For småbedriftseiere er det å skape en sosial mediepolitikk en effektiv måte å hjelpe medarbeiderne til å samhandle med kunder, avklare markedsføringsmeldingene dine og beskytte din troverdighet online. La oss se på hvordan du oppretter en sosial mediepolitikk.
Hva er en sosial mediepolitikk?
Her er en definisjon:
"En sosial mediepolitikk er et sett med retningslinjer som beskriver hvordan ansatte skal samhandle med kunder online."
Generelt gir de fleste retningslinjer retningslinjer for:
- Bedriftsblogger
Husk at du ikke trenger å opprette individuelle retningslinjer for hver nettside for sosiale medier. I stedet kan du opprette et masterpolitisk dokument og utvikle korte kapitler for hvert bestemt nettsted. Dette gjør det enklere å administrere dokumentet og holde endringer under kontroll.
Ansattehåndbøker og sosial mediepolitikk
Fra en vinkel kan du utvikle din sosiale mediepolitikk som en del av arbeidstakerhåndboken din. Dette betyr at når noen blir med i selskapet, er retningslinjene for interaksjon på nettet dekket under dette kapittelet i håndboken.
Eller, kan du opprette et frittstående dokument og om nødvendig se arbeidstakerhåndboken. Dette reduserer ordtellingen som for eksempel du kan referere til juridisk informasjon og HR-retningslinjer i dette dokumentet.
Starter
Som mange ting er det vanskeligste å ta det første trinnet med å utvikle en sosial mediepolitikk. Så hvor begynner du? En tilnærming er å se på selskaper i din sektor, undersøke deres politikk (mange er offentlige), og bruk disse som byggesteiner for dokumentene dine.
Når du vurderer retningslinjene, bør du vurdere følgende:
- Tone - Er politikken formell eller bruker den en mer avslappet samtaleform? Hvilke tror du fungerer best? Noen dokumenter bruker setninger som "Brukeren skal …" som høres litt hard ut. Prøv å adoptere en tone som er profesjonell, nyttig og respektfull.
- Lengde - Noen retningslinjer er svært korte, mens andre er tette og leser som juridiske dokumenter. Igjen, se hvilke som fungerer best for deg. Det er ikke riktig eller galt.
- Nivå av informasjon - Noen retningslinjer gir generelle retningslinjer, mens andre gir mer detaljert informasjon, for eksempel, hvordan du svarer på en negativ kommentar på bedriftens blogg.
- omfang - Dekker retningslinjene individuelt sosiale nettverk, eller tar de en bredere tilnærming? Hvilken tilnærming vil fungere best for din bedrift? Hvilket ville være enklere å administrere?
- bruk - Kan du se dine ansatte ved hjelp av disse dokumentene? Hvis ikke, hvorfor? Se etter eksempler du liker å lese og det du føler vil fungere bra for teamet ditt.
Opprette et utkastdokument
Hvis ideen om å skrive en sosial mediepolitikk fyller deg med frykt, så ta hjerte. Det er ikke så vanskelig, og jeg skal vise deg hvorfor. På samme måte som Roma ikke ble bygget på en dag, vil det ta en stund å lage politiske dokumenter, men du kommer dit. Trikset er å bryte det ned i håndterbare oppgaver - for eksempel en policy per uke.
For eksempel, la oss starte med en policy for Facebook-siden din:
- Hensikt - Beskriv formålet med denne politikken i en setning. Hold det fokusert og fjern eventuell tvetydighet. Skriv i en positiv tone.
- Mål - Gi oversikt over hvordan denne policyen vil hjelpe leserne (dvs. ansatte og Facebook-fans) til å samhandle.
- Politikk - Skriv en kort politikk som beskriver dine forventninger, posisjon og handlinger du kan ta hvis disse retningslinjene brytes.
- Kontakt - Inkluder kontaktinformasjon hvis leseren trenger avklaring.
Hjelp eller hinder?
Hvorfor føler så mange mennesker at sosiale medier politikk er en dårlig ting? Hovedårsaken til at politikkene ikke virker (eller får dårlig rykte) er at de gjør det vanskeligere for ansatte å gjøre sitt arbeid. Kanskje det ikke er helt sant, men for mange ansatte, disse retningslinjene føle som en inntrenging og en regel til å følge. Hvordan kan du komme deg rundt dette?
Jeg tror det er ordet Politikk som opprører folk. Hvis dette er tilfelle, skift tone i dokumentet og referer til dem som retningslinjer, instruksjoner og eksempler for å gi dine ansatte mer tillit når de samhandler på nettet. Deretter, etter at du har opprettet retningslinjene, holder du en uformell workshop og introduserer dokumentet. Husk at de fleste ansatte ønsker å gjøre jobben bra. Men de blir noen ganger frustrert når de må endre måten de utfører sine daglige oppgaver på. Verkstedet bør redusere sin angst og gi dem den retningen de trenger.
Når du starter økten, jobber du gjennom følgende elementer:
- Antagelser - Fjern eventuelle forutsetninger eller misforståelser de måtte ha om retningslinjene.
- eksempler - Gå dem gjennom utvalgspolitikk slik at de forstår hvordan politikken gjelder for deres rolle.
- scenarier - Hold økten praktisk ved å diskutere scenarier der retningslinjene vil hjelpe dem.
Scenariet del av verkstedet er svært viktig. Vis virkelige eksempler på hvor sosiale medier kan forårsake problemer, for eksempel:
- Personalet deler fortrolig informasjon ved et uhell
- Å svare på negative kommentarer og komme inn i flamme kriger
- Leaving kommentarer på konkurrenters nettsteder
Vis så hvordan du kan håndtere disse problemene mer effektivt. Dine ansatte vil se verdien av dokumentene og være mer tilbøyelige til å bruke dem.
publisere
Når du har fullført policydokumenter, send en PDF til alle ansatte. Be dem om å lese det nøye og svare hvis de har lagt merke til hull, feil eller skrivefeil. Deretter legger du inn retningslinjene på nettstedet ditt, bloggen og andre sosiale medier. Husk å legge til en dato, et versionsnummer og en dokumenteier, slik at du kan spore dokumentendringer.
Følge
Utvikling av politikk er en forfinningsprosess. Hvert halvår, gjennomgå dokumentene og oppdater når det er nødvendig. Hvis du for eksempel har lansert et mobilnettsted, kan det hende du vil inkludere retningslinjer for dette i dokumentet. Enda viktigere, se på tilbakemeldingen du får fra teamet ditt, og se hvordan dette kan brukes til å finjustere teksten.
Konklusjon
Å skrive den første sosiale mediepolitikken er enklere enn du tror. Se det som et lite prosjekt som du skal takle i løpet av de neste fire ukene. Lag et team med gode skriveferdigheter og kunnskap om sosiale medier, og jobber deretter med en frist.
Hvis du allerede har skrevet sosiale medier, hva er den vanskeligste delen av prosessen for deg? Når du har opprettet retningslinjer, hvordan implementerer du dem?
Bilde fra Dirk Ercken / Shutterstock
14 kommentarer ▼
