Referatet fra møtet i en forening eller organisasjon er den offisielle rekordlisten til konsernets styre, men de er ikke ment å være et all-inclusive-transkripsjon. For mye detalj kan presentere et forvirrende bilde av hva et møte oppnådd og inviterer feilfortolkning. Nøkkelen til å skrive passende møte minutter er å være konsistent og nøyaktig, og følge standard praksis.
$config[code] not foundStart protokollen med organisasjonens navn og registrer møtes dato og sted. Protokollen bør notere alle styremedlemmer i møte, tilstedeværelse av et quorum og tidspunktet møtet ble kalt til ordre. Sekretæren bør også registrere tidspunktet da styremedlemmer ankommer sent eller forlater tidlig for å få en klar oversikt over hvem som var til stede når det ble tatt stemmer.
Følg agendaen for å sjekke ut elementer som kommer opp først, for eksempel korrigeringer og tillegg til forrige møtes minutter, aksept av en kassererrapport eller presentasjon av utvalgsrapporter som ikke krever ytterligere tiltak. For skriftlige rapporter, for eksempel en oppdatering fra kasserer, legger du bare vedlegg til protokollen. For muntlige rapporter, oppsummer kort.
Noter essensen av hvilken handling et styre tar, men ikke en pågående dialog mellom diskusjonen mellom styremedlemmer. Når en bevegelse er laget, registrer hvem som gjorde bevegelsen og hvem utstod, og stemmeens utfall. Legg merke til andre tiltak på møtet som ikke er avstemt, for eksempel styrets president tildele oppgaver for en kommende forening, styremedlemmer frivillig til medlemskap i komiteen og diskusjoner om fremtidige aktiviteter. Protokollen bør inneholde en kortfattet oppsummering av enhver annen diskusjon.
Oppsummer saker som er reist under dagsordenen for "New Business." Mens den nye virksomheten kan være noe, bør protokollene i hovedsak reflektere emnet som er reist, hvem som reiste det, og ethvert direktiv fra presidenten eller styret for å løse problemet eller "se i det."
Avslutt protokollen med dato, tidspunkt og sted for neste møte. Legg inn protokollene som instruert av styreformann eller president, for eksempel på nettet eller i et angitt filskap.
