Hvis du er på utkikk etter en kontorjobb, kan du være usikker på hva arbeidsgiverne mener når de ber om generelle kontorferdigheter. Selv om hver arbeidsplass er unik, er det vanlige plikter som generell kontorhjelp forventes å utføre. Jo flere ferdigheter du kan tilby en potensiell arbeidsgiver, desto bedre er sjansene for å få jobben du ønsker. Enten jobbtittel er generell kontorassistent, generalkontor eller generell kontorist, her er noen av de ferdighetene arbeidsgivere oftest leter etter i utførelsen av generelle kontoroppgaver:
$config[code] not foundTyping
Arbeidsgivere forventer vanligvis at du skriver minst 60 ord per minutt (wpm). Hvis du er vant til å sende venner med tommelen og en smarttelefon, kan tanken på å bruke alle 10 fingrene og et tastatur i full størrelse virke skremmende. Hvis du lærte å skrive i skolen, kan du bygge opp fart med litt øvelse. Åpne en magasinartikkel eller en bok og kopier det du leser. Send e-post til familie og venner for å trene å skrive komplette setninger og korrekturlesing av arbeidet ditt. Snarveiene og forkortelsene du bruker når du kommuniserer casually med venner, er ikke akseptable for bedriftskorrespondanse.
Selv om du aldri har lært å skrive, kan du lære deg selv gjennom en av de gratis veiledningene som er tilgjengelige online. Etter å ha lært hvor du skal plassere fingrene, handler det om å komme inn i så mye praksis som mulig for å forbedre hastigheten og nøyaktigheten.
Dataregistrering
Tenk på dataoppføring som å skrive på et numerisk tastatur. Tastaturet, også kalt et talltastatur, numpad eller 10-tasten, er en del av et standard datatastatur. Vanligvis plassert til høyre for alfanumeriske nøkler, ser det ut som en kalkulator. Når du er dyktig med talltastaturet, finner du det er mye raskere og mer effektivt for å skrive tall enn tasten rad over alfabetet.
For å starte, sjekk ut noen av de gratis opplæringene online. Nøyaktighet er ekstremt viktig siden tall og numeriske sekvenser er unike. Det er ingen stavekontroll eller autokorreksjon, så du må være sikker på at du skriver inn informasjon riktig hver gang.
Video av dagen
Brakt til deg av Sapling Brakt til deg av Saplingfiling
Filing er mer enn bare å kjenne dine ABCer.De fleste kan lett gjenkjenne opprinnelige bokstaven i et filnavn og se at "hest" går før "igloo". Det kan være litt vanskeligere når du må se på det andre eller tredje bokstaver når innledende bokstaver er de samme. For eksempel kommer "hest" etter "hendig" fordi "o" kommer etter "a." Fordi både "hest" og "hus" har samme første og andre bokstaver, må du se på det tredje bokstaven. "Hest" kommer før "hus" fordi "r" kommer foran "deg".
Før teknologien var vanlig i kontorinnstillingene, innebar filering styringen av papirdokumenter. Nå arkivering kan også inkludere lagring og gjenfinning av digitale dokumenter også.
telefon
Trenger du å legge et smil på ansiktet ditt for å snakke med klienter på telefonen? Svaret er ja fordi smilet ditt kommer gjennom stemmen din når du snakker. Selv om det er viktig å vite hvordan du overfører samtaler og legger på samtaler, er den viktigste komponenten av telefonkunnskap evnen til å være hyggelig og forbli rolig, selv når den som ringer er frustrert, utålmodig eller rett og slett uhøflig. Som den som svarer på telefonen, kan du være en kundes første kontakt med selskapet. Første inntrykk du gjør er den som skal holde kundene tilbake.
