Å nekte en ansattes forespørsel om overføring, lønnsøkning eller bare fridag av personlige eller medisinske grunner setter sannsynligvis nummer 2 - like etter at det er avsluttet møte - som de vanskeligste oppgavene for menneskelige ressurser. Det er spesielt vanskelig hvis arbeidstaker sender en riktig dokumentert og rettidig forespørsel om permisjon, hvis du er sikker på at fridag er nødvendig og vil være til nytte for den ansatte. Skrive et brev for å nekte en ansattes forespørsel, er imidlertid nødvendig for konsistent anvendelse av arbeidsplasspolitikk, rettferdig ansettelsespraksis og, i noen tilfeller, kreves av føderale eller statlige regler.
$config[code] not foundBekreftelse
La medarbeideren vite at du har mottatt sin forespørsel, og hvis timing er et problem, ta med datoen da du mottok forespørselen. Timing kan være et problem når arbeidstaker ikke klarte å sende en rettidig forespørsel eller ikke fulgte prosedyren for å be om permisjon. I brevet omstiller du grunnlaget for arbeidstakerens forespørsel, for eksempel "Din forespørsel om seks ukers permisjonstid i henhold til lov om familie og medisinsk permisjon ble mottatt 1. august 2013."
Bedrifts-policy
Hvis du må nekte ansattes forespørsel om permisjon basert på selskapspolitikk, oppgi politikken og hvor du finner den i arbeidstakerhåndboken. Ta også med den relevante delen av selskapspolitikken som støtter å nekte ansattes forespørsel. Du kan skrive, "Ifølge ABC Enterprises policy på forespørsler om personlig permisjon, er ansatte pålagt å sende inn en skriftlig erklæring for å be om tidsavbrudd minst 30 dager før den personlige permisjonen begynner. Denne policyen gjelder for ikke-FMLA personlige permitteringsforespørsler. Vennligst se side 30 i ABCs håndbok for en fullstendig forklaring på prosessen. "
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingArbeidsgiverforskriften
Kontroller dine føderale eller statlige forskrifter angående mandatlig permisjon. FMLA-forskriftene krever at arbeidsgivere følger visse regler for å gi skriftlig varsel til ansatte som ber om permisjon. Noen statlige lover om foreldrepermisjon krever også at du følger visse protokoller for å varsle ansatt om permisjon for permisjon. For eksempel, hvis du er i California, kan firmaet ha statliggjorte arbeidsoppslagspligter i henhold til California Family Rights Act eller loven om svangerskapskort.
Ansattes kvalifisering
I mange tilfeller kan ansettelsesberettigelse være en faktor for å nekte en forespørsel.Bortsett fra å peke på arbeidsplasspolitikken, hvis det er en regel som bestemmer om en ansatt er kvalifisert for permisjon, sitere det også. FMLA har for eksempel spesifikke retningslinjer for ansettelsesberettigelse - arbeidstaker må ha vært ansatt i minst 12 måneder før begynnelsen av permisjonen, og i løpet av den tiden må det ha minst 1200 timer. I tillegg har FMLA retningslinjer for hvem som kvalifiserer som et familiemedlem, noe som ofte kompliserer vilkårene for permisjon for permisjon. I slike tilfeller henvises arbeidstaker til relevant lov eller forskrift, og hvis det foreligger et faktaark, for eksempel FMLA, må du legge ved en kopi til brevet.
Alternatives
Bevare arbeidsgiver-ansattes forhold er et viktig hensyn i alle personellbeslutninger. Hvis du er i stand til å tilby alternativer, gjør det for å myke blåsingen av et flat-out-avslag. Henvis til en annen selskapspolicy som kan oppfylle ansattes forespørsel eller foreslå at arbeidstakeren bruker på nytt eller endrer hennes forespørsel slik at den oppfyller kravene. For eksempel, hvis arbeidstakerens forespørsel ikke kvalifiserer for FMLA-permisjon, skal du forklare selskapets policy om ikke-FMLA og personlige permisjoner.
Konsultasjon
Du kan også bevare arbeidsforholdet mellom arbeidsgiver og medarbeidere ved å forklare årsakene til avslaget ditt i et privat møte med den ansatte. Om mulig, vurder ditt avslagstavle med ansatt i en ansikt til ansiktskonsultasjon. Å gjøre det kan bidra til å begrunne beslutningen og imponere på den ansatte at hvis du kunne godkjenne permisjonen, ville du. Det gjør også en verden av forskjell for å hjelpe medarbeideren til å forstå selskapets posisjon, og det forhindrer medarbeidernes oppfatning at HR-avgjørelser er upersonlige.
