Effektive møter legger til reell verdi for bedrifter. De produserer ideer, gir retning, styrker obligasjoner og fornyer kraft. Samtidig kan bedrifter ikke bruke uendelige ressurser. Nøkkelen er å sørge for at viktige personer inviteres - på riktig tidspunkt og i riktig plass. Direkte vekselvirkning mot en felles hensikt og slutt med en klar handlingsplan.
Klart formål
Alle effektive møter har et klart formål. Dette oversetter til en agenda. Hvis du prøver å dekke for mange elementer på en gang, møtes møtet ditt. Hvis det er for få emner på bordet, så er e-post, person-til-person-diskusjoner eller andre former for kommunikasjon mer praktisk. Din agenda skal skissere bestemte elementer som skal diskuteres i riktig rekkefølge. Å skrive ting på forhånd bidrar til å klargjøre møtets fokus. Det sikrer også at deltakerne har "buy-in", kommer med verdifulle ideer og holder seg på sporet når diskusjonen utfolder seg.
$config[code] not foundGodt organisert
Logistikk er viktig for et effektivt møte. Et aspekt er å invitere den riktige gruppen av mennesker som utfører oppgavene som skal diskuteres, ta beslutninger om det arbeidet eller på annen måte styre innflytelse. Velg en tid som ikke bare er gratis for alle deltakere, men konkurrerer ikke med andre arbeidsprioriteter eller energinivåer. Møtelengden din er også viktig.I de fleste tilfeller er to timer et sunt maksimum. Det bidrar også til å estimere tider for hver dagsorden - og respekteringsgrenser. Din plassering skal gjøre at folk føler seg komfortable og praktiske. I noen tilfeller vil dette bety et privat sted, konferansesamtale eller møte offsite.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingDynamiske utvekslinger
Effektive møter krever effektiv kommunikasjon. Det bidrar til å etablere grunnregler som "En del av vårt mål er å utvikle et budsjett for neste regnskapsår som øker vår nettoinntekt med 15 prosent. Hvis du foreslår nye utgiftskategorier for avdelingen, være forberedt på å gjøre reduksjoner på andre områder - eller lag et godt argument om hvordan de ekstra kostnadene vil øke inntektene. "Måter å skape synergi inkluderer å ta en" problemundersøkelse "der deltakerne kan ringe områder av bekymring eller brainstorming for kollektivt å generere ideer. En moderator er ditt hemmelige våpen for å oppmuntre gruppedialogen og bygge videre på hver persons interesser, mens du holder det samlede møtet på sporet.
Meningsfulle resultater
Ved slutten av møtet bør det være klare og gjennomførbare resultater. En måte å oppmuntre til dette er å liste "neste trinn" som det siste emnet på agendaen din. Tilordne 10 til 15 minutter for å knytte alle løse ender. Oppsummer de problemene deltakerne har løst. Oppgi alle elementene som ikke ble løst - og velg hvem som er ansvarlig for å adressere dem, når. Å gjøre det offentlig, og ikke frakoblet, styrker ansvarligheten. I tillegg planlegger å distribuere minutter eller et generelt sammendrag av diskusjonen og utfallene. I noen tilfeller inkluderer neste trinn planlegging av et annet møte. Sjekk inn med kolleger som er ansvarlige for oppfølgingsoppgaver før neste møte finner sted for å sikre fortsatt fremgang.
