen av arrangørene av den årlige Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundSmall Business Event Planning: Hva å gjøre først
1. Beslut på målgruppen før noe annet. Det første trinnet - før du gjør noe annet - bør være å klart definere hvem målgruppen din er. Fra dette kommer alle de andre avgjørelsene til å falle på plass med hensyn til format, innhold, priser, plassering etc. Denne strukturerte tilnærmingen vil også hjelpe deg med å holde fokus på å oppnå bestemte mål og ikke la omfanget bli for bredt eller vannet ned.
2. Lag en liste over detaljer - alt inkludert belysning og offentlig transport, til innhold og forfriskninger. Når du bestemmer deg for å ha en begivenhet, betyr alt. Fra programinnhold og belysning til transport og parkering - alt teller. Og publikum vil tildele alt til deg og … ditt merke. Å lage en liste vil sikre at du ikke overser ting.
3. Har en klar forretningsformål for å holde arrangementet. Før du kan begynne å planlegge en vellykket hendelse, vær klar over hvorfor du gjør det i utgangspunktet, fordi enhver beslutning etter det burde støtte ditt hovedmål. Er det ledende generasjon? Er det å skape bevissthet om ditt firma eller et bestemt produkt? Er er å utvikle kundeloyalitet? Eller vil du bare tjene penger (som er greit også)? Og sørg for at laget er klar over formålet, slik at du ikke har "scope creep."
4. Se opp for andre bransjehendelser når du planlegger. Sjekk kalenderen. Sørg for at du ikke planlegger arrangementet ditt på eller for nær ferie eller populære ferietider. Det er like viktig å se etter andre hendelser som målmottakene dine kan komme til.
5. Vær fleksibel med endringer i størrelse, plassering og andre detaljer. Når du kommer inn i arrangementplanleggingsprosessen, kan det hende at hendelsen endres i størrelse, plassering og på mange andre måter enn du opprinnelig hadde tenkt. Dette er naturlig og perfekt, så lenge du ikke mister grunnen til at du gjør alt dette arbeidet i utgangspunktet. Enkel fleksibilitet er nødvendig.
6. Kjenn dine begrensninger. Vi vet alle at målet er å kaste en flott live-begivenhet. For det formål må vi også være klar over hva vi kan eller ikke kan realistisk gjøre - det være seg budsjett … eller tidvis. Hvis du bestemmer deg for å kaste en live-begivenhet på en ukes tid, planlegger du en mer intim affære. Hvis det er en stor begivenhet, må du forberede flere måneder framover. Hvis budsjettet er lite, må du kanskje motveie med kreativitet og mye gjør-det-selv-arbeid.
7. Lag SMART mål. Start alltid med strategi. Akkurat som å bygge en bedrift, starter gode hendelser med en sterk, gjennomtenkt og målbar strategi. Live-arrangementer er en fantastisk måte å dele merkevaren din med, og få kontakt med målmarkedet, få tilbakemelding på produktet ditt (og mer!), Men du må vite hva du prøver å oppnå. Hold deg til SMART mål og skissere hva du sikter på. Sørg derfor for at du fortsetter i tråd med å nå disse målene.
$config[code] not found
Budsjett: Hvordan betale for arrangementet ditt
8. Utvikle en "finansieringsplan" for arrangementet ditt, og estimer tallene. Vet hvordan du skal betale for arrangementet. De fleste arrangementene finansieres av sponsorater, billettsalg, interne markedsføring budsjetter - eller en kombinasjon av alle tre. Når du oppretter budsjettet for arrangementet, må du anslå hvor mye penger du realistisk kan øke fra hvert område. Før du bestiller arenaen din eller signerer noen kontrakter, er det en god idé å begynne å signere sponsorer først, eller selge forhåndsbilletter for å sikre at det er nok interesse i ideen til å finansiere den.
