En generell hovedbok fungerer som et sammendrag av finansiell informasjon om et selskap. Hensikten med en generell hovedbok er å vise nåværende saldo på nøkkelområder. En hovedbok bør ha fire grunnleggende seksjoner: eiendeler, gjeld, inntekter og kostnader. Eiendeler inkluderer forsyninger og kontanter eid av selskapet. Forpliktelser inkluderer utestående gjeld selskapet skylder leverandører eller investorer. Inntekt inkluderer mengden penger opptjent av virksomheten. Utgifter er kostnadene ved å drive forretning, betale leie, ansatte, reklame og relaterte gjenstander.
$config[code] not foundLedger Master File
Sett opp hovedbokens hovedfil. Ledgerbøker har kolonner som løper nedover siden. Øverst på siden merker du en kolonne for hver av de fire grunnleggende delene av hovedboken, eiendeler, gjeld, utgifter og inntekter. Til venstre, avhengig av volumet av transaksjoner som virksomheten gjør, og hvor mye detalj du trenger, merker rader i uken eller i måneden. Denne siden viser balansen i hvert avsnitt i begynnelsen av hver periode.
Identifiser forretningsmessige eiendeler. Bestem verdien av alt virksomheten eier, inkludert kontorutstyr, forsyninger og penger i forretningskontrollkontoer. Legg til den totale verdien av forretningsmessige eiendeler og sett det nummeret i den første raden i aktivitets-kolonnen.
Identifiser forretningsutgifter. Bestem hvor mye penger virksomheten bruker på lønn, leie, reklame og rekvisita. Hvis radene er merket i uken, beregne kostnadene i uken. Hvis rader er merket i måneden, beregne utgifter i måneden. Gjennomsnittlig ut periodiske utgifter, for eksempel forsikring, slik at beløpet ikke blir oversatt av utgifter. Legg til den totale verdien av virksomhetsutgifter og sett den i kostnadskolonnen.
Identifisere gjeld. Beregn verdien av forretningsgjeld til investorer eller andre langsiktige lån, som for en forretningsbilbetaling. Sett dette beløpet i gjeldskolonnen.
Identifiser inntekt. For en ny virksomhet vil denne kolonnen starte tom inntil pengene begynner å komme inn. Etter at virksomheten har en inntekt, går tallet inn i inntektssøylen.
Beregn totalene for hver kolonne basert på perioden du valgte for radene. Plasser den nye summen på rad i hver periode.
Ledger General File
Lag en side for hver av de fire grunnleggende seksjonene. Eiendeler, Gjeld, Utgifter og Inntekt skal hver ha en side. Merk kolonnene over toppen av siden med en beskrivelse av elementet som passer til den kategorien. Eiendeler, for eksempel, kan ha kolonner merket forsyninger, varer, kontanter og kontorutstyr. Gjør den endelige kolonnen til en total kolonne. Merk av radene etter dato. Den første raden skal ha nåværende verdi for hvert kolonneelement.
Opprettholder storboksen. Hver gang verdien av et element endres, skriv det inn i storboken. På dag ett, for eksempel, hvis virksomheten solgte varer verdsatt til $ 100, bør kolonnen for aktiva ha $ 100 subtraheret. Inntekt vil ha $ 100 lagt til.
Overfør informasjon til hovedbokens hovedfil. Ved slutten av hver periode, overfør beløpet i total-kolonnene til hovedfilen. Hvis du holder jevnlig med den generelle filen, gjør det å opprettholde masterfilen et enkelt spørsmål om å overføre totalene.