Microsoft Office
Microsoft Office er et sett med programvare som er utviklet for ulike typer datastyring. De tre mest brukte er Word, Excel og Outlook. Word er et tekstbehandlingsprogram som brukes til å lage dokumenter som brev, flygeblad, brosjyrer, notater og andre former for skriftlig materiale. Excel er et regnearkprogram for en rekke applikasjoner som for eksempel lagerstyring, oppretting av arbeidstidsplaner og sporingskostnader. Outlook brukes til e-post, opprettholder individuelle og gruppe kalendere, administrerer oppgaver og noen andre organisasjonsfunksjoner. Som med skriving og dataregistrering er det mange opplæringsprogrammer tilgjengelig på nettet for å hjelpe deg med å lære programvaren. Hvis du trenger å gå inn i større dybde, tilbyr mange fellesskoler og utvidelsesprogrammer ikke-kurser for Microsoft Office som du kan fullføre på noen få kvelder.
Kontormaskiner
Kontormaskiner inkluderer datamaskiner, kopimaskiner, multiline telefoner, faksmaskiner, shredders og portometre. De grunnleggende operasjonene til hver type maskin kan variere i henhold til merke og modell av maskinen. Du vil ikke forventes å gjøre store reparasjoner, men generelle kontoransatte er ofte ansvarlige for rutinemessig vedlikehold, for eksempel bytte av papir og blekk i maskinene som bruker dem.
Myke ferdigheter
Myke ferdigheter kan være vanskelig å kvantifisere, men de er viktige i næringslivet. Vurder følgende ferdigheter og hvordan de kan være eiendeler til en arbeidsgiver:
- tilpasnings~~POS=TRUNC
- Samarbeid
- Ledelse
- Ledelse
- multitasking
- prioritering
- Problemløsning
- team~~POS=TRUNC
- Tidsfordriv
Ifølge Robert Half, et internasjonalt personellfirma, kan bevis på myke ferdigheter tippe balansen i din favør når dine ferdigheter og erfaring er sammenlignbare med de andre kandidatene. Noen ansatt ledere sier at myke ferdigheter er enda viktigere. Tekniske ferdigheter blir lett undervist. Det er mye vanskeligere å lære mellommenneskelige og beslutningsprosesser. Når du skriver din CV eller snakker om deg selv i et jobbintervju, marker du dine myke ferdigheter ved å bruke setninger som disse:
- "Suksessivt jonglert flere prosjekter og tidsfrister"
- "Led et 3-personers team som strømlinjeformet søknadsprosess og styring av tilhørende papirarbeid"
- "Rolig prioritert flere prosjekter i et fartsfylt miljø"
- "Alltid gjennomført prosjekter i tide eller innen fristen"
- "Konsekvent fulgt gjennom på arbeidsforpliktelser, som fører til en forfremmelse og større ansvar"
- "Implementert nytt system for å redusere arkiveringstid med 20 prosent"
Utdanningskrav
Det er ingen formelle utdanningskrav for en generell kontorstilling. Mange går inn i feltet med et videregående diplom. Avhengig av arbeidsgiver, kan det hende at noen høyskole eller en grad er nødvendig. Arbeidsgivere vil vite at du kan gjøre jobben. For de fleste er dine administrative ferdigheter og kvalifikasjoner viktigere enn en bestemt grad. Hver organisasjon har sine egne formål og prosedyrer. Utover dine grunnleggende ferdigheter lærer du hva du trenger å vite når du er på jobben.
Arbeidsmiljø
Generelle kontorarbeidere finnes i en rekke innstillinger, fra små bedrifter til store selskaper. Generell kontorhjelp er nødvendig i nesten hvilken som helst bransje du kan tenke på, inkludert akademiske institusjoner, helsevesenet fasiliteter, offentlige etater, for-profit selskaper og ideelle organisasjoner. De fleste kontorarbeidere er kvinner. Omtrent en av fire arbeid deltid.
Lønn og jobbutsikt
Median lønn for en generell kontorist er $ 15,14 per time eller $ 31,500 per år. Median lønn er figuren hvor halv i yrket tjener mer og halvparten tjener mindre. Lønnene varierer mye, avhengig av arbeidsgiver, geografisk beliggenhet, års erfaring og utdanning, og ferdigheter. US Bureau of Labor Statistics forutsier liten eller ingen jobbvekst for generalkontorere i 2026. Det betyr ikke at du ikke kan finne en jobb. Det betyr bare at mange nye jobber ikke vil bli opprettet. Teknologi har økt effektiviteten til kontorarbeidere, så ikke så mange som trengs som i tidligere generasjoner. Likevel er det behov for nye generalkontorarbeidere for de som går på pensjon eller forlater jobbene av andre grunner.
