Når en klient går inn på et kontor, er resepsjonisten den første personen han møter. Resepsjonistene er koblingen mellom det offentlige og de selskapene de jobber for, og av den grunn bør de være kunnskapsrike om alle kontorpolitikker og prosedyrer. De kan ikke svare på alle spørsmålene en klient har, men de skal alltid kunne lede klienten til noen som kan.
Greet Visitors
Den primære plikten til en resepsjonist er å hilse på besøkende og lede dem til de aktuelle kontorene eller administratorer. Resepsjonisten er det offentlige ansiktet til et selskap, og bør være vennlig, hjelpsom og kunnskapsrik om alle kontorprosedyrer og retningslinjer. Disse kan variere fra kontor til kontor. For eksempel vil en medisinsk resepsjonist trenge å vite hvordan man får forsikringsinformasjon fra hver pasient og hvordan man samler inn lønn ved behov. Selv om de ikke trenger å svare på medisinske spørsmål, bør de vite hvem som skal lede pasienter til hvis de har et problem. En resepsjonist i et advokatkontor bør ikke tilby juridisk rådgivning, men hun må vite hvem på kontoret deres har kompetanse til å jobbe med en klient og umiddelbart henvise ham til den personen.
$config[code] not foundForfølge kontorretningslinjer
I noen tilfeller er resepsjonister ansvarlige for å håndheve kontorets retningslinjer og prosedyrer. Spesifikke kontorpolitikk vil variere fra kontor til kontor, men de er vanligvis utformet for å beskytte sikkerheten og trivsel for de ansatte og kundene på kontoret. Kontorpolitikk kan omfatte forbud mot røyking, alkoholholdige drikkevarer og engasjement i seksuell eller verbal trakassering på kontoret eller mottaket. Mange kontorer har også en grunnleggende kleskode, og krever at alle går inn på kontoret for å ha på seg sko og passende klær. Andre grunnleggende kontorpolitikker dekker driftstimer, fakturering og hvordan å informere kundene om eventuelle endringer i tjenester eller avgifter. Som alle ansatte, bør resepsjonisten være oppmerksom på kontorpolitikk og ha en arbeidstakerhåndbok tilgjengelig til enhver tid.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingPersonvern og konfidensialitetsproblemer
I mange kontorer er resepsjonister ansvarlige for å legge inn store mengder informasjon. Disse kan inkludere kunders ansettelsesopplysninger, juridiske eller medisinske historier, adresse og kontaktinformasjon, eller finansiell informasjon. Selv om en resepsjonists arbeidsgiver kan ha full tilgang til denne informasjonen, bør resepsjonisten ikke dele den med noen utenfor kontoret eller med uautorisert personell på kontoret eller arbeidsplassen. Kontorpolitikk gir strenge regler for kunders rett til personvern og inneholder ofte straffer for utgivelse av uautorisert informasjon. Fordi resepsjonister er betrodd en svært personlig informasjon, må de være oppmerksomme på disse retningslinjene og holde seg til dem til enhver tid. Resepsjonistene bør også kunne informere kundene om deres personvernrettigheter, og svare på eventuelle spørsmål de måtte ha angående disse problemene.
