Nesten to tredjedeler, eller 64 prosent, av små bedrifter kan ikke spore hvor mye utskriftene deres koster dem, og de kan heller ikke spore deres bruk. Og hvis du ikke klarer å spore disse grunnleggende statistikkene i din bedrift, vet du ikke hvor mye det går bortkastet.
Slik optimaliserer du IT-budsjettet med smartere dokumentstyringsrapport (PDF) og undersøkelsen av SMB Document Management av Xerox (NYSE: XRX) gir verdifull innsikt og løsninger for utskrift i en digital verden.
$config[code] not foundFordeler ved å overvåke skriveren
Undersøkelsen
Undersøkelsen ble gjennomført i USA, Frankrike, Tyskland og Storbritannia, med over 1000 små og mellomstore bedrifter. Målet var å finne ut hvordan disse selskapene ledet utskrift og dokumenter. Nedbrytingen av skriverbruken representerer hva som skjer i små bedrifter. Av de foretakene som ble intervjuet, rapporterte 56 prosent fakturering og fakturaer som papirintensiv prosess i organisasjonen. 53 prosent sa at forretnings- og finansiell rapportering var likhet papirintensiv, og 51 prosent sa at HR-skjemaer og medarbeiderfiler fløy ut av sine skrivere i store mengder.
Syv-og-sju prosent klaget ansatte utskrifts-epost lagt til en betydelig del av deres bruk av skriveren, og samme prosentandel hevdet juridiske signaturer var en stor drenering på papir og skriver bruk. Litt over 40 prosent av bedriftene rapporterte innkjøpsgodkjennelser, markedsføringsmaterialer og kundeopplysninger tok opp en god mengde papir- og trykkressurser.
For små medisinske, juridiske, arkitektoniske og designfirmaer kan utskriftsutgangen være mye høyere undersøkelsen viste. Og oftere enn ikke, har disse bedriftene ikke en Managed Print Services-leverandør som tar seg av denne arbeidsintensive oppgaven.
En annen strålende statistikk fra undersøkelsen var hvor mye tid bortkastet med prosesser involvert i utskrift? Hvis du venter på jobber på skriveren, går tom for forsyninger eller går til skriverbutikker for å hente dokumenter, legger du opp til en betydelig mengde tid. Kostnaden, selvfølgelig, er kanskje ikke synlig, men den er der.
Xerox sier i USA at ventetiden for et dokument i en bedrift med en delt sentral skriver er omtrent tre minutter for hver ansatt. Dette kommer ut til 13 timer hvert år per ansatt. Så selv en liten bedrift med 10 ansatte kan oppleve 130 timers bortkastet tid.
Rapporten
Rapporten "Hvordan optimalisere IT-budsjettet ditt med smartere dokumentadministrasjon" inneholder løsninger som små bedrifter kan distribuere for å unngå problemene undersøkelsen fremhever.
Den første er å finne en Managed Print Services-partner for å hjelpe dem med å håndtere deres bruk av skriveren mer effektivt. I et innlegg på den offisielle Xerox-bloggen skriver Xerox Channel Marketing Manager Lisa Graham om behovet for at bedrifter blir mer proaktive når de vurderer bruk av skriveren. "Utskriftsvurderinger kan raskt identifisere kostnadsbesparelser og effektivitetsforbedringer," forklarer Graham.
Alt fra forlatte dokumenter på skriverbrett til å kjøpe forsyninger, unødvendig utskrift i farger og andre ineffektiviteter, koster deg.
Med digitalisering som omformer nesten alle deler av virksomheten din, kan en pålitelig Managed Print Services eller en annen partner inkorporere digitalisering, dokument arbeidsflyt, mobilutskrift, skyteknologi og sikkerhet.
Som et separat, men relatert problem, viser rapporten at 90 prosent av bedriftene har blitt brudd på grunn av usikker utskrift.
Konklusjon
I slutten av rapporten anbefaler Xerox at selskaper i alle størrelser finner den rette Managed Print Services-partneren, men dette kan ikke være mulig for små bedrifter. Rapporten gir verdifull informasjon for de som ikke har råd til å ansette slike tjenester også.
Ved å velge de nyeste skriverne med sporings- og overvåkingsløsninger, implementere beste praksis med god regjering, og utdanne arbeidsstyrken din, kan du effektivt håndtere problemene knyttet til uregulert bruk av skriveren. Noen løsninger inkluderer standardisering av innstillinger, slik at alle kopier er i svart og hvitt, integrert med sky og mobil arbeidsflyter, automatiserer arbeidsflyter og koordinerer kjøp av rekvisita.
Bilde: Xerox
Mer i: Gadgets 1
