En kontorautomatiseringsassistent er tittelen på en felles administrativ støtteposisjon innen USAs regjering. Slike varierte byråer og avdelinger som Institutt for Inrikes, Arbeidsdepartementet, Veterans helseadministrasjon, Innvandring og Tollvesenet og Landbruksdepartementet ansetter folk som kontorautomatiseringsassistenter. Disse føderale medarbeiderne er ansvarlige for en rekke administrative oppgaver som støtter arbeidet i det byrået de er ansatt i.
$config[code] not foundOffice Automation Assistant
Kontorautomatiseringsassistenter lette kontorkommunikasjon og opprettholde et faglig arbeidsmiljø. De kan svare på telefonsamtaler, viderekoble samtaler, ta meldinger, motta besøkende til kontoret og eskorte besøkende mens de er på kontoret. Kontorassistentassistenter kan svare på e-post og brev av generell karakter, oppfylle generelle forespørsler om informasjon, videresende teknisk eller spesialisert korrespondanse til den mest indikerte personen og distribuere utsendt post til kontorspersonalet. I tillegg distribuerer kontorassistentassistenter inter-office-kommunikasjon og vedlikeholder kontoroppslagstavlen.
Informasjon og produksjon
Kontorassistentassistenter er ansvarlige for å produsere og forbedre skriftlige materialer. De kan skrive, formatere og redigere rapporter, brev, skjemaer, memorandum og andre typer dokumenter. De oppbevarer poster og filer, i fysiske eller elektroniske formater, inkludert kontortidark og attendance-poster, og overfører dem som angitt. Kontorautomatiseringsassistenter oppdaterer også manualer og kontorprosedyreinstruksjoner etter behov.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av SaplingPlanlegging og levering
Kontorautomatiseringsassistenter planlegger og avgjør at ansatte skal reise på offisiell virksomhet, så vel som den vanlige driften av kontoret. De kan forberede reiseruter, sørge for transport, gjøre hotellreservasjoner og reisebestillinger, samle reiseautorisasjoner, utarbeide reisekuponger og andre reiserelaterte oppgaver. De kan tilberede trusser og presentasjonsmaterialer til ansatte som forberedelse for deres tur. Kontorautomatiseringsassistenter vurderer også behovet for kontorsrekvisita, tar forespørsler om spesielle gjenstander, følger de etablerte prosedyrene for å skaffe rekvisita og distribuerer forsyningene. Kontorautomatiseringsassistenter følger de etablerte prosedyrene for å ordne reparasjonsteknikker når det er problemer med noe av kontorutstyret.
Klær og administrasjon
Kontorautomatiseringsassistenter oppfyller kontorets kontorbehov. De kan bli bedt om å skrive dokumenter, registrere diktat, ta møte minutter, lage fotokopier, sende fakser, arkivpapir og fyll på kontorrekvisita. (Faktisk er en skrivehastighet på 40 ord i minuttet eller raskere et krav på jobben.) I tillegg må kontorautomatiseringsassistenter utføre oppgaver fra andre kontorpersoner når de er fraværende.
