Switchboard operatører har en svært viktig posisjon innenfor virksomheten. Da de ofte er den første personen til å hilse på kundene på telefonen, må de forbli klare og effektive i sine operasjonsprosedyrer. Switchboards er multi-line telefonsystemer som lar brukerne overføre samtaler til ulike linjer, har konferansesamtaler og svarer flere samtaler samtidig. Selv om alle sentralbord har forskjellige funksjoner, er enkelte operasjonsprosedyrer universelle, uavhengig av ombordstavstype.
$config[code] not foundBli kjent med utvidelsene til de ansatte på kontoret din. Dette vil hjelpe deg med å overføre samtaler raskere.
Svar på ringetelefoner ved å hente headsettet og si firmaets hilsen. Noen svitsjer krever at du trykker på knappen angitt av ringelinjen for å svare på telefonen, spesielt hvis du allerede er på en egen linje.
Ring bedriftens ansatte ved å ringe deres utvidelser. Mange sentralbord krever imidlertid at du ringer et nummer før du ringer ut, for eksempel "9." Ta kontakt med brukerhåndboken eller en annen ansatt om hvordan du ringer ut.
Plasser anropet på vent ved å trykke på "Hold" -knappen, om nødvendig. Hent anropet ved å trykke på "Hold" -knappen en gang til. Mens samtaler er på vent kan du fullføre interne eller eksterne telefonsamtaler, svare på andre ringelinjer eller adresse ansikt til ansiktskunder. Bare ikke glem å hente anropet på vent.
Overfør et anrop ved å trykke på "Overfør" -knappen, og vent deretter for å høre en ringetone. Slå på utvidelsen til personen du overfører samtalen til, og trykk deretter på "Overfør" igjen. Trykk på "Release" knappen for å overføre samtalen, eller bare heng telefonen.
Start en konferansesamtale ved å svare på et innkommende anrop eller ring et nummer. Trykk på "Konferanse" -knappen, vent deretter på en ringetone. Slå nummeret eller utvidelsen til personen som mottar konferansesamtalen. Når hun svarer, varsle henne om konferansesamtalen, og trykk deretter på "Konferanse" -knappen igjen for å koble partiene. Gjenta denne prosessen med alle partene som er involvert i konferansesamtalen, og trykk deretter på "Slett", eller legg deg på for å fjerne deg fra samtalen.
Legg på et anrop på høyttalertelefonen ved å trykke på "Høyttaler" -knappen. Ta en samtale av høyttalertelefonen ved å trykke på "Speaker" igjen.
Ta kontakt med håndboken til sentralbordet for mer informasjon om spesifikasjonene til sentralbordet.
