Bedriftsminutter tjener som det offisielle dokumentet til et selskaps møte. Rett holdt minutter gir et objektivt sammendrag av styre- og utvalgsforhandlinger, samtidig som det fremgår som bevis for overholdelse av forskriftsmessige og forpliktende forpliktelser.
Fyll ut grunnleggende detaljer først
Ta opp viktige fakta i første ledd. Merk når og hvor møtet skjedde, og hvor lenge det varet, samt tilstedeværelsen eller fraværet av et quorum. Identifiser alle deltakerne, begynner med styremedlemmer og styremedlemmer. Angi om noen er fraværende. Merk medarbeiderens eller gjestenes navn på en egen linje. Angiv også om hendelsen var et vanlig eller spesielt møte.
$config[code] not foundIdentifiser Nøkkelhandlinger
Tilknytt ett avsnitt for hver bevegelse, fra og med godkjenningen av det siste møtes minutter. Identifiser hvem som gjorde bevegelsen, og utfallet, men ikke bekymre deg om å navngi de som utstod bevegelsen. Hvis avstemningen er et ringsamtal, oppgi hver persons navn. Pass på å registrere bevegelser ord for ord.
Tips
Hvis du ikke er sikker på hvem som gjorde en bevegelse, ikke vær redd for å spørre. Men hvis du ikke forstår et bestemt punkt, merk det på steno-puten din - eller grove notater på din bærbare PC - slik at du kan spørre formannen om det senere.
Oppsummer viktige punkter
Kondense lange diskusjoner. Hvordan styremedlemmer bestemmer et problem, er mer relevant enn metodene de brukte for å få enighet om det. Hvis lovgivningsmessige eller forpliktende forpliktelser krever at du registrerer viss informasjon, må du bare registrere faktorer som påvirket en bestemt avstemning, for eksempel debatt om forslagets fordeler og ulemper.
Tips
Bruk søkeord, hvor det er mulig, for å hjelpe deg med å ta opp notater. Skriv inn søkeord på venstre side av steno-puten din, hvis du bruker en. Lag notater om hvert søkeord på høyre side.
Registrere disipler og avholdelser
Identifiser hendelser som uoverensstemmelser eller nedleggelser når styremedlemmer eller styremedlemmer vil ha disse synspunktene notert for posten, eller prosessreglene krever det. For eksempel kan et medlem kanskje ikke stemme på et problem på grunn av ekte eller oppfattede interessekonflikter. I så fall vil du skrive, "Styremedlem X ble unnskyldt fra å diskutere eller stemme på Motion Y."
Tips
Unngå detaljert notatkonkurranse for executive sesjoner, hvis styret ringer en. Legg merke til deltakerne, samt dato, tid, sted og varighet.
Se gjennom arbeidet ditt
Proofread og korrigere utkast minutter, helst etter møtet, og deretter sende dem til formannen å vurdere. Ikke oppfordrer til større redigering fordi det kan skade arbeidets nøyaktighet. Tegn og dato minutter etter at styret godkjenner dem. Fest dem til alle originale signerte kopier av utvalgsrapporter, korrespondanse og skriftlige rapporter. Skriv inn den offisielle kopien i organisasjonens protokoll.
Tips
Når styremedlemmer og styremedlemmer mottar protokollen, er det ikke nødvendig å inkludere vedleggene. I stedet oppsummerer du dem i minuttene.
Advarsel
Avstå fra å bruke følelsesmessig eller dømmende språk i dine minutter. Oppretthold din holdning som en nøytral observatør.