9. Opprett et kostnadsbudsjett - og spar penger gjennom "in-kind" sponsor donasjoner. Hendelser har en tendens til å koste mer enn den gjennomsnittlige småbedriftseieren mener - primært i forhold til lokalet og mat og drikke. Husk å pris ut alle tillatelsene og lisensene du trenger også. (Det er her en eventplanlegger kan hjelpe deg med å unngå hodepine.) Lag en omfattende liste over alle utgifter og fremhev områder hvor du tror at sponsorer kan spille en rolle å tilby noe "i form." Jo mer du jobber med andre merker og partnere for å arrangere hendelsene dine, jo mer kan du lagre.
10. Overvei crowdfunding som et nytt alternativ for å samle inn penger til et arrangement. Hvis dette er første gang du kjører hendelser, bruk crowdfunding plattformer for å lette risikoen. Ved å publisere hendelsene dine på disse plattformene må deltakere løfte om billetter til arrangementet. Hvis minimumskravene til deltakerne ikke er oppfylt, skjer ikke hendelsen.
Markedsføring: Få folk til å delta
11. Du trenger en detaljert markedsplan. Lag en markedsplan for arrangementet. Jo mer organisert du er, desto mer profesjonell blir ditt arrangement.
12. Vær utrettelig i din innsats, eller hendelsen din vil mislykkes. Hvis du ikke vil være på arrangementet ditt alene … så marked, marked, marked, marked … og markedsføre noe mer.
13. Definer gode grunner for at folk skal dukke opp. Hva er tegningen for deltakerne? Du må definere hva du gjør på arrangementet som vil bringe de målmottakene i døren. For et forbrukerprodukt kan det være en fest med underholdning og produktdemoer og freebies. For en forretningsmengde kan det være pedagogisk innhold eller en spennende, kjent eksperthøyttaler. Uansett hva det er, mister du ikke forbindelsen med hvorfor du vil at dette bestemte publikum clamoring å komme inn.
14. Legg ut skriftlig hvorfor målmarkedet skal være til stede - ikke anta at fordelene er åpenbare. Når du markedsfører et arrangement, sørg for å fortelle målmarkedet hva de skal lære, hvem de skal møte og hvorfor de skal være der. Ikke anta at vennene dine vil fortelle sine venner. Hvis du bruker høyttalere, gi dem reklame kopi slik at de kan markedsføre hendelsen til publikum.
15. Lær hvordan du snakker med media. Journalister er veldig opptatt og alltid på fristen … de har ikke tid til å høre salgssted. Gi dem beskjed om at informasjonen finnes og - for fremtidige historier - at du er ekspert på dette feltet. Inkluder denne informasjonen når du kommer ut.
16. Bruk Twitter hashtags. Twitter er kjempefint for å fremme hendelser og for å skape en følelse av Internett-fellesskap rundt et arrangement. Sett opp en unik hashtag tidlig. Søk Twitter først for å være sikker på at den ikke allerede er i bruk. Sett hashtag rett på arrangementets nettside, og hvis du bruker Tweet-knappen for å dele på nettstedet, arbeid hashtag rett inn i premade verbiage. Når folk tweet, fremmer det arrangementet automatisk på Twitter.
$config[code] not found17. Bruk online sosiale pre-events for å fremme hovedarrangementet. Å bygge interesse for arrangementet ditt, prøver å holde en Google Hangout eller en Twitter-chat noen uker før hovedarrangementet. Be noen av høyttalerne dine til å delta i den sosiale nettsamfunnet. Gi en forhåndsvisning av hva som skal komme på hovedarrangementet, ved å diskutere hva høyttalere skal dekke, eller utheve aktivitetene. Det genererer forventning.
18. Kjøp reklame på sosiale medier. Kjøpe annonsering på sosiale nettverk blir ofte overset av små hendelser. Sosialannonseringsplattformer (Facebook, LinkedIn og Twitter fremfor alt) tilbyr dybderettingsalternativer som kan bidra til å nå målgruppen på vår geografiske plassering. Den gode nyheten er at det ikke kreves store budsjetter, og billettsalg kan enkelt måles.
19. Bruk YouTube til å markedsføre hendelsen din. YouTube er den andre søkemotoren over hele verden etter Google. Laster opp videoer fra våre tidligere hendelser eller intervjuer med våre høyttalere / utøvere er en fin måte å overbevise potensielle deltakere på å klikke på kjøp. Video gir signifikante visuelle signaler, og påvirker derfor tungt av vår beslutningsprosess. Med hendelser føler vi alltid risikoen for ikke å vite hva som vil skje, videoen letter denne spenningen.