Skaffe en kontorjobb med liten eller ingen arbeidserfaring
Generell kontorist er ofte en inngangsposisjon. Det er et godt sted å starte hvis du går inn i arbeidsstyrken for første gang eller følger et lengre fravær. Det er også et godt sted å starte hvis du bytter felt og du ikke har den typen erfaring som gjelder direkte for andre jobber. Selv med liten eller ingen erfaring, vil potensielle arbeidsgivere vite at du kan håndtere kontoransvarlige plikter og ansvar som jobben krever.
Bli oppmerksom på en potensiell arbeidsgiver med et CV som fremhever ferdighetene du har. Det er mange gode eksempler på nettet. Inkluder prestasjoner fra videregående skole hvis du er en ny grad. Hvis du servert en internship eller gjorde noe meningsfylt frivillig arbeid, inkludere det. Liste kurs er fullført og sertifikater opptjent hvis de relaterer seg direkte til jobben du søker om. Ellers fyller du ikke CV-en din med unødvendig informasjon for å forsøke å fylle opp siden. En klasse i "Introduksjon til datamaskiner" er relevant for nesten enhver generell kontorstilling. En klasse i "Basic Dog Obedience" forbedrer ikke ditt CV, med mindre du søker på en jobb med et veterinærkontor eller dyrepleieanlegg. Men hvis du er sertifisert i førstehjelp eller kardiopulmonell gjenopplivning (HLR), kan du liste dem. Disse ferdighetene er en fordel for en arbeidsgiver, uansett næringslivet eller industrien.
Se på en arbeidsgivers jobboppføring nøye og prøv å matche hvert krav med en demonstrasjon av din kunnskap eller ferdighet. Bruk setninger som "Skriv nøyaktig med en hastighet på 60 wpm" eller "Tjent sertifikat i Microsoft Word fra ABC Community College."
Spiker jobbintervjuet
Målet med et CV er ikke å få deg en jobb. Det er å få deg et jobbintervju. Resuméet blir oppmerksom på en potensiell arbeidsgiver. Når du snakker med personen ansikt til ansikt, har du muligheten til å markere dine kvalifikasjoner. Det er også muligheten til å stille spørsmål om stillingen og selskapet. Da arbeidsgiveren avgjør om du vil ha det rette for jobben, bør du avgjøre om jobben er riktig for deg.
Kjenn pent og konservativt til intervjuet. Du vil ha en potensiell arbeidsgiver til å fokusere på dine ferdigheter og kvalifikasjoner, ikke på en titt som er mer egnet for dato natt eller en kveld på din favorittklubb. Godkjent antrekk for et intervju kan variere avhengig av geografisk plassering og arbeidsgiver. Hvis du jobber med et arbeidsbureau eller karriere rådgiver, sjekk med dem om hva som passer. Generelt er enkle, beskjedne stiler i nøytrale farger som marin og grå best.
Natten før intervjuet ditt, sørg for at klærne dine er rene og trykte og at de ikke har noen knapper eller splittede sømmer. Sjekk også skoene dine for å sikre at de er rene og forretningsmessige. Dagen i intervjuet, håret ditt skal være rent og stylet vekk fra ansiktet ditt. Hold smykker til et minimum. Når du får jobben, vil du sannsynligvis ha litt fleksibilitet i selskapets kleskode for å vise stilen din. For jobbintervjuet vil du imidlertid ha fokus på å være på dine evner, ikke på klærne dine
Ser frem til fremtiden
En jobb som generalkontor kan føre til andre stillinger og høyere lønn. Med erfaring kan du bli markedsført innen selskapet. Du kan oppleve at du er kvalifisert til å være en leder med tilsynsansvar over en eller flere generelle kontoransatte. Selv om teknologien har endret arten av kontorarbeid, stoler mange organisasjoner fortsatt på kvalifiserte kontoransatte for å sikre at virksomheten går jevnt. Generelle kontorarbeidere er viktig støttepersonell som gjør det mulig for andre arbeidstakere å gjøre jobben sin.