20. Lag en fantastisk reklamevideo med lav budsjett. En liten kreativitet med noen plakatbrett, et royaltyfri musikklipp og et godt smarttelefonvideokamera vil skape en morsom video for å bidra til å publisere hva som skal komme. Her er et godt eksempel på video, det gjorde det bare på et budsjett, for å fremme en liten forretningshendelse.
21. Få lokale bloggere involvert. Vær smart med bloggere. Det involverer lokale bloggere å delta på arrangementet, og det er vanligvis en god strategi å få publikum før, under og etter arrangementet. Bloggere regner vanligvis med en bred rekkevidde og følger vanligvis ikke tradisjonelle medieregler.
22. Utnytt hendelsesregistreringsplattformene som Meetup. Bruk eksisterende plattformer. Hvis dette er ditt første forsøk på å kjøre en hendelse, og du mangler ferdigheter for å markedsføre den, ta en titt på Meetup.com. Annet enn å tilby en suite for å administrere hendelser på nettet, er Meetup en flott referrer for relevant publikum i ditt område. Den har også registrerings- og RSVP-styringsfunksjoner som er spesielt nyttige hvis du er uerfaren.
23. Bruk elektronisk registrering. Den enklere måten å skremme folk bort er ved å ha analog registrering (faks, bankutkast eller bare ved døren). Tilby onlineregistrering for å sikre så mange deltakere så snart som mulig, som vil bidra til å prognose tall og frigjøre budsjett snart.
24. Få oppført på nettsteder som serverer gruppen din. Når du vet hvem du vil delta, er neste skritt å sette deg foran dem. Det er nettsteder som spesialiserer seg på å notere hendelser nasjonalt (for eksempel Meetup, Lanyrd) og lokalt, så start der og forskning som er mest hensiktsmessige for å bli notert på.
25. Gi lokale partnere insentiver til å fremme deg. Pressemeldinger som sendes til de relevante mediene, vil bidra til å generere nyheter, og du kan se på å få media (online og offline) involvert som partnere. De får eksponering på arrangementet ditt i retur for å publisere det. Hvis de ikke ønsker å bli involvert på det nivået, nærmer de dem med ideen om å kjøre en konkurranse for sine lesere for å vinne billetter.
26. Gjør det enkelt på høyttalerne dine for å publisere til sine etterfølgere. Hvis du har noen eksperter / høyttalere som deltar, oppfordrer dem til å publisere deres deltagelse til sine sosiale medier tilhenger / e-post abonnenter.
27. Gi tidlig fuglinnstiltak. Early Bird Billetter til en billigere pris er en fin måte å få tidlig påmeldinger ved å gi folk et incitament til å handle nå i stedet for å vente og glemme.
Team: Hvem skal hjelpe?
28. Delegat ansvar. Uansett størrelsen på bedriften din, prøv alltid å delegere ansvar. Å ha en person med ansvar for hver eneste detalj, fungerer vanligvis ikke bra. Når det er mulig, la folk ta kontroll over de områdene de mest nyter. For eksempel, la foodie i din bedrift håndtere cateringdetaljer. Jo mer noen har sitt ansvar, jo mer sannsynlig vil de utføre dem med suksess.
29. Oppfølging - og følg opp igjen. Sjekk inn tidlig og ofte. Selv om ingen ønsker å være mikromanaged, må du sørge for at ansatte og leverandører er på vei med sine hendelsesoppgaver. Så lenge folk vet at du forventer oppdateringer fra tid til annen, er de mindre sannsynlig å bli frustrert når du ringer eller emailer for en.
30. Sponsorer er royalty - sørg for at de har det som det. Hvis du har sponsorer - behandle dem som konger. De finansierer arrangementet ditt og gjør det mulig for deg å gjøre det (hvis det er forretningsmodellen din). Vær veldig klar før arrangementet hva de vil få som sponsorer.
31. Alltid undervurdere turnout, for sponsorer. Hvis du tror at du kan få 100 deltakere, baserer du sponsorhøyde på et lavere estimat - spesielt hvis dette er ditt første arrangement. Det er bedre å gi sponsorer en hyggelig overraskelse enn en skuffende.
32. Spør folk hva de synes, og vær klar for tilbakemelding, bra eller dårlig. Be om kritikk. Hvis du har gjort en halv anstendig jobb, får du mye kudos. Si takk, men spør etter KRITIKKEN og vær klar for det.
33. Har et dyktig sosialmediaslag dekke arrangementet ditt. Ikke glem et sosialmedierteam. Selv om det ikke er avgjørende for alle hendelser eller bransjer, fokuserer flere og flere hendelser på å utnytte den virale kraften til publikum. Hvis målgruppen din tweeting, Facebooking og tar bilder på Instagram - Du bør gjøre det samme, og du vil trenge et opplært lag å utføre.
34. Se etter leverandører som betjener din nisje og er villige til å bli involvert. De beste leverandørene du kan jobbe med, er de som er kjent med småbedrifter. Se etter leverandører som ofte jobber med små bedrifter eller som vil bli involvert på et større nivå enn deres rolle.
Hendelsesdag: Trekk den av
35. Sett forventningene forsiktig - så lever. Sørg for at publikum har en stor (ikke god) opplevelse; og at du gir dem hva de forventet av å delta.
36. Holdningen er smittsom. Dine gjester vil i stor grad spille av din holdning og dynamikk under hendelsen. Leder etter eksempel og ha det bra.
37. La folkemengden være ditt barometer. Les publikum under arrangementet. Spør folk hvordan de gjør det. Hvis ting går bra, og hvis de ikke er det, vet du.
38. Spør alltid deg selv: Hvordan er dette relevant for deltakerne? Pass på at du tilbyr innhold som er relevant for over 80% av publikum. Publikum må gå vekk med konkret taktikk for å forbedre sin virksomhet og karriere … og de må føle høyttalerens energi. Å snakke om virksomheten din og hva du gjør - uten å tilby publikum hva de trenger - er sløsing med tid og penger for alle.
39. Som seremoniemester eller en høyttaler - praksis. Du kjenner din virksomhet, men ikke anta at du vet hvordan du skal sette på en presentasjon. Øv på å gi presentasjonen din, svare på spørsmål og håndtere vanskelige og konfronterende medlemmer av publikum. Jo mer forberedt du er, desto bedre.
$config[code] not found40. Se ditt beste. Se delen … være komfortabel, men mote fremover. Selv om du er en regnskapsfører eller advokat, velg din mest karakteristiske drakt eller slips. Folk husker hvor behagelig du er i din egen hud.
Beredskapsplan: Hva å gjøre når ting går galt
41. Forestill hendelsen, trinnvis, og lag en liste med to kolonner: hva kan gå galt i en kolonne og din beredskapsplan i den andre. Vær forberedt på det uventede. Kanskje ikke lydanlegget. Kanskje din keynote-presentator bails. Kan du takle og fortsette?
42. Vær klar til å låne ut en hånd for å fylle hull. Selv om du planlegger fremover, er det en god formel for suksess, det er aldri nok. Noe uventet kommer alltid opp. Det lønner seg derfor å legge inn litt ekstra albuefett for utmattende forhold. Dette gjelder catering arrangementer, trykk krav, gjesteinnkvartering, værmeldinger, underholdning og mer.
En stor takk til eksperterne som bidrar til de ovennevnte småbedriftshendelseplanleggingstipsene:
- Matt Telfer, markedsføringsleder for hjerte Internett og blogger hos Marketing Nerd Tips 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, administrerende direktør, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Event Planner og Eier, L2 Event Production Tips 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet Marketing og Affiliate Program Manager, Dag 2 Dag Utskrift Tips 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, administrerende direktør, Chief Event Specialist, Liz King Events Tips 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, hendelse industrihøyttaler og redaktør av Event Manager Blog Tips 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, teknologisk evangelist og redaktør for Small Biz Technology Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, grunnlegger og administrerende direktør for småbedrifter Tips 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Budsjett, Tomt, Bankett, Team, Flau
109 Kommentarer ▼
